werken
IT

Van werken op kantoor naar werken overal

15.06.2022
door Fokus Online

Hoewel het geen nieuwigheid is, omarmden heel wat bedrijven het hybride werken pas tijdens de coronacrisis. De pandemie heeft het proces van digitalisering versneld en ons wakker geschud. Waarom zouden we nog drie uur in de file staan voor iets wat ook thuis gedaan kan worden? 

Tijdens de Fokus Podcast van Smart Media Agency praten we met experts over de uitdagingen van vandaag en morgen. In de vorige aflevering hadden we het al over hoe steeds meer bedrijven het hybride werken hebben omarmd. Om dat te kunnen doen, hebben bedrijven massaal tijd, geld en werkkrachten geïnvesteerd in de digitalisering van workflowprocessen. Vandaag zoomen Valeska Crab, Charles Vervaecke, Alex Dossche en Suraj Somai in op de processen die het hybride werken mogelijk maken. 

Valeska Crab is de stichter van DPO4YOU, een bedrijf dat andere bedrijven – groot, klein, nationaal en internationaal – begeleidt in het GDPR- en AVG-gebeuren. Ze leggen de focus op digitalisering, op hoe processen worden veranderd en in welke richting datastromingen gaan om ervoor te zorgen dat GDPR by design én by default in het DNA van een onderneming verweven raakt. 

Charles Vervaecke is Team Leader – Direct Sales bij Odoo. Hij begon hier zijn carrière als Business Partnership Consultant alvorens de switch te maken naar zijn huidige functie. Odoo biedt allerhande tools, zoals voor websites, e-commerce of boekhouding, aan om bedrijven te helpen hun processen te digitaliseren. Het is hun missie om software aan te bieden die van alle markten thuis is. 

Alex Dossche is Chief Sales & Marketing voor het businesssegment bij Isabel Group, een fintechbedrijf voor zowel grote financiële instellingen als kmo’s, met meer dan 25 jaar ervaring in de beveiliging van digitale transacties. Alex helpt ondernemingen bij de administratieve last die ze kunnen ondervinden als het gaat over het beheren van documenten, betalingen en identiteiten. 

Suraj Somai is Digital Innovation Coach bij Konica Minolta. Zij helpen klanten met de digitalisering van processen, gericht op innovatie en document management. Gespecialiseerd in verschillende (IT-) proposities, neemt Suraj klanten mee in hun digitaliseringsreis aan de hand van Konica Minolta’s interne connected workplace. 

YouTube player

Sommige werknemers doen het al lang, maar velen maakten pas tijdens de coronapandemie kennis met hybride en thuiswerken. Om dit mogelijk te maken, werden er een aantal veranderingen, zoals het digitaliseren van de workflowprocessen in een bedrijf, doorgevoerd. 

Deze transitie houdt in dat je alles wat nu manueel gebeurt of een handmatige handeling vereist, omzet naar een digitale versie zodat het toegankelijk is voor iedereen die deze documentatie gebruikt, op kantoor of vanop afstand. Het is met andere woorden het digitaal realiseren van handelingen die je anders fysiek uitvoert. Hiernaast kan deze digitalisatie ingezet worden om de efficiëntie van een bedrijf te bevorderen. Vertrekkend vanuit wat het bedrijf vandaag de dag doet, ga je na wat er fout loopt om zo een oplossing te kunnen voorzien. Een voorbeeld hiervan is het samenbrengen van verschillende kleine processen tot één groot proces, zoals door een e-signingoplossing te integreren in het document management. Zo kan alles volledig digitaal gebeuren, van de creatie van het document, het verzenden en ontvangen door de juiste persoon tot het ondertekenen en archiveren. 

Geloven in het proces of de meute volgen? 

Belangrijk wanneer je binnen je bedrijf de workflow wilt digitaliseren, is geloven in dit proces. Je moet intrinsiek geloven in deze digitale transitie en dat deze je bedrijf vooruit zal helpen. Willen veranderen ‘omdat iedereen het doet’ of ‘omdat anderen het aanraden’ is de verkeerde reden. Crab raadt hiervoor aan je werknemers, je interne klanten, te bevragen. “We werden allemaal verplicht om van de ene op de andere dag thuis te werken, en daarna moésten we ook allemaal weer terug naar kantoor. De ene wil dit wel, maar de ander kan ervaren dat hybride werken efficiënter is. Dit moet je respecteren en, heel belangrijk, faciliteren.” Wanneer je je medewerkers de tijd en ruimte geeft om zelf die stap te zetten, kan je met heel goede inzichten komen en informatie capteren door de juiste technieken te gebruiken. 

