De medewerker op zijn plaats gezet
Werkgevers worden steeds vaker geconfronteerd met de uitdaging om het juiste talent aan te trekken, maar ook te houden. De werkomgeving speelt daarin geen onbelangrijke rol, maar experts zien dat bedrijven tot voor kort te veel vanuit kostenefficiëntie dachten voor de inrichting van kantoren.
“De bezettingsgraad van een kantoor moest hoog genoeg zijn en ook door de invoer van flexplekken werd ruimte gewonnen”, vertelt Gideon van der Burg, managing director Benelux van Leesman, een internationaal onderzoeksbureau dat werknemers bevraagt over de beleving van hun werkomgeving. “De kostenbesparing die je daarmee maakt, weegt weliswaar niet op tegen de nadelen voor de medewerkers. Maar liefst 80 tot 90 procent van je kosten hebben betrekking op human resources. Je kunt die beter optimaliseren dan te morrelen aan die andere 10 procent.”
De medewerker centraal
Leesman beschikt wereldwijd over de data van 630.000 respondenten die aangeven hoe goed hun werkomgeving hen ondersteunt. Daaruit haalt van der Burg een belangrijk kantelpunt. “Je moet over de juiste variëteit aan werkruimtes beschikken. Je boekhoudafdeling heeft bijvoorbeeld meer nood aan concentratie, terwijl er op een sales- en marketingdienst al wat meer lawaai mag zijn. De medewerker moet centraal staan bij kantoorinrichting.”
Geen kakofonie aan geluid
Uit het onderzoek van Leesman blijkt bovendien dat de productiviteit van medewerkers heel erg samenhangt met het geluidsniveau. “Slechts 30 procent van onze respondenten is daar tevreden over. Je moet dus niet alleen kantoren ontwerpen met je ogen, maar juist ook met je oren.” In die zin verwondert het de Nederlander niet dat open kantoren in de Leesman Index zowel de hoogste als de laagste scores laten noteren. “Als je de juiste variëteit aan werkruimten aanbrengt en het gedrag stimuleert dat daarbij past, zijn open kantoren het meest effectief. Als je dit niet doet en een soort Chinees naaiatelier creëert met weinig variatie, een hoge bezettingsgraad en een kakofonie aan geluid, dan zijn het de laagst scorende.”
Vind een evenwicht waarbij je je medewerkers voordelen gunt die ook positief zijn voor je organisatie.
— Dirk Buyens, great place to work®
Serviced kantoorruimtes
Een laagdrempelige oplossing voor een geschikte kantoorruimte zijn misschien wel serviced offices. “Als onderneming huur je in zo’n geval volledig ingerichte kantoorruimtes die in samenspraak worden aangepast aan de behoeften van de medewerkers”, zegt Stijn Geeraerts van serviced offices-aanbieder Fosbury & Sons. “Wij verzorgen de medewerkers van onze klanten met een kantooroplossing die levenskwaliteit vooropstelt. Hun welzijn is in dit concept de main focus. We voorzien interieurs en werkruimten op maat, maar zorgen ook voor eten en drinken, organiseren lezingen en afterwork-drinks… Je kunt nooit vanop één stoel werken, daarvoor heb je een omgeving nodig.”
Flexibiliteit in hr-beleid
De flexibiliteit van de werkomgeving is overigens niet de enige factor om medewerkers tevreden te houden. Werkgevers moeten ook steeds flexibeler worden in hun hr-beleid. “Je hebt meer dan ooit nood aan een hr-politiek die een duidelijk kader schetst van wat wel en niet kan”, legt Dirk Buyens uit. Hij is professor human resources aan de Vlerick Business School en CEO van Great Place to Work® Belgium. “In flexibiliteit kan soms erg veel verschil zitten. Met de ene medewerker spreek je over glijdende uren, terwijl je de ander thuiswerk gunt. Met een duidelijk kader gun je ieder zijn vrijheid, maar vermijd je favoritisme.”
Richtlijnen van je bedrijfsbeleid
Een belangrijk element in een goed hr-beleid is volgens de Vlerick-prof een ‘code of conduct’. “Zeg maar, een beleid dat op basis van je bedrijfswaarden richting geeft aan hoe er binnen een onderneming gewerkt kan worden.” Om dat te illustreren stelt hij een vraag: “Kunnen je kinderen in huis zijn als je van thuis uit werkt? Je zou dat kunnen toelaten met als voorwaarde dat ze tijdens een videovergadering niet in beeld komen. Dat is een elegante oplossing waar je als bedrijf niet meteen een nadeel van ondervindt.” Uiteindelijk ligt daar volgens Buyens de sleutel tot succes. “Je moet een evenwicht vinden waarbij je je medewerkers voordelen gunt die ook positief zijn voor je organisatie.”