Slim werken: op maat gemaakt

De ‘slimme werkplek’ is in. Meer en meer bedrijven willen hun werknemers dit graag aanbieden. Maar wat maakt een werkplek nu eigenlijk slim? Welke voordelen brengt dit mee en hoe begin je aan dat proces?

“Werken waar je wilt, wanneer je wilt en hoe je wilt”, zo omschrijft Lidewij van den Eerenbeemt, HR Director van SAP Nederland het nieuwe werken. “Het is zelfs enigszins de norm geworden. Zowel bedrijven als werknemers varen erbij: de medewerkerstevredenheid gaat omhoog, het ziekteverzuim daalt.”

Lost de verwachtingen in

“De technologische drempels zijn zo goed als weg”, vult Joost van Mook, COO van SAP Nederland aan. “Toen ik zeven jaar geleden bij SAP begon, was remote werken al doodnormaal. Als er nu nieuwe chat-, communicatie- of teamtools op de markt verschijnen, worden die onmiddellijk geïmplementeerd. Het helpt ook in de war for talent: jonge werknemers verwachten dit gewoonweg.” Het helpt een bedrijf als SAP ook bij het rekruteren van minder voor de hand liggende doelgroepen, zegt van den Eerenbeemt. “Mensen met een zorgtaak, jonge moeders of mensen met een handicap, bijvoorbeeld. Het wordt veel eenvoudiger om hen in het arbeidsproces mee op te nemen.”

‘Ik snap wel dat een oudere generatie het er soms moeilijk mee heeft. Ze hebben twintig jaar geknokt om manager te worden en nu moeten ze plotseling hun bureau opgeven.’
Jan Joos, proximus

Ook bij de Belgische telecomoperator Proximus staat het nieuwe werken prominent op de agenda. “Door de technologische vooruitgang hebben we veel minder gebouwen nodig in vergelijking met vroeger”, zegt Jan Joos, Director Group Internal Services. “Tegelijk doen we ook meer met minder mensen.”

Thuiswerken en samenzitten

Proximus heeft daarom het hoofdkwartier helemaal opnieuw ingericht. Almaar minder mensen hebben een eigen vast bureau en er wordt steeds meer thuis gewerkt. “Er zijn ook verschillende zones ingericht”, legt Joos uit. “Er is bijvoorbeeld een Home Zone waar mensen inloggen en in alle rust hun mails kunnen lezen. Daaraan zijn ‘cockpits’ verbonden, waar kleine meetings doorgaan. Per twee Home Zones zijn er ‘Proximus-zones’, waar mensen over afdelingen heen kunnen samenzitten. Die hebben verschillende groottes en inrichtingen, naargelang de noden. Ook onze topmanagers hebben geen eigen kantoren meer.”

Flexibel handelen

In de digitale, slimme werkplek is materiële en IT-ondersteuning cruciaal. “Elke werknemer heeft een laptop, kan bestanden delen via de cloud en beschikt over videoconferencing. Ook in het gebouw zijn alle functionaliteiten voorzien. Vaak proberen we ook zelf dingen uit, om die daarna te verkopen aan onze klanten (lacht).” De grote uitdaging om van slimme werkplekken een succes te maken, ligt vaak bij de werknemers, zegt van Mook. “Het is cruciaal om de juiste bedrijfscultuur te installeren, met een goede balans tussen controle en vertrouwen. Als je kijkt naar de demands van klanten, valt het op dat die in sneltempo veranderen en om een mate van flexibiliteit vragen. Onze klanten zijn onze core business. We willen dan ook onze mensen de vrijheid geven om flexibel te kunnen handelen, om zo de klant tegemoet te komen.”

Ook Jan Joos wijst op het belang van changemanagement. “Ik snap dat een oudere generatie het er soms moeilijk mee heeft. Ze hebben twintig jaar lang gestreden om manager te worden en nu moeten ze plots hun bureau opgeven en mails verplicht in een Home Zone lezen. Dat vraagt tijd, uitleg en begeleiding.”

‘Slim werken is een wapen in de war for talent: jonge werknemers verwachten dit gewoonweg.’
 Joost van Mook, SAP

Menselijk werken

Personeel moet nauw betrokken worden bij de operatie, via polls, bevragingen en enquêtes. Bij Proximus werden ook grenzen gesteld: zo mogen personeelsleden maximaal twee dagen per week thuis werken. Zo wordt de groepsgeest niet ondermijnd en vervreemden mensen niet van hun collega’s. Bij SAP leeft die zorg evenzeer. “We zullen deze bewegingen in de toekomst vaker zien, maar je moet wel zorgen dat je het menselijk aspect niet uit het oog verliest”, waarschuwt van den Eerenbemt. “Deze manier van werken zal in steeds meer afdelingen een ingang vinden, bijvoorbeeld bij de hr-afdeling. Met de opkomst van technologieën als Skype en de digitale handtekening hoeven zij niet meer op kantoor te zijn.”

Microsoft stopt walkie-talkie in Teams

De zakelijke communicatie-app Teams van Microsoft – een concurrent van Slack – krijgt op smartphones een soort walkie-talkiefunctie. Het idee is dat werknemers op die manier waar dan ook met hun collega’s kunnen communiceren. Bovendien zou die communicatie via wifi of mobiele data veiliger verlopen dan met de klassieke walkie-talkie. De nieuwe functie wordt in de eerste helft van dit jaar geïntroduceerd in preview-versies van Teams.

Thuiswerk meest gebruikelijk in Randstad

Thuiswerken gebeurt het meest in de Randstad en andere stedelijke gebieden. Dat meldt het Centraal Bureau voor de Statistiek. Het aantal mensen die (soms) thuiswerken steeg van 2,8 miljoen in 2013 naar 3,3 miljoen in 2018 of 37 procent van de werkzame beroepsbevolking. Incidentele thuiswerkers vormen de grootste groep (2 miljoen). Met ruim 45 procent was het aandeel thuiswerkers het grootst in de regio’s Gooi en Vechtstreek, Utrecht en Groot-Amsterdam.