Zo haal je het maximale potentieel uit je ERP-systeem
ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) verbinden alle bedrijfsprocessen en vormen zo een bepalende bouwsteen voor iedere industriële activiteit op grote en kleine schaal. Waar vroeger ERP maatwerk was, komen nu nieuwe cloudsystemen opzetten, waarin alle functionaliteiten al klaarstaan. Het wordt dus steeds belangrijker om het juiste systeem te kiezen voor uw bedrijf. Waar moet u op letten?
Toekomstgerichtheid
Wie investeert in ERP, moet hiervoor een fikse duit op tafel leggen. Daarom is het essentieel dat deze investering relevant blijft op langere termijn. In het huidige tijdvak van pijlsnelle technologische vernieuwingen, denk aan de evoluties in de supplychaintechnologie en AI, is dit allerminst evident. De keuze voor het juiste systeem moet los staan van trends. Niet eenvoudig in een tijd waarin technologische innovatiedrang het klimaat lijkt te bepalen. “Een ERP-systeem moet je in staat stellen om in te spelen op die veranderende technologische context”, vertelt Frank Simkens, managing partner van communicatiebureau to:communication, dat als communicatieadviseur optreedt voor ERP-aanbieders en consultants. “Dat betekent concreet dat een systeem schakelbaar en schaalbaar moet zijn. Zo kunnen er later zonder veel moeite nieuwe processen en partijen aan worden gekoppeld. Dat kan gerealiseerd worden als er op een cloudbased manier wordt gewerkt. Daarnaast moet het systeem ook open genoeg zijn om te kunnen combineren met andere technologieën.” Anders gezegd: enkel wanneer een ERP-systeem gebouwd is met de toekomst van een industrieel maakbedrijf voor ogen en wanneer het kan functioneren als innovatieplatform, kan het zijn potentieel in dit groeiverhaal echt waarmaken.
Partnerkeuze
Het is een waarheid waar niet onderuit te komen valt: kiezen voor een ERP-systeem impliceert een keuze voor een externe partner. Dit is dus nog steeds een keuze voor mensen. “Simpel gezegd loont het om voor een partner te kiezen met kennis van zaken over de sector waarin je als bedrijf actief bent. Net omdat een ERP-systeem zo bepalend is voor de werking van een organisatie, is het van belang dat de bouwer ervan goed weet wat de doelstelling van het bedrijf is. Daarom loont het om deze persoon te zien als strategische sparringpartner”, klinkt het bij Simkens.
Hoewel dat voor buitenstaanders kan aanvoelen als het intrappen van een openstaande deur, blijkt het in de praktijk toch niet zo evident. Zo zorgt de huidige economische realiteit ervoor dat bedrijven in de eerste plaats bezig zijn met de controle van hun financiële stromen via kostenbesparingen of aanpassingen in de cashflow. “ERP is echter veel meer dan louter een boekhoudsysteem. Wie er de nadruk op legt en te weinig de strategische meerwaarde inziet en benut, laat kansen liggen om te groeien. Uit internationale studies blijkt trouwens dat bedrijven die voortdurend hun ERP-systemen ontwikkelen ook sneller groeien. Je kunt hier dus spreken van een wisselwerking.”
Schakelsnelheid
Als de voorbije jaren één ding heel erg duidelijk hebben gemaakt, dan is het wel de onvoorspelbaarheid van de toekomst. Zo ondervond nagenoeg iedere tak van de industrie de plotse impact van de coronacrisis en de daaropvolgende energie- en grondstoffencrisis. Het toont aan dat het als industriële speler, ook op grote schaal, essentieel is om te kunnen reageren op plotse veranderingen in het speelveld. Dat betekent niet alleen dat je dit moet kunnen ingeven in het systeem, maar vooral ook dat het systeem hiermee aan de slag moet kunnen. Concreet wil dit eigenlijk zeggen dat je een agile systeem moet hebben dat steeds wordt gevoed door realtime data. Hierdoor kunnen problemen bij een leverancier of energieprijsstijgingen per direct worden meegenomen en doorgerekend in alle bedrijfsprocessen en ben je in staat om op basis daarvan beslissingen te nemen. “Op die manier wordt het systeem de facto een communicatiekanaal tussen jezelf als bedrijf en alle rechtstreeks betrokken factoren en spelers. Net daarom moet je een systeem hebben dat communicatie in twee richtingen mogelijk maakt. Ook klanten en leveranciers moeten zo goed mogelijk worden betrokken”, aldus Simkens.
ESG
Dat de invoering van ESG-rapportage (Environmental, Social and Governance) door de EU een zeer grote weerslag heeft op de industrie in heel Europa staat buiten kijf. Die verplichting zorgt ervoor dat het bedrijfsleven in de eerste plaats een duidelijk inzicht moet hebben in de wisselwerking tussen de industriële activiteiten en de directe en indirecte leefomgeving. “In de praktijk is het in kaart brengen van je carbon footprint natuurlijk een kwestie van dataverzameling. Hiervoor kun je terecht in je ERP, waar leveranciers, klantendata en eigen productiedata zijn opgeslagen. Op voorwaarde natuurlijk dat die ERP daar klaar voor is en makkelijk gegevens uitwisselt met je leveranciers. Als je bijvoorbeeld auto’s assembleert en je wilt weten wat de klimaatimpact is van de autoruiten die je gebruikt, dan moet je die data wel ontvangen van je leverancier”, legt Simkens uit. “Vandaag zijn veel ERP-systemen daar nog niet klaar voor. Daarom moet er gewerkt worden met gemiddelden om hun voetafdruk te berekenen. Maar op gemiddelden kun je geen actief reductiebeleid voeren. Hetzelfde geldt voor het beleid rond sociale en bestuurlijke zaken. Bedrijven die vandaag de kop in het zand steken, zullen de volgende vijf jaar de rekening extra hard gepresenteerd krijgen. Niet alleen door de overheid, maar ook door aandeelhouders en klanten, die transparantie vanzelfsprekend vinden”, besluit Simkens.