“Thuiswerken en op kantoor zijn twee verschillende dingen geworden”

Thuiswerk bestond voor Covid al, maar leidde een sluimerend bestaan. Welke rol heeft de pandemie gespeeld in de revolutie van het thuiswerken?

Covid was dé hefboom die het thuiswerken gemeengoed heeft gemaakt, simpelweg omdat het niet anders kon. Deze evolutie is trouwens ook volgens verschillende fases verlopen. In eerste instantie werden werknemers massaal naar huis geduwd en ging iedereen ervan uit dat die situatie maar enkele weken of hoogstens enkele maanden zou duren. Mensen begonnen, zo goed en zo kwaad mogelijk, te werken vanuit de huiskamer en de bezemkast en hoopten op het beste. Pas na een paar maanden, toen duidelijk werd dat dit allemaal een stuk langer zou duren, kwamen we in een tweede fase. Toen werden de uitdagingen duidelijk: van “ik heb niet de juiste tools om in te loggen” en “mijn wifinetwerk vertoont gaten”, over “ik kan niet bij de apps die ik moet hebben” tot en met “ik heb niet de juiste bureaustoel”. 

Thuiswerken heeft veel voordelen, bijvoorbeeld op gebied van duurzaamheid, maar er zijn ook uitdagingen die overwonnen moeten worden en die gaan ook breder dan enkel het puur technische en IT: loyaliteit opbouwen, de bedrijfscultuur in stand houden, een evenwicht vinden tussen werk en privé… hoe pakken we dat best aan? 

Het klopt dat we allemaal snel zijn afgestapt van het idee dat we 100% van de tijd zouden werken. Ondertussen is wel duidelijk dat we een balans moeten vinden tussen thuiswerken en op kantoor werken. Net om zaken als bedrijfscultuur en loyauteit ten opzichte van de werkgever goed op te bouwen. Thuis of op kantoor werken zijn ook twee verschillende dingen geworden. Als ik echt in alle rust zaken wil afwerken, dan doe ik dat thuis. Als ik mensen wil ontmoeten of een vergadering wil houden, dan doe ik dat op kantoor. Dat betekent ook dat kantoren een andere functie hebben gekregen dan vroeger en dat ze er in de toekomst waarschijnlijk ook anders zullen uitzien. 

En inderdaad, heel het persoonlijke aspect kwam daar nog bovenop en dat is lange tijd zwaar onderschat geweest. Hoe combineer je werk en privé als de grenzen daartussen steeds meer vervagen? Lange tijd was die balans volkomen scheef. In het begin van corona stond mijn agenda soms van 8 uur ’s ochtends tot 18 uur ’s avonds vol met online meetings, omdat iedereen ervan uitging dat dat kon. Nu pas beginnen klanten en managers en andere betrokkenen te accepteren dat je bijvoorbeeld tussen één en twee niet vergadert maar gaat sporten. Of omdat je dan op je kleine kinderen moet passen.

Het is een kwestie van geven en nemen?

Ja, en ook voor managers is dit niet zo eenvoudig om mee om te gaan. Als je op zondagavond om acht uur een mailtje krijgt van een teamlid, denk je al snel: is dat nodig? Maar anderzijds: moeten we nu verplichten hoe iemand zijn werk inricht? Dat ook weer niet. Dergelijke zaken moeten vooral bespreekbaar blijven. En uiteindelijk vindt iedereen zijn rol. Loslaten is voor veel leidinggevenden ook een belangrijk deel van het proces geweest. Vooral voor micromanagers die hun teamleden graag op de voet volgen, is dit een serieuze uitdaging. Zij moeten anders leren managen en meer vertrouwen stellen in hun mensen. Dat ging niet altijd van een leien dakje.

Zijn dat soort uitdagingen nu ondertussen allemaal opgelost?

Het is nog niet helemaal opgelost, maar ik denk wel dat we er ondertussen meer bewust mee omgaan. We weten nu beter wat nodig is om mensen op een prettige manier te laten thuiswerken. En we weten nu ook dat we een goede balans moeten vinden tussen thuiswerk en kantoorwerk; het hybride model. Te veel van het ene is niet goed, maar te veel van het andere ook niet. Het onderhouden van een goede bedrijfscultuur bijvoorbeeld is lastig als iedereen heel de tijd thuis zit te werken. Je zag in het begin van corona wel virtuele coffee corners en online get togethers, maar dat waren vaak slechts enkele en steeds dezelfde mensen die kwamen (lacht). Dat helpt dus ook niet echt. 

Valt hybride werken net zo goed in de smaak bij een Gen X’er als bij een 50-plusser? 

