Zorgt outsourcing voor meer ademruimte op de finance-afdeling?

Delegeren, delegeren: wie het even niet meer weet, kan het misschien wel via externen leren? De corebusiness eist vaak alle aandacht, waardoor andere activiteiten aan de kant worden geschoven. Financiële administratie is daar soms een van. Is outsourcing de oplossing?  

De financiële administratie gezond houden vereist behoorlijk wat kennis en inzicht. Dankzij outsourcing heb je daar gemakkelijk toegang toe. Daarbij besteed je specifieke processen uit aan externen, met heel wat voordelen. 

“Alles hangt af van de noden van de klant die kijkt naar outsourcing om bijvoorbeeld onvoorziene omstandigheden op te vangen of met een permanente nood zit aan een financieel profiel, maar geen fulltime werk kan bieden”, begint Valérie Rivière, senior manager accounting bij Grant Thornton. “Bovendien vormen de financiële beroepen tegenwoordig een knelpuntberoep, en dan is outsourcing een goede tijdelijke of langdurige oplossing.” 

Als onderneming kun je de finance-afdeling natuurlijk niet on hold zetten, zeker niet met het oog op groei of uitbreiding. “Heb je te weinig kennis of ervaring in een bepaald proces, dan is een samenwerking met een externe partner aangewezen”, aldus Jeroen Rondags, manager outsourcing bij iCredit. “Daar ontstaat soms wrevel, want het kan aanvoelen alsof je taken volledig afstaat aan een derde partij. Maar zo mag je dat niet zien. Als bedrijf ligt de focus op de corebusiness, en via outsourcing doe je beroep op expertise, ervaring en kennis van een externe die dáárvan zijn corebusiness gemaakt heeft. Dat gaat algemeen de kwaliteit van je organisatie verhogen.”

Outsourcing zorgt niet alleen voor meer kwaliteit, het maakt een onderneming ook weerbaarder. Het optimaliseren van zowat al je financiële processen is een welkom neveneffect wanneer je een specialist inhuurt. Doordat er experten ter plaatse zijn, kunnen zij namelijk bepaalde zaken proactief detecteren en een onderneming wapenen tegen eventuele toekomstige setbacks. Rivière: “Specialisten via outsourcing worden continu getraind en volgen voortdurend opleidingen, waardoor zij optimalisaties en mogelijke verbeteringen sneller opmerken.” 

Het inschakelen van opgeleide specialisten via outsourcing verlaagt bovendien het algemene kostenplaatje. Rondags: “Je doet namelijk beroep op een partij die georganiseerd is en toegang heeft tot bepaalde tools die bijvoorbeeld debiteurenopvolging kunnen automatiseren, stroomlijnen, rapporten uittrekken…” Zulke softwarepakketten zijn niet goedkoop noch eenvoudig te implementeren in een organisatie. Tel het niet moeten aankopen van dergelijke tools op bij het niet-investeren in personeel en het opleiden ervan en je komt uit op een fikse kostenbesparing. 

Snelheid en flexibiliteit sluiten zich aan bij het lijstje voordelen. “Veel ondernemingen zien pieken en dalen in hun facturatieproces”, aldus Rondags. “In drukkere periodes kunnen externen meerdere uren werken en andere maanden weer afbouwen. Dat kun je met eigen personeel niet maken.” Rivière vult aan: “Outsourcen is vooral heel efficiënt. Specialisten werken dezelfde taken meestal sneller af en je hebt toegang tot een continue dienstverlening: heb je iemand nodig, dan wordt er binnen de kortst mogelijke termijn een expert in het bedrijf geplaatst om de financiële administratieprocessen over te nemen.” 

Belangrijke sidenote: niet álle touwtjes moeten uit handen worden gegeven bij outsourcing. “Veel bedrijven denken geen overzicht meer te hebben, maar dat is niet waar”, meent Rondags. “Bij een debiteurenopvolging bijvoorbeeld heb je een hele procesflow – van de factuur opmaken tot collection call. Je kunt perfect slechts één stap of enkele stappen outsourcen.” Transparantie is daarbij een sleutelelement. Rivière: “Er moet een connectie zijn met de interne werking van een bedrijf, of dat nu remote of ter plaatse is.” Daar is ook Rondags het mee eens. “Duidelijke afspraken zijn nodig. Je moet doen wat je zegt en zeggen wat je doet. Transparant en aantoonbaar de afspraken nakomen dus. In een outsourcingverhaal is dat heel belangrijk.”