Ondanks dat we vaak de neiging hebben alles te digitaliseren en apps te ontwikkelen, raadt Vervaecke aan om aan de output te denken en de inventarisatie te maken: waar kan effectief iets veranderd worden en hoe kan je dit uiteindelijk doorvoeren. Processen digitaliseren is namelijk niet altijd nodig of nuttig. “Een standaardoplossing is vaak al dé manier om iets snel en effectief op te lossen en te implementeren.”

Digitaliseren is niet gelijk aan automatiseren

We moeten hierbij onthouden dat er een verschil bestaat tussen digitaliseren en automatiseren. De automatisatie van processen zorgt ervoor dat je geld en moeite bespaart doordat een proces bij wijze van spreken vereenvoudigd kan worden tot drie klikken op een knop. Digitalisatie kan je allerlei nieuwe inzichten opleveren doordat je er ook achteraf intelligentie op kunt loslaten. “Digitaliseren mag echter geen doel op zich zijn. Het is een middel om data achteraf te kunnen gebruiken om beter te kunnen automatiseren”, aldus Dossche. Hij raadt aan te vertrekken vanuit een visie. “Welke waarde wil ik aanbieden aan de klant? Wil je bijvoorbeeld 24/24 beschikbaar zijn voor je klanten? Dan is digitalisatie niet een doel op zich, maar een middel tot die bereikbaarheid.”

Wat we in het kader van digitalisatie niet uit het oog mogen verliezen, is de awareness rond cybercriminaliteit. De kans dat bedrijfsgegevens lekken, was tijdens het thuiswerken vaak het grootst. Een laptop die blijft openstaan of kinderen die de laptop gebruiken om hun huiswerk te maken: het maakt het voor cybercriminelen makkelijker om aan gegevens te geraken. Dat is ook iets waar Crab zich van bewust is. “Daarrond hebben we, denk ik, nog veel werk aan de winkel. Wat kan en wat kan niet, wat is veilig en wat niet? Je kunt als werknemer thuis een VPN-verbinding gebruiken, maar het gaat verder dan enkel en alleen beveiliging langs de kant van je werknemer.”

Digitaliseren mag geen doel op zich zijn. Het is een middel om data achteraf te kunnen gebruiken en beter te gaan automatiseren.

” Alex Dossche

Privacy in je DNA verweven 

Als bedrijf is het belangrijk privacy by design en by default te integreren in je processen. Deze begrippen worden vaak in één adem genoemd en worden expliciet genoemd in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). De letterlijke vertaling luidt ‘gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstelling’. Het idee achter privacy by design houdt in dat je vanaf de start van het uittekenen van processen privacy meeneemt en zo een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens afdwingt. Hoe lang mogen bepaalde documenten opgeslagen worden, wie heeft lees- en/of schrijfrechten, welke data bevat het document, et cetera. By design – door ontwerp – verwerk je de GDPR-richtlijnen en zorg je dat dit vanaf het begin van een proces erin verweven wordt. Privacy by default kan op zijn beurt gezien worden als onderdeel van privacy by design. Het vereist dat de standaardinstellingen altijd zo privacyvriendelijk mogelijk zijn. Een socialemediatoepassing moet met andere woorden in de standaardinstellingen de profielen zo goed mogelijk afschermen, tenzij een gebruiker zélf anders beslist. 

Er komt meer kijken bij digitalisatie dan men in eerste instantie misschien zou denken, maar dat zou volgens Dossche geen hindernis mogen vormen. “Dankzij digitalisatie heb je als bedrijf ook veel mogelijkheden om bepaalde ideeën in korte cycli te pitchen en te polsen hoe een beperkt publiek erop reageert. Die mogelijkheden om heel snel met een potentieel publiek in contact te komen, zijn er voor iedereen.” Je moet niet meer het grootste businessidee hebben of een belangrijke marktstudie gedaan hebben om als bedrijf iets nieuws te proberen. “Je kan nu in kleine stapjes met een businessidee starten. Dat is een groot verschil met pakweg 20 of 25 jaar geleden.”

Een kleine wereld

Zal de digitale evolutie ervoor zorgen dat veel jobs zullen verdwijnen? Het is een vraag die in dit kader vaak de kop opsteekt, maar er is volgens onze podcastgasten geen reden tot paniek. “Recreatief werk zal misschien wel veranderen, maar jobs zullen zinvoller worden in plaats van te verdwijnen. Je ziet binnen de IT-sector zelfs steeds meer vacatures openstaan”, aldus Somai. Dankzij het hybride werken worden de kansen van werknemer én bedrijf zelfs vergroot. Niet elke job hoeft per se op een kantoor uitgevoerd te worden. Belgische bedrijven kunnen dus mensen aantrekken die niet in België wonen en werknemers zijn niet meer gebonden aan het land van woonst om werk te zoeken. We gaan naar een steeds mondialere wereld waarin we eerder een tekort aan kandidaten zullen hebben dan een tekort aan jobs. 

Vorig artikel
Volgend artikel