Hoe bedrijven of ondernemers data gebruiken om kosten te besparen

Bedrijven genereren ongelooflijk veel data, maar doen er vaak niets mee. Of ze interpreteren de cijfers op een foute manier, met foute conclusies tot gevolg. Opvolging van data hoeft geen dure investering te zijn, want je kunt ook klein beginnen. Maar waarom zou je als bedrijf of ondernemer inzetten op het benutten van datasoftware?

Er zijn bedrijven die een goede optimalisatie van hun verbruik hebben, maar bij sommige is dit verre van aanwezig. Er zijn een heleboel bedrijven die gebruik maken van oude verdeelsleutels die opgemaakt werden door experten ter plaatse. Die bedrijven laten al dat potentieel links liggen, vaak onbewust. Maar welk verschil kan de optimalisatie van data maken voor het verbruik en beleid van een bedrijf? We vroegen het aan oprichter en CEO An Beazar en energy consultant Ruben Goethals bij Enprove, een erkend energieadviesbureau.

Voelen jullie de hoge nood van bedrijven die de energie-, gas- en waterfactuur (bijna) niet meer kunnen betalen?

An Beazar: “Deze crisis van water, energie en gas die de facturen tot drie keer zo hoog laten oplopen, is voor veel bedrijven een wake-upcall. Veel bedrijven hebben op dit moment (bijna) geen passende infrastructuur en hebben een gigantische achterstand op zij die altijd al met data-optimalisatie bezig waren.”

Wat kunnen die bedrijven doen om hun data via software te verbeteren of optimaliseren?

An Beazar: “Enerzijds zijn er zaken waar je onmiddellijk mee van start kunt gaan. Daarvoor heb je actuele informatie nodig, je laat dus best een audit doen. Dat is een systematische en periodieke controle die wordt uitgevoerd door een auditor. Dankzij de informatie die daar uitkomt kun je focussen op alles wat weinig geld kost en direct veel opbrengt. Neem bijvoorbeeld regelingproblematiek: je verwarming die onnodig of te hoog verwarmt is iets wat je snel opgelost krijgt en meteen een grote impact heeft op je verbruik. Anderzijds zijn er investeringen voor op lange termijn. Daarbij heb je nood aan een automatisch opvolgsysteem. Dit softwaresysteem stuurt je een waarschuwing bij abnormaliteiten, zoals een verhoogd verbruik.”

Wat zijn de meest voorkomende valkuilen?

Ruben Goethals: “Vaak is er een perceptieprobleem waarbij bedrijven denken aan de gigantische werklast die bij deze optimalisering van data komt kijken. Die investering schrikt hen af en er wordt niet verder gekeken naar de voordelen die er op lange termijn mee worden bereikt. Alles wat wij doen voor de klant is met het oog op automatisatie en optimalisatie. En dus het besparen van geld en tijd. Het op peil krijgen van die gedachtegang bij bedrijven kost vaak tijd en moeite. Zij doen het al jaar en dag op manier A, waardoor het zeer moeilijk is om hen de voordelen en noodzaak van manier B te laten inzien. Een voorbeeld: voor bedrijven die geen facturatiesoftware hebben is het een no-brainer om dat aan te schaffen. Maar energiesoftware aanschaffen, dat zit er bij velen nog niet in. Misschien net omdat het redelijk nieuw is en bedrijven er niet mee vertrouwd zijn. Het is dan een veelvoorkomende valkuil om te zeggen ‘dat is niets voor ons, wij hebben dat niet nodig’.” 

An Beazar: “Het is heel belangrijk dat je als bedrijf op voorhand uitmaakt wat er precies opgevolgd moet worden. Welke prestatie in de kantoren wil ik genereren, of hoe wil ik mijn energie opvolgen? Vertrek vanuit een specifiek vraagstuk waar je een antwoord op wilt in plaats van alles te meten en eigenlijk niet te weten wat al die data concreet vertellen. Er zijn bedrijven met 5000 meetpunten die minder besparingen realiseren dan bedrijven met drie meetpunten, voor een vergelijkbare factuur. Je kunt wel data verzamelen. Maar dan weet je nog niet wat je ermee kunt doen. De clue zit in het veranderen van data naar mogelijke acties die je kunt ondernemen om te besparen. Dat is waar software je bij helpt: die toont niet enkel de data, maar vertelt je ook de conclusies en genereert de nodige alarmen. Op die manier kun je dat omzetten naar effectieve manieren om een verschil te maken.”

Hebben bedrijven vaak hulp nodig met het begrijpen van die inkomende datastroom?

Ruben Goethals: “Op vlak van opvolging zelf is er nog een grote onwetendheid omtrent de interpretatie van de gegenereerde data. Zo was er een klant die er alles aan had gedaan om het gasverbruik te verminderen in de winter. Een jaar later merkten ze een grote stijging van verbruik op, en dat terwijl ze allerlei initiatieven hadden verwezenlijkt om dit net te verlagen. Wat was hun fout? Ze vergaten de cruciale externe factor mee te interpreteren, zijnde het feit dat die tweede winter veel strenger was geweest dan de eerste. Ze hadden dus meer verbruikt omdat het kouder was, niet omdat de maatregelen niet werkten. Als je als bedrijf dan niet over de aangepaste software beschikt die deze zaken ook in acht neemt, beschik je niet over de correcte conclusies.”

