Le logiciel idéal de gestion du personnel
Les employés veulent d’un côté décider par eux-mêmes quand, où et comment ils travaillent. De l’autre, les directions d’entreprise souhaitent employer leur personnel de la manière la plus efficace et optimale possible. Une solution de gestion de personnel permet aux entreprises de concilier les deux.
Plus de liberté
Les employés comme les employeurs veulent plus de liberté dans l’élaboration des horaires de travail. Les employeurs, pour faire en sorte que les heures de travail correspondent aux pics d’activité. Les employés, pour harmoniser leurs obligations professionnelles et personnelles.
« Le télétravail est désormais très présent. Mais on est également plus mobile, entre les départements et les filiales. On planifie davantage notre cadre de travail en fonction des projets sur lesquels on travaille, » explique Frank De Weser, Managing Director chez Syntegro, un éditeur de logiciel professionnel. « Une autre tendance est l’évolution de l’enregistrement des prestations de travail. D’un système d’enregistrement par heure, on passe à un système par prestation : les collaborateurs enregistrent davantage ce qu’ils font comme tâches et projet que les heures pendant lesquelles ils réalisent ces tâches. » La gestion du personnel y tient alors un rôle crucial : l’enregistrement de temps et le planning de personnel et de projet devant correspondre au mieux. « La liberté et la flexibilité, c’est bien, mais il y a des obligations légales et des accords internes à l’entreprise », remarque De Weser. « En outre, le service à la clientèle doit être garanti lui aussi. »
La liberté et la flexibilité, c’est bien, mais il y a des obligations légales et des accords internes à l’entreprise.
Solutions intégrées
Des éditeurs de logiciel comme Syntegro proposent des solutions intégrées. Frank De Weser : « L’employeur peut déterminer quelle doit être l’occupation minimale pour toutes les équipes. Les employés peuvent indiquer alors eux-mêmes leurs préférences de planification du travail, en tenant compte de celles de leurs collègues. Le logiciel prend en considération les dispositions contractuelles et autres accords d’entreprise. Ce système permet donc de savoir qui peut venir travailler le vendredi à 13 heures ; mais il vérifie également le nombre d’heures déjà travaillées ce mois-ci. Vous évitez ainsi de planifier inutilement quelqu’un qui a déjà dépassé, avec ses heures supplémentaires, 150 % du salaire par exemple. »
Avec la plateforme Cloud de Syntegro, les collaborateurs peuvent tout régler via leur propre PC ou smartphone. Le Managing Director explique : « Les employés consultent leur planning de travail en ligne et disposent d’un aperçu en temps réel de leurs prestations, leurs jours de repos… Ils peuvent aussi demander eux-mêmes de façon simple des choses telles que des congés ou une indemnité vélo. Les demandes arrivent automatiquement chez la personne indiquée. On délègue ainsi le suivi du personnel et toute la charge de travail n’incombe plus aux RH. »
Meilleurs logiciels
Les meilleurs logiciels disponibles sur le marché s’adaptent entièrement au client. « L’enregistrement de temps, la planification et l’enregistrement de projet constituent notre activité principale », explique De Weser. « Notre solution standard possède tellement de règles de calcul et de possibilités pour configurer des flux de travail que nous pouvons automatiser à 100 % les règlements de travail les plus complexes et les autres accords via une configuration. Pas besoin de développement logiciel. Donc le délai de mis en place du projet est plus court. En raison de la complexité de la législation belge, un service RH performant exige beaucoup de personnel. »
« Cela, pour exécuter en partie un travail manuel répétitif et laborieux : saisir les contrats du personnel, traiter les chèques-repas, calculer et attribuer des primes, compenser les heures supplémentaires, traiter diverses demandes, établir des documents pour le secrétariat social, etc. Avec un logiciel de gestion de personnel performant et axé sur l’avenir, tout ce travail est entièrement automatisé. Les économies de coûts et les gains d’efficience sont énormes », conclut De Weser.