Software houdt onbetaalde facturen onder controle
Bij ongeveer een derde van de faillissementen in België vormen onbetaalde facturen de belangrijkste reden voor het bankroet. Het is duidelijk: zorgen dat je facturen op tijd betaald worden, is voor bedrijven levensbelangrijk. Software kan daarbij helpen.
Onbetaalde facturen vormen een groot probleem voor ondernemers, ongeveer 95 procent van alle Belgische ondernemingen wordt er ooit mee geconfronteerd en momenteel wordt 51 procent van alle B2B-facturen te laat betaald. “Dat is een ramp voor de cashflow van bedrijven”, zegt Alessandro Drappa, medeoprichter van Recovr. “Omdat jouw geld vaststaat op de rekening van je klant, kun je het niet gebruiken voor investeringen, om je personeel te betalen of de belastingen te voldoen. Bovendien zet het ook een kettingreactie in gang: veel bedrijven worden slechte betalers omdat ze zelf te laat of niet betaald worden door hun klanten.”
Niet enkel geldgebrek zorgt voor laattijdig betalen, zegt Drappa. Ook fouten op de facturen, facturen die naar de verkeerde persoon gestuurd worden of facturen die nooit opgemaakt worden, vormen een probleem. “Bij veel bedrijven zien we dat er totaal geen proces is rond de opvolging van openstaande facturen. De aandacht gaat, volkomen begrijpelijk, naar andere zaken. Zeker bij kmo’s voelt vaak niemand zich verantwoordelijk om dit op te nemen. Zolang er geld op de rekening staat, is het probleem onzichtbaar. Maar zodra er financiële moeilijkheden zijn, gaan plots de alarmbellen af.”
Zeker bij kmo’s voelt niemand zich verantwoordelijk om onbetaalde facturen op te volgen.
Het is dus belangrijk om hier de vinger goed aan de pols te houden. “Als je met 40 procent facturen zit die te laat betaald worden en het duurt 15 dagen voor je dit opmerkt, dan kost je dat al twee procent van je jaaromzet”, waarschuwt Drappa. “Als je weet dat de gemiddelde marge in België ongeveer drie procent is, kun je je de impact hiervan wel inbeelden. Onbetaalde facturen kosten enorm veel geld, maar bedrijven weten het niet.”
Hoe langer je wacht om in actie te schieten, hoe kleiner de kans dat je je geld ziet. Daarom is het een goed idee om het opvolgingsproces van de eerste stap te automatiseren. “Elke dag kan software binnengekomen betalingen matchen tegen uitstaande facturen en de situatie opvolgen. Is een factuur te laat? Dan wordt er automatisch een workflow opgestart. Via mail of brief kun je automatisch herinneringen of aanmaningen uitsturen, volledig gepersonaliseerd en via het juiste kanaal.”
Die opvolgingen maken het de klant ook zeer gemakkelijk om te betalen, want je kunt er bijvoorbeeld een QR-code bijzetten. Op die manier worden betalingen veel minder op de lange baan geschoven. “Als een hardnekkige weigeraar toch niet betaalt, kun je met een druk op de knop ook verdere stappen zetten en de factuur doorschuiven naar een advocaat of incassokantoor”, zegt Drappa. “Veel kmo’s kennen die wereld niet of weten niet hoe ze dat moeten doen. Ook dat wordt hen uiterst simpel gemaakt. Het uiteindelijke resultaat is altijd dat je sneller betaald wordt en dat je cashflow er meteen op vooruit gaat.”