Onboarding : Les étapes clés à ne pas manquer
« On n’a jamais une deuxième chance de faire une première bonne impression ». En effet, qu’on le veuille ou non, la rencontre initiale est le point de départ qui va donner le ton de la collaboration future. Dès lors, pour remporter la guerre des talents et assurer la rétention du personnel, l’onboarding des nouveaux employés est devenu un réel must-have en entreprise où l’improvisation n’a plus sa place.
Avant d’onboarder, veillez à pré-onboarder
Si le teasing d’un film a pour vocation de vous mettre l’eau à la bouche et de vous inciter à acheter votre ticket, l’onboarding suit, à peu de chose près, les mêmes codes. Eh oui, rien de tel que de se sentir attendu pour développer un sentiment d’appartenance avant même d’avoir passé les portes de l’entreprise ! Et lorsqu’on sait qu’un tiers des démissions de salariés font suite à une mauvaise intégration et que celles-ci nuisent à l’image de marque d’une entreprise, investir dans son processus d’onboarding n’est pas simplement pertinent, c’est devenu tout bonnement inévitable.
Alors si vous souhaitez éviter qu’un candidat ne se désengage d’un poste avant même d’avoir commencé, vous l’aurez compris, maintenir la communication à flot entre l’embauche et l’arrivée officielle du nouveau collaborateur est essentiel. Et pour ce faire, de petites attentions qui ne nécessitent pas particulièrement de gros budget peuvent faire toute la différence. En effet, il n’est pas sorcier de mettre en place une série d’actions qui rassurent, détendent et garantissent l’enthousiasme général dans l’ensemble de l’entreprise. Pensez dès lors à veiller, par exemple, à transmettre des informations supplémentaires sur l’entreprise et le déroulement du premier jour, à désigner un parrain qui sera le mentor, la personne de référence lors de cette phase d’intégration ou encore à introduire en amont les nouvelles recrues à leurs futurs collègues par le biais d’un mail interne.
Insistez sur les valeurs et la mission de l’entreprise
Dans le cadre d’un processus d’intégration rondement mené, le rappel de la mission et des valeurs de l’entreprise est un point pertinent sur lequel il ne faut pas lésiner. Avant l’arrivée effective de la nouvelle recrue, veillez donc à préparer un email récapitulatif comprenant : une présentation de l’entreprise, sa mission, sa vision et ses valeurs centrales. De plus, n’hésitez pas à y joindre votre guide interne du salarié, un condensé qui pourra lui servir à mieux cerner l’entreprise qu’il s’apprête à rejoindre.
Facultatif, vous dites-vous ? Que nenni ! Le rôle que joue un guide des salariés n’est pas négligeable. Des règles de bien-vivre au code vestimentaire d’application au sein de l’entreprise, en passant par les bonnes adresses pour se dégoter un délicieux lunch à proximité du bureau , ce document permettra au futur arrivant d’avoir les informations en amont et d’être ainsi beaucoup plus à l’aise le jour J.
En d’autres mots, mettre l’accent sur les valeurs et la mission de l’entreprise favorisera une intégration rapide et naturelle tout en encourageant, en amont, le développement d’un certain sentiment d’appartenance. Par ailleurs, mettez-vous à la place de votre nouveau collègue, rien de tel que de se savoir en accord avec les valeurs prônées par une entreprise pour être impatient de la rejoindre !
Le Jour J est enfin arrivé !
À la rentrée scolaire, les professeurs doivent se préparer au même titre que les élèves ! En entreprise, hors de question de laisser la nouvelle recrue seule devant un ordinateur avec des collègues en réunion, et ce, dix minutes après son arrivée. De fait, une enquête réalisée en 2022 précise que le premier jour de travail dans un nouvel emploi est très souvent perçu comme désorganisé et confus. C’est pourquoi il est primordial d’anticiper la première journée d’un nouveau collaborateur, tant au niveau du département RH, le chef d’orchestre, qu’au niveau des équipes qui l’accueillent dans leurs rangs.
Mais attention, le travail d’équipe ne s’arrête pas là ! Pour faire les choses bien, prenez la peine d’intégrer d’autres départements (IT, communication, finance, etc) nécessaires à la coordination que génère une nouvelle entrée en fonction et qui contribuent à véhiculer la culture d’entreprise.
En pratique, que faire ? Préparez un savant mélange d’échanges informels et de briefings préparatoires. Organisation d’un petit-déjeuner d’accueil et d’un repas d’équipe autour duquel apprendre à se connaître dans un contexte plus décontracté, préparation d’un kit de bienvenue et coordination d’un planning d’équipe incluant des sessions informatives et réunion de bienvenue… l’onboarding mobilise une série de services qui demandent du temps, de la méthodologie et visent la synergie.
Assurer le suivi avec un parcours d’intégration
Au vu du caractère important joué par les premières journées en entreprise, pourquoi mettre fin à tous ces efforts une fois le pré-onboarding et l’onboarding réalisés ? Résistez, persistez et assurez le suivi ! En effet, pour garantir que le processus d’intégration soit aussi complet que possible, il est intéressant d’envisager l’élaboration d’un parcours d’intégration dans sa globalité.
Telle une visite guidée étalée sur plusieurs jours, ce parcours a pour but d’aller au-delà de la présentation standard, et cela en lien direct avec la mission du nouveau collaborateur et le fonctionnement de son équipe. D’un tour complet des locaux de l’entreprise à une présentation des divers départements qui la composent (coordonnée avec le responsable de chaque département), cette visite étendue sur plusieurs jours va non seulement promouvoir l’échange humain à une plus grand échelle, mais aussi venir morceler l’information partagée afin d’en maximiser l’assimilation.
En tant qu’ambassadeur interne et externe de l’entreprise, le fait de mettre les collaborateurs à contribution lors de ce parcours viendra renforcer la culture d’entreprise et permettra de mettre en valeur un environnement de travail où les interactions sont belles et bien présentes.
En ce qui concerne le nouvel arrivé, ce n’est que du bonus ! Au travers ce parcours, il sera en mesure de parfaitement s’imprégner des valeurs de l’entreprise et prendra ainsi plus rapidement ses marques dans son nouvel environnement.