An Beazar: “Wanneer we vervolgens wel de juiste afweging maakten, merkten we dat hun verbruik wel degelijk gedaald was. Als die winters wel dezelfde temperatuur zouden hebben gehad, zou hun verbruik effectief minder zijn geweest. Het bedrijf was dus heel goed bezig. Ondanks het feit dat hun absolute cijfers waren gestegen. Als je dan je software zo instelt om een alarm te geven wanneer het verbruik absoluut gezien gestegen is, klopt dit niet. Veel bedrijven geraken op die manier gedemotiveerd. Omdat ze denken dat ze geen vooruitgang boeken, maar niets is minder waar.”

Wat als bedrijven toch kiezen om niet in te zetten op datasoftware en een opvolgsysteem?

Ruben Goethals: “Bedrijven moeten de CO2-cijfers van hun producten rapporteren, maar dat cijfer an sich zegt niet veel. Neem nu de bedrijven Coca Cola en Pepsi Cola: het ene bedrijf heeft meer CO2-uitstoot per flesje cola dan het andere, maar dat zegt op zich niets. Zo kan de ene bijvoorbeeld twee extra waterzuiveringen bezitten die veel verbruiken en die ook verwerkt zitten in dat finale cijfer. Maar dat wil niet zeggen dat ze het per se slechter doen.
Bedrijven zullen naar de toekomst toe beoordeeld worden op de acties die ze kunnen aantonen om hun verbruik te minderen, niet op dat absolute CO2-cijfer. Dat lukt enkel als het bedrijf beschikt over een betrouwbare opvolging over de resultaten die de acties opleverden. Je kunt dat manueel zelf uitrekenen, maar dat kost zoveel tijd en energie terwijl het perfect geautomatiseerd kan worden. Dat verschaft je meer tijd om bezig te zijn met de kern van je bedrijf. De wettelijke verplichtingen blijven groeien in aantal en strengheid. Als bedrijf heb je er dus alle baat bij om te voldoen aan deze verplichtingen, want anders kom je in hachelijke situaties terecht.”

Veel bedrijven beschikken wel over verschillende afdelingen die hiermee bezig zijn. Waarom werkt dit dan toch niet?

An Beazar: “De realiteit is dat er veel data aanwezig zijn bij bedrijven, maar er blijft een grote nood aan systemen die kunnen praten met andere bestaande databronnen. Als er al data zijn, gaan wij die rechtstreeks koppelen met alle bestaande systemen om op die manier overkoepelende intelligentie te bereiken. Dit zonder dat je als bedrijf ettelijke nieuwe meters moet voorzien of andere grote aanpassingen moet doen. Het belang van een open platform dat gemakkelijk communiceert maar op zijn beurt ook weer heel toegankelijk is voor andere toepassingen, is cruciaal. Zo verzamelen wij data om duurzaamheidsrapportages voor te bereiden. Dat kan er weer voor zorgen dat een andere applicatie die informatie bij ons komt ophalen. Die verbondenheid van data is belangrijk als je met een nieuw systeem op de markt komt, en is net wat mist bij bedrijven die voor alles een aparte afdeling hebben.”

Ruben Goethals: “Er is vaak sprake van een verdeeld bedrijf. Denk inderdaad aan verschillende afdelingen voor energieverbruik, CO2-rapportage, en waterverbruik. Daar komen problemen uit voort, zoals miscommunicatie of het genereren van verkeerde data. Verbind al deze afdelingen in een centraal dataoverzicht en het kan niet duidelijker zijn. Want de energiebalans heeft een effect op de CO2-balans en maakt deel uit van je duurzaamheidsrapportage. Alles maakt deel uit van een cohesie. Data afzonderlijk bestuderen heeft geen zin en kan zelfs schadelijk zijn.”

Toch horen we van elk bedrijf dat het heel sterk inzet op duurzaamheid. Is dat dan een fabeltje?

An Beazar: “De intenties zijn er, maar er is nog veel werk aan de winkel. Zo zijn er inderdaad verrassend veel bedrijven die heel hard werken aan een groen imago, maar op de werkvloer is er nog gigantisch veel potentieel waarmee niets gedaan wordt. Iedereen is er dus wel mee bezig, maar nog niet ieder bedrijf voert ook effectief een beleid hieromtrent. Daarom is het belangrijk om dat plan ook om te zetten in de praktijk. Wanneer je als bedrijf bezig bent met het in kaart brengen van je verbruik en besparingen kun je echt niet zonder een opvolgingssysteem. Het verlaagt ook het risico op foutieve investeringen. Want als je een investering doet op basis van data die niet kloppen, kan dat wel eens tegenvallen.
Door de stijgende energieprijzen zijn er bedrijven die ons opbellen in volle paniek, met de vraag of ze geen zonnepanelen moeten plaatsen. Dat is vaak volledig naast de kwestie. Maar omdat ze geen besef hebben van hun verbruik grijpen ze naar gekende ‘oplossingen’. Plaats dat tegenover bedrijven dat precieze kennis hebben van hun totale energieverbruik dankzij een opvolgsysteem, en dan zie je dat zij niet met de handen in het haar zitten. Die bedrijven hebben waarschijnlijk al een lijstje klaarliggen met andere investeringen en alternatieven.”