Hybride werkomgeving: Revolutie op de werkvloer

De versnelde trend van thuis- en telewerken heeft een impact op de moderne werkomgeving. Het kantoor met gescheiden ruimte voor het management wordt ingeruild voor een hybride werkplaats. Niet alleen kantoorruimtes gaan op de schop, ook de manier van leidinggeven.

Viktoria zet om 7 uur ’s ochtends haar computer aan en stuurt de eerste e-mails uit om vervolgens om 8 uur haar zoontje naar school te brengen. Overdag voert ze administratief werk uit en bereidt ze presentaties voor. Om 15 uur haalt ze de kleine weer op, bereidt het avondeten en maakt ’s avonds nog wat werk af. Twee dagen in de week gaat zij naar kantoor en neemt haar echtgenoot de huiselijke taken over. “Ik zou me geen raad meer weten als ik vijf dagen per week van Antwerpen naar Brussel moet rijden om van negen tot vijf op kantoor te zitten”, zegt ze over haar flexibele werksituatie. “De flexibiliteit van mijn hybride werkomgeving is ideaal voor onze gezinssituatie en inmiddels leidend in de keuze voor een werkgever.” 

Zoals Viktoria zijn er velen in België die tijdens corona geproefd hebben van de geneugten van het thuiswerken. Het lijkt dan ook een illusie dat we ooit terugkeren naar een fysieke werkplaats waar mensen alle dagen van de week slijten, stelt ook Johnny Trioen, zaakvoerder van Meliopus, dat bedrijven adviseert bij de inrichting van moderne werkplaatsen. “De moderne werkomgeving is thuis, in de tuin, op café maar ook op kantoor.” 

In reactie op het hybride werken is het traditionele kantoor momenteel aan een revolutionaire herinrichting onderhevig. Zo moet het kantoor plotseling concurreren met de thuissituatie waar de omstandigheden vaak ideaal zijn voor de werknemers. Experts zien hierdoor een huiselijkere inrichting van de kantoorruimte ontstaan waarbij ontspanning, teambuilding en beleving een belangrijke rol innemen. “Ga niet meer voor de goedkoopste koffiemachine. Vraag er desnoods een kleine vergoeding voor”, geeft Trioen een voorbeeld.  

Hij gaat regelmatig op acquisitie bij bedrijven met een stijve kantoorinrichting die problemen hebben met het aanwerven van personeel. “Een klassieke kantooromgeving voldoet niet meer om mensen aan te trekken, vooral niet jonge mensen”, stelt hij. “Een kantoor moet ook de visie van het bedrijf uitstralen. Je kunt wel op je website schrijven dat je duurzaam bent, maar dat moet je ook tonen in de inrichting.”

Helen Goovaerts, managing director van hr-consultant Obelisk, stelt dat het kantoor van dienstverlenende bedrijven steeds meer de functie van ontmoetingsplaats heeft voor werknemers. Het alleen werken in stilte kan in hoofdzaak thuis gebeuren, maar voor sommige processen zijn fysieke samenkomsten essentieel. “Denk aan creatieve brainstormsessies, het werkt veel beter als mensen fysiek met elkaar overleggen.”

In de inrichting vertaalt de nieuwe functie van kantoorruimtes zich ook in meer op maat gemaakte en polyvalente ruimtes, zoals ‘bubbels’ waarin een klein team zich kan terugtrekken. Dit in tegenstelling tot de open kantoorruimtes die lange tijd leidend waren. Deze ‘bubbels’ zijn uitgerust met technische hulpmiddelen, zodat andere gesprekspartners ook digitaal kunnen aanhaken. 

Experts zijn het erover eens dat het kantoor een belangrijke rol blijft spelen. “Er zijn altijd medewerkers die graag naar kantoor blijven komen omdat zij bijvoorbeeld geen goede thuiswerkplaats hebben of omdat zij de sociale contacten belangrijk vinden”, vertelt Trioen. Volgens hem moet hier bij de kantoorinrichting ook rekening mee gehouden worden in de vorm van stille werkplaatsen. 

Goovaerts vult tot besluit aan dat de moderne bedrijfsleider op zoek moet naar een nieuwe managementstijl waarbij hij directe controle moet loslaten. “Dit is niet altijd makkelijk, maar geef mensen de vrijheid en vooral het vertrouwen. Onderzoek heeft uitgewezen dat mensen met meer vrijheid binnen het juiste beleidskader meer verantwoordelijkheid nemen en daardoor ook productiever zijn.”

Wat betreft de hybride werkomgeving zijn duidelijke afspraken essentieel: “Spreek van tevoren af wanneer en in welke gevallen mensen naar het kantoor moeten komen. Dat schept duidelijkheid en voorkomt ook keuzestress bij de werknemers.”