Les bons outils au bureau

De la productivité des équipes à leur sécurité, en passant par leur organisation ou leurs objectifs, la technologie a de nombreuses solutions pour soutenir le fonctionnement et le développement des entreprises.

Hygiène et covid

Portes automatiques, badges d’accès et technologie RFID, détection de mouvement pour l’éclairage et les installations sanitaires, paiement sans contact à la machine à café, etc. Si ces technologies ne sont pas nouvelles, elles connaissent un certain essor avec la réouverture, très progressive, des bureaux et lieux de travail. Alors que les embrassades sont proscrites, les contacts restreints et le masque obligatoire, les équipements suivent la tendance et le « sans-contact » s’installe durablement dans nos entreprises. Autant de moyens pour sécuriser les espaces de travail et les équipes (une priorité aujourd’hui) et pour fluidifier de nombreux échanges : fini de chercher les pièces de centimes pour l’appoint du cappuccino. 

IoT et bien-être au travail

Chauffage, climatisation, éclairage, etc. sont des aspects essentiels du bien-être de chaque personne présente dans les locaux, qui concernent également la gestion des ressources énergétiques et financières. Grâce à l’IoT (Internet of Thing), il est possible de les contrôler à partir d’un smartphone ou d’une tablette, ou même de les automatiser. De plus en plus de paramètres sont en effet accessibles à distance. Avec le développement rapide du télétravail cette dernière année, les entreprises s’intéressent aussi aux applications de e-santé pour leurs collaborateurs : app d’évaluation du bien-être ou de localisation de services de santé lors des déplacements professionnels, bracelet connecté, etc. Le bien-être et la productivité sont aussi une priorité.

IA, productivité et optimisation des espaces

L’IA (Intelligence Artificielle) est l’une des technologies phares. De son évolution très rapide naissent de nouvelles compétences : « machine learning », « deep learning », « robotic process automation », bots conversationnels, etc. Les enjeux en matière de productivité sont énormes pour l’entreprise, et les capacités des algorithmes offrent déjà de nombreuses possibilités : prévenir les pannes, automatiser des charges de travail, optimiser les processus d’achat, fluidifier la supply chain etc. L’IA est aussi gestionnaire des flux de personnels, une fonction particulièrement utile durant cette période inédite. De la réservation d’espaces de travail à la planification des équipes, il est possible d’éviter les cohues et les chassés-croisés.

Gestion de l’entreprise

Même à distance, il faut pouvoir garder un œil sur l’entreprise, son fonctionnement et ses flux, à n’importe quel moment, raison d’être des progiciels de gestion intégrés (PGI) ou ERP. Véritables systèmes nerveux des entreprises, ils gèrent l’ensemble des processus et coordonnent les différents départements et leur fonction : ressources humaines, gestion comptable et financière, vente, distribution, approvisionnement, planification, traçabilité, etc. L’enjeu est de trouver pour chaque entreprise la formule qui répondra le mieux à ses besoins (intégration personnalisable) et à sa structure. Dans le secteur tertiaire aussi, ils tendent à se généraliser, bien qu’ils n’entrent pas toujours dans la catégorie des ERP. 

Communiquer, collaborer, manager

À l’aire du télétravail imposé, les outils de communication sont devenus les « must have » en entreprise. Les Teams, Zoom, Slack et compagnie ont en partie remplacé les réunions face à face. D’autres outils ont également pris de l’essor : les programmes de gestion de projet, qui permettent d’organiser le travail entre les différents membres d’une équipe et d’en suivre l’évolution. Parmi les plus efficaces, Asana, Monday.com ou encore Todolist. La technologie rend ici possible la collaboration pro, mais quid des échanges informels, qui font tant pour la cohérence d’un groupe ? Ces outils peuvent aider, à condition que les managers, derrière, encouragent les bavardages et les papotages. Bref, qu’ils maintiennent les liens.

KPI, big data et analyse

Nous passons progressivement d’entreprises de la sémantique, où la reconnaissance et la mesure de performance passaient souvent par l’intuition et les mots, à des entreprises monitorées grâce à la data. Les KPI, ou indicateurs de performances, en sont de parfaits exemples pour le management, le marketing, le développement web, etc. La data (et son analyse) permet de définir le persona, de suivre la productivité des actions entreprises par les équipes et d’évaluer les retours sur investissement des efforts et budgets investis. L’enjeu est de déterminer les activités qui génèrent ou non des profits, celles qu’il faut renforcer ou encore les nouvelles directions de productivité à explorer. Bref, la stratégie de l’entreprise.