Effectief vlootbeheer loont effectief de moeite

Vlot transport is meer dan ooit cruciaal voor organisaties. Wie erin slaagt zijn vloot efficiënt te laten opereren, heeft sowieso een streepje voor op de concurrentie. Maar hoe realiseer je dat concreet?

Kris Declercq
Burgemeester stad Roeselare

Hoe maken jullie concreet werk van efficiënt vlootbeheer?

“Sinds 2006 evalueren we jaarlijks onze vloot: het verbruik en gebruik van het volledige wagenpark, de kostprijs, de milieu-impact… Op basis daarvan en met aandacht voor technologische evoluties investeren we vervolgens duurzaam en gericht in onze vloot. Niet alleen kostenefficiëntie is daarbij van belang, ook goede dienstverlening naar burgers en bedrijven, ondersteuning van lokale concessiehouders, beperking van uitstoot, stimulering van nieuwe technologieën en businessmodellen in de automarkt en kennisdeling met andere besturen, burgers en bedrijven zijn belangrijk. Ook transportmodi als – elektrische – dienstfietsen, quadricycles, openbaar vervoer en deelauto’s nemen we hierin mee.”

Welke invloed merken jullie hierdoor op de efficiëntie van de organisatie?

“Door ons langetermijnbeleid worden onze auto’s steeds efficiënter. Niet alleen worden door de verjonging van de vloot individuele wagens beter, we springen er ook efficiënter mee om. Na de introductie van CNG-auto’s noteerden we tot 50 procent besparing op brandstofkosten ten opzichte van dezelfde wagen op benzine. Dit zet ons er toe aan om steeds verder op zoek te gaan naar verbetering van ons vlootbeheer. Zo voerden we in 2012 een poulesysteem in, waardoor we onze vloot konden inperken zonder aan dienstverlening in te boeten. Track and trace werd op 1 januari 2018 ingevoerd, net als een efficiënter en gebruiksvriendelijker intern reservatiesysteem.”

Welke economische/fiscale voordelen haalt u uit efficiënt vlootbeheer?

“Vroeger hadden we de reflex om voertuigen aan te kopen die vooral goed waren in wat ze doen, zonder na te denken over factoren als afschrijvingstermijn en verjonging. Vaak reden onze dienstwagens dan ook ruim 15 jaar rond, tot ze bijna schroot waren. Vandaag zet de stad Roeselare volop in op elektrische wagens, op leasing in plaats van kopen en op het delen van dienstvoertuigen met burgers buiten de uren. Hiermee slaan we veel vliegen in één klap. Onze vloot wordt milieuvriendelijker, we drukken de investeringskosten, we delen met burgers en bedrijven die anders misschien niet de middelen hebben om een elektrisch voertuig aan te kopen én we zijn mee met de nieuwste technologie inzake elektrisch rijden.”

Bert Van Rompaey
Head of Human Resources bij BNP Paribas Fortis

Hoe maken jullie concreet werk van efficiënt vlootbeheer?

“Lang voor de wetgevende initiatieven in kwestie, hebben wij de facto een reward-beleid ingevoerd om mensen aan te zetten na te denken over hun mobiliteitsbehoefte. Zo worden ze actief gestimuleerd om alternatieve mobiliteitsmogelijkheden zoals het openbaar vervoer of de fiets te gebruiken. Als ze toch een auto nodig hebben, moedigen we ze aan die zo weinig mogelijk in te zetten. Voor drie vierde van de mensen voorzien wij bijvoorbeeld géén tankkaart of parking maar werken we met onkostennota’s. Om de eenvoudige reden dat we willen vermijden dat een wagen ‘fout’ gebruikt wordt ‘omdat er een tankkaart of parking is’. We voorzien enkel een tankkaart voor mensen in functies waar echt veel moet gereden worden.”

Welke invloed merken jullie hierdoor op de efficiëntie van de organisatie?

