Het (digitale) kantoor van de toekomst

Een ware digitale revolutie lijkt in ondernemen momenteel onvermijdelijk. Ondernemers moeten risico’s nemen en durven springen in een nieuwe, digitalere wereld. We vroegen Peter De Keyzer en Eline De Munck naar hun verwachtingen van de toekomst, de periode na de huidige coronacrisis. 

“Als je zoals mij een winkel hebt en producten verkoopt, dan is permanent telewerken niet realistisch”, klinkt het alvast bij De Munck. “Wij moeten een service kunnen bieden en de mensen helpen. Daarnaast zijn veel productiebedrijven belangrijk voor onze producten, ook zij kunnen niet telewerken.

Voor mijn sector is dat geen optie, al merk ik wel dat er heel veel zaken ook vlotter verlopen nu, tijdens deze crisis. Agendapunten moeten op voorhand worden vastgelegd om efficiënter tot constructieve beslissingen te komen. Knopen worden sneller doorgehakt, net omdat het onlinemeetings zijn.”

Extra veel management

Iets wat ook De Keyzer ervaart, al kruipt er in die onlinemeetings wel extra veel management. “Je moet ervoor zorgen dat iedereen beschikbaar is voor een videocall. Op de werkvloer kun je gewoon naar die persoon toegaan wanneer nodig. Het thuiswerken gaat, maar permanent telewerken, lijkt me niet haalbaar. Je kunt fysiek perfect werken op afstand als je een kantoorjob hebt, maar in de praktijk gaat dan de cultuur van je ondernemen gewoon verdwijnen.

Het team- en samenhorigheidsgevoel ontstaat op de werkvloer, dat kun je digitaal niet vervangen. Samen dingen beleven en af en toe aan de koffiemachine iemand tegenkomen voor een toffe babbel, dat heb je nodig. Wel denk ik dat videocalls populair zullen blijven als vervanging voor telefonische gesprekken en meetings op afstand.”

Het team- en samenhorigheidsgevoel ontstaat op de werkvloer, dat kun je digitaal niet vervangen.

Techkantoor en werktools

Telewerken zal ongetwijfeld meer onderdeel uitmaken van het toekomstige ondernemen. Welke werkapps en -tools kunnen helpen om dat efficiënt te doen verlopen? “Zelf maak ik erg veel gebruik van WhatsApp”, licht De Keyzer toe. “Dat kun je ook gebruiken op je laptop en zo meer informatie in één keer doorsturen. Je maakt er aparte groepen aan per project, waardoor het makkelijk is om het overzicht van bepaalde opdrachten te bewaren.

Digitale bedrijfsfunctie

Google Drive is handig om documenten te delen waar iedereen aan kan en Google Hangouts is dan weer bruikbaar voor onlinemeetings.” De Munck zet eveneens in op die laatste. “Wij maakten er al gretig gebruik van, maar nu natuurlijk nog meer. Zelf werken we aan een chatbot als digitale tool, om de consument online meer bij te staan. Dat helpt zeker om je bedrijf digitaal te doen functioneren en in het ondernemen.”

Netwerken in virtuele omstandigheden?

En wat met netwerken, de motor van ondernemen? Kan op zo’n ongedwongen manier – hapje, drankje, babbeltje – nieuwe (zaken)relaties ontmoeten eveneens uitsluitend digitaal verlopen in de nabije toekomst? “Je kunt webinars organiseren voor veel mensen simultaan, maar een echte connectie maken, dat is al heel wat moeilijker. Het sociale aspect, dat hoort nu eenmaal bij netwerken. Dat lukt niet digitaal”, klinkt het bij De Keyzer. “Tijdens netwerken wil je jouw persoonlijkheid laten zien en tonen waarvoor je merk staat”, vult De Munck aan. “Dat gevoel kun je erg moeilijk online creëren, zeker wanneer je iemand nog niet kent.” Alleen nog e-peritieven lijkt dus voorlopig geen afsluiter van de (digitale) werkdag.

Risico’s durven (onder)nemen

“Ondernemen gaat volgens mij revolteren tegen alles wat er nu aan de gang is”, meent De Munck. “Hoe de klap van de coronacrisis wordt opgevangen, dat valt nog te bekijken. Eén ding staat vast: de digitale revolutie zal zich sterker doorzetten. Als ondernemer moet je nu durven risico’s nemen en prognoses maken. Je moet dingen vanuit een ander perspectief bekijken en dat is enorm spannend.”

Hoe de klap van de coronacrisis wordt opgevangen, dat valt nog te bekijken. Eén ding staat vast: de digitale revolutie zal zich sterker doorzetten.

Overleven, een nieuwe bedrijfsbezigheid

De Keyzer denkt dat men in ondernemen meer op langere termijn moet durven denken en toch ook voorzichtiger zullen worden. “Nu heerst er het besef dat je op langere termijn moet kunnen voorzien dat je bedrijf een sluiting van vijf à zes weken overleeft. Dat zal voor velen een onderdeel van een standaardplanning worden, een buffer creëren om dergelijke crisis te overleven. Daarnaast valt het te bekijken hoe bedrijven dingen ondernemen uit de crisis zullen komen. Misschien dat er meer flexibelere en halftijdse jobs zullen verschijnen, om bedrijven terug te helpen groeien. Al is overleven momenteel de belangrijkste bezigheid voor iedere onderneming.”

Hoe efficiënt thuiswerken?

Wie toch meer zal thuiswerken, kan ongetwijfeld heel wat tips gebruiken: hoe maak je van een thuiswerkdag een succes? “Voor veel mensen is thuiswerken niet evident. Als tip zou ik meegeven om je vrije tijd ergens anders proberen door te brengen dan thuis, anders vind je geen rust”, raadt De Munck aan. “Wanneer je werkplek ook je ontspanplek is, heb je geen ruimte om je hoofd leeg te maken. Ga voor of na je werk sporten of wandelen, zodat je jouw lichaam en geest fit en actief houdt. Dan kun je jezelf daarnaast beter focussen.”

Realistisch werkritme

De Keyzer vult aan: “Leg jezelf voldoende discipline op. Maak realistische to-dolijstjes aan het begin van de werkdag en werk die ook af, zodat je niet gefrustreerd je werkdag eindigt. Doe alsof je gewoon een dag naar kantoor gaat. Sta op tijd op, kies fatsoenlijke kleren en blijf niet in je pyjama zitten, en probeer dat kantoorgevoel en dat ritme te behouden. Het is heel vermoeiend om voortdurend vanop afstand te werken, en op die manier maak je het jezelf makkelijker om er een succes van te maken.”

Ondernemer en influencer Eline De Munck is co-founder en manager van Odette Lunettes. Een tijdloos high end eyewear brand met een uitgebreide collectie brillen en zonnebrillen. Eline is daarnaast ook bekend als televisiegezicht van programma’s zoals onder andere ‘Thuis’ en ‘Steracteur Sterartiest’. Odette Lunettes moest de winkel sluiten, maar blijft operationeel achter de schermen via de webshop. Ze doen nu onlineconsultaties met behulp van Facetime.

Ondernemer Peter De Keyzer is co- founder en managing partner van Growth Inc., een bedrijf dat anderen helpt met strategische communicatie en advies. Eerder was hij hoofdeconoom bij onder andere BNP Paribas Fortis en KBC. Hij schrijft als opiniemaker voor Belgische kranten zoals De Tijd en publiceerde zijn eigen boek ‘Groei maakt gelukkig’. Growth Inc. werkt momenteel verder van thuis uit.