Quand Facility Management et entreprises font bon ménage
Développer et faire évoluer considérablement son business, c’est un défi de tous les jours. Nommées au Facility Award 2022, trois entreprises nous livrent leur témoignage. Au menu : projet, problématiques rencontrées et conseils !
Luc Rasschaert
Director facilities chez TVH (lauréat de l’award)
Quel est donc ce projet qui vous a valu votre nomination au Facility Award 2022 ?
« C’est un vaste projet de construction et d’aménagement de notre nouveau bâtiment « The Hub », incluant la rénovation de nos bureaux existants et porteur d’une vraie vision à 360°. Nous nous sommes dotés d’un centre d’expérience, d’un auditorium, d’un nouveau restaurant très agréable avec un jardin sur le toit et d’un coffee shop. Toutes les salles de réunion disposent d’un système de visioconférence et sont très faciles d’usage avec un seul écran pour l’audiovisuel, l’éclairage et la climatisation. Le chauffage et le refroidissement du bâtiment se font exclusivement à l’aide des pompes à chaleur qui utilisent abondamment l’énergie du sol. »
Quelles problématiques avez-vous rencontrées lors de la création de votre projet ?
« Le défi était triple ! Du fait de notre forte croissance, nous nous sommes retrouvés face à un manque d’espace, ce qui a entraîné, entre autres, un manque de confort pour nos collaborateurs. Ensuite, nous recherchions aussi un moyen d’expliquer à nos clients, fournisseurs et visiteurs ce que représente TVH. Nous y sommes parvenus en construisant un centre d’expérience interactif qui raconte l’histoire de notre entreprise et présente ses produits et services. Enfin, nous avons restructuré notre équipe afin qu’elle soit en mesure de supporter la taille de l’organisation. Nous avons d’une part la gestion des projets, et de l’autre des services facilitaires, répartis par spécialité. »
Avez-vous des conseils à partager avec les autres entreprises en termes de Facility Management ?
« Il ne faut pas sous-estimer le confort, le fait que ses collaborateurs se sentent bien et l’impact que cela a sur l’ambiance de travail. L’apparence de l’entreprise est également importante, il faut prendre soin des bâtiments afin de créer un endroit agréable. Un bon conseil sur le plan facilitaire est d’investir dans le bien-être. Pour ce qui nous concerne, nous avons conçu un vaste projet englobant à la fois de nouveaux bâtiments et des plus anciens. Mais un autre aspect important est de veiller sans cesse aux petites améliorations pouvant augmenter le confort. Nous nous efforçons également de sécuriser en interne la connaissance de nos installations et l’exécution d’un certain nombre de services. »
Baptiste Daveau
Directeur Facilities au Service public régional de Bruxelles
Quel est donc ce projet qui vous a valu votre nomination au Facility Award 2022 ?
« Notre projet était un restaurant d’entreprise 100% homemade, avec des produits frais et éthiques. Nous avons même ajouté un barista pour les visiteurs et les collaborateurs. Nous réalisons tout en interne : des sandwiches à la mayonnaise maison ! Nous disposions d’un délai d’un an entre la création du restaurant et son ouverture dans la nouvelle Iris Tower. Un fameux challenge, donc ! Au total, nous disposons de 15 commis de cuisine, mais nous voulons tendre vers 50% du personnel sous convention premier emploi, donc des jeunes de moins de 26 ans. »
Quelles problématiques avez-vous rencontrées lors de la création de votre projet ?
« La fréquentation et la satisfaction des clients de nos anciennes « cantines » étaient très limitées. Seul 40% du personnel venait manger dans notre nouveau restaurant d’entreprise. Aujourd’hui, cette fréquentation est passée à 80% ! Nous avions réalisé une enquête au niveau de la qualité de l’offre et celle-ci s’est avérée insatisfaisante. Cette qualité devait impérativement être au rendez-vous et aussi rester abordable. Car un des postulats du projet était également de rester démocratique dans nos prix. Nous devions être exemplaires : proposer de la nourriture de qualité pour la bonne santé des collaborateurs et des clients. Car il est important d’avoir un esprit sain dans un corps sain. En plus, le restaurant nous permet de rendre la nourriture saine accessible à tous. »
Avez-vous des conseils à partager avec les autres entreprises en termes de Facility Management ?
« Il est important de mettre à disposition toutes les fonctionnalités pour attirer les gens sur site. Par exemple, notre barista contribue largement au franc succès de notre cafétéria tous les matins. C’est un moyen sympa de retrouver ses collègues autour d’un café. Nous avons également ouvert une salle de sport. Le principal défi pour le Facility Management est d’offrir un cadre de vie idéal pour les collaborateurs et les visiteurs. On perd énormément en communication et en partage d’informations à distance. Le numérique a pris le dessus, son usage abusif entraîne une perte de sens. Il faut établir une bonne communication et une bonne relation de travail dans un cadre agréable pour tous. »
Rudy Rimeau
Directeur Logistique aux Cliniques Universitaires Saint-Luc
Quel est donc ce projet qui vous a valu votre nomination au Facility Award 2022 ?
« Lors de l’achèvement du projet en novembre 2021, après concertation avec le responsable du service Entretien Ménager des Cliniques universitaires Saint-Luc, j’ai introduit notre candidature afin de participer aux Facility Awards 2022. Le but était de mettre en valeur le personnel du service, qui a largement contribué au succès de l’implémentation, et de partager notre expérience ainsi que nos « best practices » avec les autres institutions hospitalières. Nombre de celles-ci ont d’ailleurs déjà pris contact avec nous afin de recueillir des informations ou des conseils. »
Quelles problématiques avez-vous rencontrées lors de la création de votre projet ?
« La difficulté majeure a été rencontrée au niveau du paramétrage du système informatique. Les 6.000 locaux répartis sur une superficie de 125.000m² et présentant des procédures de nettoyage différentes selon les zones – éventuellement dites à risque -, la trentaine d’horaires de travail 7j/7 et 24h/24, ainsi que les 280 technicien(ne)s de surface ont dû être encodés selon leurs spécificités. L’aspect formation du personnel et le suivi de leurs soucis opérationnels rencontrés sur le terrain furent, quant à eux, des vecteurs de réussite. »
Avez-vous des conseils à partager avec les autres entreprises en termes de Facility Management ?
« La communication est essentielle afin de faire aboutir tout nouveau projet. Elle est également nécessaire lors de la mise en place de nouvelles procédures de travail. Prendre en compte le feedback du personnel de terrain est un atout majeur qui amène une collaboration constructive et une implication de celui-ci. Les activités de support prises en charge par le Facility Management sont bien souvent méconnues des clients internes. Je recommande de collaborer activement avec les autres départements et services, et de ne pas hésiter à faire découvrir les différentes facettes du Facility Management (cleaning, catering, maintenance, gestion des déchets, approvisionnement, gestion des stocks,…). »