Ja en nee. In het begin van covid dachten we dat Generation X zich wel zou redden. Die jongeren zijn hip en flexibel, dat lukt hen wel, was de redenering. Maar na een tijdje zagen we dat net die jongere generatie het moeilijk kreeg, met meer uitval en meer burnouts. Dat komt omdat Generation X om andere redenen werkt dan een 50-plusser. Die jongere wil “purpose” en “belonging” terugvinden in zijn werk. Ze willen weten waarom ze het allemaal doen en ze willen wil gelijkgestemden ontmoeten. Door voortdurend alleen te werken, is dat gevoel van belonging wel een stuk moeilijker te realiseren. Terwijl een 50-plusser gewoon denkt: laat mij nu maar gewoon m’n dossiers afmaken en klaar. Vandaar dat het onvermijdelijk was dat dat hybride model naar boven zou komen. Een oudere werknemer kan naar kantoor gaan wanneer en zo lang hij wil. Een jongere kan flexibel zijn en toch die belonging terugvinden. 

Hoe pak je het hybride werkmodel aan? Welke basisvoorwaarden moeten vervuld worden voor een goede adoptie? 

Ik denk dat dat vooral een kwestie is van organisatorische mindset. Gewoon zeggen: IT heeft deze tools voorzien en begin er maar aan, dat is niet voldoende. Het gaat om het opbouwen van een cultuur en het installeren van processen die breed geaccepteerd moeten worden. En dat is net zo goed een zaak van het topmanagement, als van HR als van IT. Ook daarin zit innovatie.

Ten tweede is hybride werken ook geen zaak van one size fits all. Bedrijf A heeft vaak compleet andere noden dan bedrijf B. Meer nog: zelfs afdeling X binnen bedrijf A kan compleet andere noden hebben dan afdeling Y. Ook dat moet de leiding onderkennen. 

Ten derde vereist hybride werken, zeker bij aanvang, enige flexibiliteit. Je mag er vanuit gaan dat er in het begin hobbels zullen zijn en dat bepaalde zaken niet zullen uitdraaien zoals je het verwacht. Je moet dus voldoende tijd incalculeren om dergelijke zaken op te lossen. Het is een soort voortdurend proces, dat voordurend aandacht en bijsturing vraagt. Het is veel meer dan implementeren en klaar. 

Hoe zit het met cybersecurity? Organisaties willen allicht niet dat hun dossiers in de handen van concurrenten vallen, als ze hun mensen van thuis uit moeten laten werken. 

Cybersecurity is een absolute sleutelvoorwaarde om dit tot een goed einde te brengen. Je kent de zegswijze allicht wel: er zijn bedrijven die gehackt zijn en er zijn bedrijven die nog niet weten dat ze gehackt zijn. Bij Citrix, en in de IT in het algemeen, is het bewustzijn over security groot, maar in heel wat andere sectoren klampen ze zich nog vast aan traditionele ideeën en modellen. En dan proberen de werknemers met hun laptop in te loggen op het bedrijfsnetwerk via een VPN (virtual private network, red.), maar wat er met die laptop in hun privétijd gebeurt, dat weet niemand (lacht). 

Je kunt niet verwachten dat een gemiddelde werknemer over een perfecte infrastructuur beschikt, dat is een illusie. Mensen die, bv, in de zorg zitten, en niet met IT bezig zijn, vertrouwen op hun internetprovider om de zaken te beveiligen. En die denken ook nog allemaal dat ze lang niet “belangrijk genoeg” zijn om gehackt te worden. Daar ligt dus nog een uitdaging. Je mag het aan de andere kant mensen ook niet te moeilijk maken, want dan haken ze af. Niemand heeft zin om met speciale wachtwoorden of tokens of iets dergelijks aan de slag te gaan. Je moet dus een balans vinden tussen niet alleen veilig en prettig thuiswerken, maar ook productief op afstand zijn. Ook educatie en sensibilisering zijn hierin trouwens heel belangrijk. Mensen van de risico’s bewustmaken, is al een hele vooruitgang. 

Hoe gaat de werkplek de komende jaren verder evolueren? Wat wordt de evolution of work? 

Naar de situatie van voor corona gaan we volgens mij niet terug. Dat past gewoon niet bij hoe jongeren willen werken. Vanop de schoolbanken komen jonge mensen in aanraking met het hybride model en zien ze wat mogelijk is. Dat kan en wil je niet meer terugdraaien, dit is onderdeel geworden van de digitale transformatie. 

Ik denk dat zaken als AI en analytics ons nog enorm kunnen helpen om van elke plek, waar ook ter wereld, een workplace te maken. Die werkplek zal zich ook nog meer aanpassen aan waar je je bevindt en zaken als wachtwoorden en logins zullen op termijn helemaal verdwijnen. Tegelijk is het ook meer dan enkel technissche vooruitgang. Steeds meer bedrijven zullen hybride werken in hun organisatiecultuur hebben ingebouwd als enige manier hebben ingebouwd. Voor hen zit het in hun DNA. Daar zijn nu al voorbeelden van, maar we staan nog maar aan de vooravond van een gigantische shift wat dat betreft.