“Wij spelen daar proactief op in: de eerste maatregel inzake mobiliteit bestaat erin om de administratieve hoofdgebouwen onder te brengen in de nabijheid van een strategische transportpool, bijvoorbeeld een station. Resultaten voor onze Brusselse vestigingseenheden: op 30 juni 2017 kwam 75 procent van het personeel met het openbaar vervoer naar het werk, een hoger percentage dan het gemiddelde in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (53 procent). Op die manier worden we minder afhankelijk van de alsmaar langer wordende files, en dat komt de efficiëntie ten goede.”

Welke economische/fiscale voordelen haalt u uit efficiënt vlootbeheer?

“Onze grootste winst zien wij vooral op ecologisch vlak: ons beleid stimuleert mensen die een auto nodig hebben om een kleinere/minder vervuilende wagen te nemen, en niet noodzakelijkerwijze het beschikbare autobudget op te nemen. Dat overblijvende budget valt immers niet weg, maar kan aan andere voordelen worden besteed. In de parkings van onze grote vestigingen in Brussel zijn – waar mogelijk – oplaadpalen voorzien voor hybride en elektrische auto’s. Er is trouwens een beleid uitgewerkt om ons ervan te verzekeren dat plug-in hybride auto’s op een groene manier worden gebruikt. Concreet slaagde Fortis er tussen 2012 en 30 juni 2017 in het aantal professionele verplaatsingskilometers per FTE met 16 procent te doen dalen, goed voor 4 procent minder CO₂-uitstoot van de bank.”

David Grammenidis
Fleet Manager bij Facilicom Group Belgium

Hoe maken jullie concreet werk van efficiënt vlootbeheer?

“Onder Facilicom Group opereren verschillende bedrijven. Net daarom hebben wij ervoor geopteerd om het wagenpark volledig intern te beheren, van aankoop tot en met verkoop. Hierdoor kunnen wij zeer snel schakelen in onze pool en is de administratieve impact miniem. Daarbovenop hanteren wij het lean principe, waardoor onze inventaris zeer klein is. Met behulp van onze software meten wij continu het gebruik en stellen we snel en accuraat verbeteringsrapporten op. Daarnaast hanteert Facilicom een policy waarbij we onder meer de CO₂-uitstoot minimaliseren en het aantal merken en modellen limiteren. Bovendien moedigen wij andere, ecologische manieren van transport aan, wat volledig kadert in het mobiliteitsbudget.”

Welke invloed merken jullie hierdoor op de efficiëntie van de organisatie?

“We creëren voor zowel organisatie als medewerkers grote flexibiliteit. Zo hebben we meer bewegingsruimte en kunnen auto’s gemakkelijk – en zonder veel administratieve rompslomp – van het ene bedrijf naar het andere worden overgebracht. Omdat we niet gebonden zijn aan een contract met derden hebben wij de vrijheid om auto’s op te starten, – vervroegd – te stoppen, te verlengen of te verkorten waar het economisch goed uitkomt. Dit brengt met zich mee dat wij steeds met zo weinig mogelijk stilstaande voertuigen werken en er dus zelden of nooit overschot van wagens op onze parkings is.”

Welke economische/fiscale voordelen haalt u uit efficiënt vlootbeheer?

“Naarmate de wetgeving verandert, proberen wij het meest economische voordeel te behalen. Dit uit zich momenteel voornamelijk in de beperking van de CO₂-uitstoot van onze auto’s, waardoor we streven naar de maximale fiscale aftrek. Bovendien proberen wij onze pool te vullen op basis van alternatieve brandstoffen, zoals elektronische en CNG-wagens. Daarnaast zorgt de centrale inkoop van voertuigen voor schaalvoordelen. Zo koopt Facilicom Wheels voor alle bedrijven in groot volume aan scherpe inkoopprijzen aan. Ten slotte minimaliseren we zo ook onze btw-verliezen bij het intern doorschuiven van onze auto’s.”