Een goed ERP-systeem drukt je kosten
Vincent Baggerman, zaakvoerder Abstractive
Een geïntegreerd ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) helpt bedrijfsprocessen te stroomlijnen, informatie te centraliseren, de efficiëntie te verbeteren en daardoor ook de kosten te besparen voor boekhoudkundige diensten.
“Het keyword hier is ‘geïntegreerd’”, zegt Vincent Baggerman, zaakvoerder van Abstractive, dat gespecialiseerd is in bedrijven helpen digitaliseren met het ERP-systeem Odoo. “Als ondernemer is het belangrijk dat je één systeem hebt dat jouw aankoop, voorraad, verkoop en boekhouding samenbrengt.” Voor de verkoop gebruiken bedrijven allerlei losse tools zoals webshops, kassasystemen, offertesoftware… Aankopen worden zelden opgevolgd. Het opvolgen van je voorraad kan nochtans enkel wanneer je een goed zicht hebt op wat er voorradig is én ook op wat er nog gaat binnenkomen. Op lange termijn kun je zo goede statistieken opbouwen over fluctuaties in aankoopprijzen of de wachttijden bij leveranciers, en daar vervolgens op inspelen. “Een geïntegreerde software vermijdt dure integraties tussen losstaande systemen of fouten in manuele overdracht van data.”
Als ondernemer is het belangrijk dat je één systeem hebt dat alles samenbrengt.
Bovendien is het met een geïntegreerd ERP-systeem gedaan met elke maand of kwartaal een bundel verkoop- en aankoopfacturen af te leveren bij de boekhouder, waarbij altijd wel documenten door de mazen van het net glippen. Zelfs bij de boekhouder die claimt gedigitaliseerd te werken. “Je gebruikt dan wel een modernere oplossing waarlangs je facturen gedigitaliseerd bij je boekhouder uitkomen, maar niks gaat in realtime. Externe boekhouders werken immers in batch en checken niet dagelijks of alles nog up-to-date is.”
Je aankoopfacturen worden met een ERP-systeem automatisch geboekt doordat het systeem pdf-bestanden digitaal uitleest en automatisch gaat afpunten. Omdat je onder andere afschrijvingstabellen en uitgestelde kosten kunt automatiseren, zal je boekhouder eerder een controlerende rol opnemen en heb jij steeds een actueel overzicht van je winst en verliesrapportage en cashflow. Voor Vincent Baggerman is de conclusie simpel: “De integratie van bedrijfsprocessen zorgt niet alleen voor efficiëntie en besparingen, maar ook voor een beter inzicht in je bedrijf, wat uiteindelijk leidt tot betere beslissingen en verbeterde prestaties.”