Concilier les équipes en présentiel et en virtuel
Nos bureaux ont beaucoup changé ces dernières années. Aujourd’hui, il existe différentes manières de travailler ensemble et, pour cela, de nombreuses possibilités s’offrent à nous. Logiciels de discussions et pause-café derrière son écran seront peut-être la norme demain.
Jérémy Foucray
CEO Ze Tool Box
Qu’est-ce qui fait d’un logiciel un véritable espace de travail virtuel et convivial ?
« Il y a plusieurs points à prendre en compte. D’abord, la manière dont on va collaborer : on va avoir besoin d’un logiciel de partage sur un serveur Internet, disponible pour tout le monde en même temps. Avoir des outils sur lesquels il est possible de faire des modifications en direct et à plusieurs. Deuxième fonctionnalité très utile, ça va être de pouvoir laisser des commentaires. Cela permet de mener des discussions “en contexte” et de comprendre immédiatement le document lorsque l’on retombe sur ces discussions. Cela va faciliter la poursuite des conversations. Enfin, les Templates sont vraiment pratiques pour gagner du temps. Cela facilite le travail de tout le monde. »
Comment concilier espace de travail virtuel et travail en présentiel ?
« Ce n’est pas évident, mais si l’on veut avoir un espace de travail virtuel, il faut lui laisser une vraie place. Cela veut dire que même les travailleurs en présentiel, lorsqu’ils utilisent l’espace virtuel, doivent se plier à ses règles. C’est également le cas dans le sens inverse, même s’il est plus rare. Hors de questions que ceux qui sont au bureau ne parlent qu’entre eux alors que les employés qui ne sont pas au bureau n’ont que le virtuel. Soit tout le monde parle, soit tout le monde utilise l’espace virtuel. Il s’agit de réfléchir à la manière d’associer les deux espaces et leur permettre de se compléter. Sans cela, c’est très difficile de créer une bonne relation de travail. »
Est-ce que le développement d’outils connectés se justifie pour toutes les entreprises ?
« Oui, les outils numériques sont aujourd’hui utilisés par tous, qu’importe le métier. Pour les tâches administratives, pour faire de l’automatisation, pour les tâches dites de support, comme le marketing, la vente, la comptabilité, etc. Et puis, il y a les outils numériques qui vont être propres à votre entreprise. En fonction de celle-ci, leur rôle va être très différent. Dans mon entreprise “ZeToolBox”, comme on fait du conseil et du développement, ça se prête très bien aux supports numériques. Chez d’autres, ça va peut-être moins être le cas. Globalement, cela s’adapte plutôt à tous les types d’entreprises et c’est très bien comme ça. C’est la manière de travailler du futur. »
Valérie Touraine
CEO Sweep Bright
Qu’est-ce qui fait d’un logiciel un véritable espace de travail virtuel et convivial ?
« Chez Sweep Bright, nous utilisons deux logiciels de messagerie qui nous permettent de nous fédérer et de travailler ensemble malgré la distance : Trello et Slack. Ce sont des applications qui nous aident à nous organiser et à gérer nos tâches au quotidien. Sans elles, ce serait beaucoup plus compliqué. L’une est très utile pour la gestion du travail, pour déléguer les tâches de la journée ou de la semaine, et l’autre est pratique lorsqu’il s’agit de la communication au quotidien. C’est une sorte de Teams sur Windows qui permet aux différentes équipes à travers le monde de travailler et de communiquer ensemble en temps réel et de manière beaucoup plus simple. »
Comment concilier espace de travail virtuel et travail en présentiel ?
« Nous avons des bureaux dans différents pays en Europe et ailleurs. Pour créer de la cohésion entre les différentes équipes, nous organisons une réunion, une fois par mois, avec les chefs d’équipe. Pour concilier le travail à distance et celui en présentiel, nous nous envoyons beaucoup de mails, nous nous appelons beaucoup. Nous ne négligeons pas la communication, qui est la clé pour un bon travail. Et nous avons également mis en place des petits événements virtuels comme, par exemple, un café. Nous nous retrouvons alors pour faire notre pause et discuter autour d’une boisson ensemble comme si nous étions au bureau. C’est convivial et ça permet de continuer à générer du lien entre les collègues. »
Est-ce que le développement d’outils connectés se justifie pour toutes les entreprises ?
« Aujourd’hui, avec les différentes vagues du COVID-19, faire du télétravail est obligatoire ou fortement recommandé. Afin d’être plus efficaces dans cette situation, il est important de développer ce genre d’outils. Ils existaient déjà avant la pandémie, mais ils ont vraiment pris de l’ampleur depuis quelques mois. Pour continuer à travailler ensemble, même en étant éloigné les uns des autres, c’est presque obligatoire. Certaines entreprises se prêtent mieux à cela que d’autres, par exemple, les entreprises spécialisées dans le conseil et la gestion. Mais le futur de beaucoup d’entreprises dans le monde entier ne pourra pas se faire sans les outils connectés. »
Frédéric Pivetta
Fondateur Dalberg Data Insights
Qu’est-ce qui fait d’un logiciel un véritable espace de travail virtuel et convivial ?
« L’essentiel, c’est de pouvoir partager ce que l’on fait afin de pouvoir travailler dessus à plusieurs et en même temps, comme si on était dans la même pièce. Le partage et le fait de pouvoir travailler conjointement sur le même dossier sont vraiment les deux choses les plus importantes, puisque cela permet d’avancer en temps réel. Pouvoir travailler sur un document Word ou un PowerPoint à travers une plateforme sans avoir à en modifier le format permet d’être beaucoup plus rapide et, donc, de faciliter le travail de tout le monde. Il existe de nombreux logiciels qui permettent, aujourd’hui, de faire cela. Il y en a pour tous les goûts que ce soit chez Apple ou sur Windows. »
Comment concilier espace de travail virtuel et travail en présentiel ?
« Chez nous, nous n’avons plus besoin de présentiel. Il représente à peine 5 % de nos équipes. Je pense qu’à terme, les bureaux tels qu’on les connaît aujourd’hui ne représentent plus l’avenir. La question, c’est de savoir comment bien travailler et le fait d’être présent, ensemble dans un bureau, n’est pas un gage de qualité, cela n’apporte rien, si ce n’est les interactions sociales. Mes équipes travaillent dans le monde entier, nous sommes tous séparés, mais nous fonctionnons très bien grâce à une bonne communication. Nos 5 % de présentiel travaillent très bien avec les 95 % restant, le secret, c’est de savoir communiquer afin de permettre à tout le monde de trouver sa place. »
Est-ce que le développement d’outils connectés se justifie pour toutes les entreprises ?
« Ce qui se passe, c’est qu’on a toujours besoin de bureaux “physiques” pour un certain nombre d’événements, comme certaines réunions ou une première rencontre avec un collaborateur ou un nouveau collègue, donc pour des choses spécifiques. Mais sinon, nous n’avons plus besoin d’un espace de travail régulier. La seule chose que l’on demande, c’est que ce bureau soit connecté, pour justement pouvoir continuer à travailler avec nos collègues non présents. Donc oui, les outils connectés sont utiles et ils le sont pour un grand nombre d’entreprises. Le digital, c’est le futur. Sa place dans la société grandit chaque jour et touche de plus en plus d’entreprises dans différents secteurs. »