De zin van zakenreizen in digitale tijden

Zakelijke contacten met buitenlandse partners, prospects of klanten gebeurden vroeger vanzelfsprekend face-to-face. Maar hebben we vandaag, met tools als Skype en Google Hangouts, die persoonlijke ontmoetingen nog wel nodig?

Dat België een land is van internationale handel mag duidelijk zijn: uit cijfers van het kabinet van minister van Economie Kris Peeters bleek dat import en export het in 2018 heel goed deden, ondanks het moeilijke internationale klimaat. Dat betekent dus dat ook intranationaal zakenverkeer voor ons land een must is en blijft, om internationale verkoop te stimuleren en nieuwe markten aan te boren.

Twee types

Alleen: moet dat nog wel face-to-face gebeuren, gelet op de nieuwe, digitale technologie waarover we vandaag beschikken? Voor Trixie, een producent van textielproducten voor bed-, bad- en etenstijd van baby tot kind, heel zeker van wel. Head of Sales and Operations Michel Vanfleteren: “Er zijn voor ons twee types zakenreizen: enerzijds voor verkoop op buitenlandse markten en anderzijds voor aankoop van goederen. Salesreizen draaien voornamelijk rond deelname aan buitenlandse beurzen. In enkele dagen tijd geeft dat de mogelijkheid om veel klanten en prospecten te ontmoeten van over de hele wereld. Die kunnen de producten dan ook bekijken en aanraken. Digitale platformen komen hier wel in opmars: een soort digitale trade market waar we onze producten tonen en waar buyers op kunnen ingaan.”

Face-to-face

Dat werkt goed voor visueel sterke producten, maar minder goed voor de verfijndere en minder uitgesproken producten, gaat Vanfleteren verder. “Voor de sourcingreizen is het dan weer cruciaal om een fabriek te bezoeken, de expertise van de producent te kunnen beoordelen of om op een project sneller progressie te maken. Dat spaart ook heen-en-weerzendingen met koerierdiensten uit.” Kortom, voor de opstart van bepaalde zaken, zoals verkoop en aankoop en belangrijke tussentijdse statussen, is face-to-face aangewezen. Voor de dagdagelijkse werking maakt het bedrijf gebruik van mails, WhatsApp, videocalls en Dropbox.

We merken dat face-to-facecontact efficiënter verloopt, omdat lichaamstaal veel zegt.
Tim Bostyn, Roger Corporation

Ook voor Tim Bostyn, PES Business Unit Controller bij Roger Corporation, zijn persoonlijke contacten cruciaal. Zij het om een andere reden, aangezien zijn bedrijf niet productgebonden is. In zijn geval draait het meer om lichaamstaal en informele momenten. “Wij maken uiteraard gebruik van Skype en videoconferencing, maar we merken dat face-to-facecontact efficiënter verloopt, omdat lichaamstaal veel zegt. Bovendien wordt er niet alleen over de ‘meeting topics’ gediscussieerd, maar ook andere zaken die het inzicht in de lokale problemen of bezorgdheden verhogen.”

Occasioneel samenbrengen

Voor Bostyn is het ook belangrijk om als manager op een persoonlijke manier leidinggevende te zijn: “Ik begeleid medewerkers die fysiek in andere landen werkzaam zijn. Om die mensen zo goed mogelijk aan te sturen, helpt het om nu en dan tijd met hen door te brengen. Zo ontdek je hoe ze werken en leer je hen ook kennen naast het werk. Dat helpt zeker voor een langetermijnrelatie. Daarnaast is het belangrijk om medewerkers van dezelfde afdelingen – bijvoorbeeld sales en marketing – occasioneel samen te brengen om strategieën te bespreken en toekomstig beleid samen uit te stippelen.”

Productiever reizen

Een bijkomend voordeel is dat de digitalisering er ook voor gezorgd heeft dat de reis an sich productiever wordt, zodat het tijdverlies dat ermee gepaard gaat tot een minimum wordt beperkt. Vanfleteren van Trixie: “Er is nu bijna overal 4G en binnen Europa zijn er geen roamingkosten meer. Dat zorgt voor een bijna permanente bereikbaarheid via e-mail. WhatsApp is dan weer geschikt voor videogesprekken en om producten aan elkaar te kunnen tonen. En dan is er nog Dropbox, om files te delen en het overzicht te behouden, en ons ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) in de cloud, waarmee we de omzet of de voorraad kunnen checken vanop de smartphone.”

Tot slot: stellen bedrijven zich vragen over de milieu-impact van hun zakenreizen? “Bij ons zijn ze zeker en vast mee bezig”, aldus Tim Bostyn, “maar voorlopig primeert het kostenplaatje. Volgens mij kunnen we hier zeker nog in verbeteren en moet er niet enkel naar kosten worden gekeken, maar ook naar impact van de ecologische voetafdruk.”