e-invoicing
Business

‘Eigenlijk heeft e-invoicing alleen maar voordelen’

04.10.2023
door Fokus Online

Er is al langer dan vandaag sprake van de invoering van de elektronische factuur, en in landen als Italië is dat al het geval. Maar er bestaat nog altijd veel onduidelijkheid over dit digitale, intelligente en interoperabele formaat. Daardoor is de adoptiegraad bij bedrijven nog steeds niet zo hoog. Tijd voor opheldering!

Bij elektronisch factureren, ook wel e-invoicing genoemd, denken veel mensen misschien aan facturen die in pdf-formaat via e-mail aan klanten worden gestuurd. En hoewel dat volgens de definitie die Europa vandaag hanteert strikt gezien klopt, hebben we het hier over facturen in een tussen zender en ontvanger afgesproken en gestructureerd dataformaat – concreet een xml-bestand en UBL-formaat. Op die manier worden ze automatisch door (het merendeel van de) boekhoudpakketten herkend en verwerkt. De voordelen zijn talrijk: minder menselijke inbreng (en dus fouten), snellere verwerking en betaling. Als gevolg daarvan een boekhouding die veel meer up-to-date en dus betrouwbaarder is.

Veel efficiënter

“De nieuwe elektronische facturen kaderen in het Europese ViDA-project (VAT in the Digital Age, red.), dat e-invoicing in de regio beter wil reguleren en vereenvoudigen”, licht Nele Janssens, bij Dynatos verantwoordelijk voor e-invoicing, onboarding en compliance, toe. “Daar zal de definitie van pdf als elektronische factuur ook uit worden verwijderd. Je hebt daar immers nog altijd een OCR-systeem voor nodig, dat doorgaans een vrij grote foutenmarge heeft en weinig of geen data gathering mogelijk maakt. Het moet dus echt om een gestructureerd, elektronisch formaat gaan, dat door het systeem van zender en ontvanger gelezen kan worden. Zo is automatische verwerking bij beide partijen mogelijk. Zo kan het systeem bijvoorbeeld uit een e-factuur meteen aflezen of de gefactureerde goederen ook effectief besteld en geleverd zijn. Je hoeft niet langer alles eindeloos te controleren. In de plaats daarvan kun je je focussen op de uitzonderingen. Veel efficiënter.”

In België is er vandaag nog geen verplichting wat e-invoicing betreft. “Dat komt vooral doordat veel bedrijven internationaal actief zijn in landen waar de administratie en wetgeving afwijken van die in België. Maar zoals het er nu voorstaat, mogen Europese lidstaten e-invoicing vanaf 2024 verplichten en zou onze Belgische overheid in juli volgend jaar een gefaseerde uitrol voor de B2B-markt kunnen opstarten. Tegen 2028 moet e-invoicing binnen Europa de regel zijn. Sowieso komt de verplichting er. Bedrijven kunnen zich nu al maar beter voorbereiden of e-invoicing adopteren. Vooral omdat het systeem niets dan voordelen heeft.”

De voordelen zijn talrijk: minder menselijke inbreng (en dus fouten), snellere verwerking en betaling.

België op termijn

Niet alleen voor de bedrijven, maar ook voor de overheden, zo blijkt. “Italiaanse bedrijven zijn al sinds 2019 verplicht om hun facturen naar de overheid in xml-formaat te versturen. De overheid had namelijk vastgesteld dat er een grote VAT-gap was: btw die niet door de overheid werd geïnd. Volgens schattingen komt dat, voor alle lidstaten opgeteld, zelfs op 91 biljoen euro. Italië wilde meer zicht krijgen op die gemiste inkomsten op goederen en diensten, en ze transparanter innen. Daarom hebben ze verplichte e-invoicing ingevoerd. Zowel B2G, dus naar de overheid toe, als B2B. En wat bleek: die VAT-gap, ofte het verschil tussen wat je zou moeten innen en wat je effectief int, werd kleiner. Kortom, een echte incentive voor andere EU-landen om ook op e-invoicing in te zetten.”

“Intussen zijn daar verschillende andere landen mee bezig: in Polen en Frankrijk wordt het binnenkort verplicht, en in België op termijn. Helaas niet meteen, want met een regering die volgend jaar verkiezingen tegemoetziet en de fiscale hervormingen die momenteel een beetje in het slop zitten, loopt dat vertraging op. We hadden eigenlijk gehoopt dat de verplichting er al zou zijn. Of toch minstens al een vooropgestelde datum. De enige verplichting rond e-invoicing die momenteel in België geldt en die in 2023 werd doorgevoerd, draait rond overheidsopdrachten van Belgische overheden boven de 30.000 euro en, vanaf 1 november 2023, ook rond alle overheidsopdrachten tussen 3000 en 30.000 euro. Er komt dus wel degelijk schot in de zaak. Maar de verplichting tot elektronische facturatie tussen bedrijven onderling – de echte B2B e-invoicingplicht waar ook veel accountancykantoren naar uitkijken – is nog niet voor morgen.”

Vorig artikel
Volgend artikel