Comment favoriser les communications entre collègues, à la maison et au bureau
Bientôt un an que les entreprises ont, dans l’urgence, transformé leurs moyens de communication. À l’heure d’un retour progressif au bureau, ce sont les espaces, désormais, que l’on doit adapter.
Télétravail
Cette ultra-connexion ne nous quittera plus : en télétravail comme en présentiel. Alors qu’une partie des collaborateurs sera sur place et l’autre à distance, les vidéoconférences vont se multiplier. « Pour améliorer la communication entre les équipes, il va y avoir une remise en question des espaces de bureau assez rapidement », selon Michaël Hamesse. Il est cofondateur de WAVEinside. « Si le télétravail se généralise et que l’on veut faciliter le contact entre les collaborateurs, il faut supprimer les obstacles à la communication. » C’est-à- dire simplifier le multicanal.
L’expérience de l’utilisateur
Et au centre de ce réagencement ? L’expérience de l’utilisateur. Qu’il soit un collaborateur qui cherche rapidement un espace où s’installer pour une vidéoconférence improvisée avec un collègue resté chez lui. Ou qu’il soit un client important, l’expérience doit être simple, rapide et efficace. « L’obstacle majeur à l’utilisation des technologies en général. Et plus particulièrement aujourd’hui de la vidéoconférence, c’est le temps qu’il faut pour se connecter. » Des câbles partout, la connexion wifi qui rame, des outils de présentation qui ne sont pas compatibles entre eux, le nombre insuffisant de prises d’alimentation pour les ordinateurs personnels, etc. « Les outils doivent permettre de diffuser du contenu ou de lancer une téléconférence en quelques secondes, et non en quelques minutes. » Bref, la vidéoconférence en un clic !
Technologies
De la même manière que nous avons dû optimiser nos processus de travail pour être efficaces à distance. Il faudra adapter nos bureaux aux technologies. Autoriser plusieurs vidéoconférences en parallèle, être compatible avec les différents types de câblage (HDMI, USB-C, …) et les différentes plateformes (parmi les plus utilisées, Teams, Zoom ou encore Webex). Voici la première partie du défi que doit relever notre futur mobilier. L’autre partie consiste à ne pas perdre en esthétique et fonctionnalité ce que l’on gagne en technologie et efficacité. Ce mobilier devra être aussi mobile et flexible que nous le sommes, tout en s’adaptant aux différents lieux de travail.
Communication
« La crise sanitaire a démontré que du mobilier spécifiquement dédié à la communication doit pouvoir facilement évoluer dans le temps. » Un exemple : des mini-cellules pouvant accueillir des réunions présentielles et/ou virtuelles entre 2 ou 3 collègues, déplaçables au besoin, un mobilier que l’on installe facilement y compris dans des salles qui n’ont pas été conçues pour. Ou encore une technologie facilement manipulable qui ne requiert pas de compétences informatiques particulières. « Les professionnels ont pris conscience de l’utilisation intensive du multimédia dans les salles de conférence. Ils prennent désormais conscience de l’importance et de l’utilité de repenser leurs espaces de travail avec des outils conçus pour », conclut le CEO de WAVEinside.