De moderne werkplek

Bij digitalisering van de werkomgeving denken we vooral aan de infrastructurele kant van het kantoor, aan nieuwe technologieën. De coronacrisis en het noodgedwongen thuiswerken heeft een aantal aandachtspunten aan het licht gebracht. “Voor corona kon je wel je e-mails van op afstand raadplegen en was je verbonden met het bedrijf, maar het kantoor bleef de enige werkplek”, zegt Rick Van Rousselt, CTO bij Advantive België. “De echte moderne werkplek is er pas gekomen met corona omdat je dat puur facilitaire moest loslaten.” Yves Vuurstaek, Managing Director van Advantive België beaamt: “Het decentraal werken is inderdaad een facilitaire uitdaging, maar gaat nog een stap verder. Vele van onze klanten zien de meerwaarde van het nieuwe werken en zetten veel meer in op het welzijn van hun medewerkers.”

Sociaal contact

De nieuwe werkplek zal hybride zijn. Altijd op kantoor is niet nodig bij een geïntegreerde werkervaring; altijd thuis houdt risico’s in. Volledig telewerken heeft als gevolg dat medewerkers vervreemden van het bedrijf en van elkaar. Sommige medewerkers hebben nood om naar kantoor te gaan. Inzichten na de tweede lockdown: een babbel aan de koffiemachine, een spontane groet of een informele raad tussen twee vergaderingen in zorgen voor een hechte teamgeest. De fysische connectie is een blijver, zeker wanneer het om creatieve opdrachten gaat. Voor een brainstormsessie zit je nog altijd beter samen met je collega’s dan achter je scherm.

Productiviteit versus aanwezigheid

De vraag is hoe het management daarmee omgaat. Moeten er richtlijnen uitgeschreven worden? Kan de verantwoordelijkheid volledig naar de werknemer gaan? Is de nieuwe werkmethode best gebaseerd op vertrouwen? Als medewerkers zich goed voelen, blijven ze gemotiveerd en is het risico op burn-outs kleiner. De 24/7 digitale beschikbaarheid is een gevaar. Je moet kunnen afschakelen. Wanneer je ’s avonds nog een e-mail verstuurt naar een collega, kom je misschien in zijn privésfeer terecht. “Microsoft Viva geeft inzicht over hoe medewerkers en teams met hun tijd omgaan en wat hun resultaten zijn”, legt Yves Vuurstaek uit. “ Die analytics kan je afzetten tegen de KPI’s waardoor je eerder kan sturen op output dan op aanwezigheid. Je moet je medewerkers betrekken bij het change management, hen mede-eigenschap geven en vooral communiceren dat je geen ‘Big Brother’ bent.”

Veiligheid is de grootste uitdaging

Om je digitale identiteit en entiteit te beschermen, wordt steeds meer ingezet op MFA, Multi-Factor-Authentificatie. Netwerken van de medewerkers thuis zijn over het algemeen niet veilig. Het is niet nodig om extra hardware te installeren. “Awareness bij de medewerkers aanleren, is belangrijk; daar moet op getraind worden”, zegt de Managing Director. “Office 365 biedt tutorials aan en ook trainingen om phishing campagnes uit te sturen. Het is zeker niet de bedoeling om te gaan oordelen, maar enkel om te checken hoe goed de werkvloer voorbereid is.”

In een digitaal tijdperk geef je je medewerkers alle middelen om van op het even welke plek goede prestaties te leveren door kennis, communicatie, leerprocessen en resources te integreren, zonder hun wellbeing uit het oog te verliezen.