The show will go on: 
Wat staat de eventsector te wachten na corona?

Financiële slagveld

De Belgische economie kreeg vorig jaar enkele rake klappen. Ze kromp net geen 7 procent. De eventsector komt als een van de meest gehavende uit dit financiële slagveld: evenementen en beurzen moesten een dik jaar geleden als eerste de deuren sluiten en kunnen hun activiteiten vandaag nog steeds niet ten volle hervatten. 

Toch mijdt de sector de zwartgalligheid. “2020 was het beste jaar ooit voor eventsector”, klinkt het – lichtjes tegendraads – bij Tom Bellens, CEO van live communicatiebureau Push To Talk. “Natuurlijk was het op verschillende vlakken een catastrofe: voor veel klassieke eventbureau’s was het een jaar vol lege agenda’s en dalende inkomsten. Maar de crisis bood onze sector ook de kans om zich los te rukken van vastgeroeste ideeën. Voor ons zijn live evenementen de puurste vorm van communicatie – of ze nu fysiek of digitaal plaatsvinden.

Push To Talk mocht de afgelopen maanden heel wat straffe, inhoudelijk sterke bedrijfsevents organiseren. Die bereikten door hun digitale karakter niet alleen veel meer mensen, live of uitgesteld, maar er was ook veel meer interactie. En dan was er nog het kostenplaatje dat gevoelig lager lag. Dat maakt het mogelijk om vaker inhoudelijke events te organiseren voor een grotere doelgroep. Die zet je ook sneller op poten dan een groots fysiek event, waardoor je korter op de bal kunt spelen.”

Inzetten op digitaal

Ook bij AED Studios in Lint, een van de grootste studiocomplexen van de Benelux, werd de voorbije maanden volop ingezet op digitaal. “Sinds september hebben we onze eigen extended reality-studio, waar via technologieën als virtual en augmented reality het fysieke en digitale met elkaar verbonden worden”, schetst Glenn Roggeman, CEO van de AED Group. Dat kan zelfs volledig live, zo bewezen ze tijdens de Gouden K’s, de awardshow van jeugdzender Ketnet. “Deze grootste XR-show van Europa werd als eerste ter wereld volledig live uitgezonden. Een primeur én een blijver: extended reality biedt heel veel spectaculaire mogelijkheden – voor shows en feesten, maar ook voor filmscènes. Je kunt heel creatief met het decor en de beleving omspringen.”

Gecontroleerd en gefaseerd

Ondanks de vele voordelen en mogelijkheden klinkt vanuit de sector toch ook de roep naar volledig fysieke events. “Mensen missen het contact, de ontmoeting, de beleving…”, klinkt het bij Bruno Schaubroeck van Event Confederation, de organisatie die de krachten van alle spelers in de sector bundelt. “Er bestaat geen twijfel over: we willen opnieuw honderd procent fysiek live gaan, al beseffen we dat digitaal manifest aanwezig zal blijven. Het wordt voor de ‘echte’ events dus een kwestie van meer service bieden. De mensen moeten een reden krijgen om zich daadwerkelijk naar een locatie te verplaatsen. Er ligt de sector dan ook een positieve uitdaging te wachten: we krijgen de kans om creatief te zijn en onze gasten een ultieme meerwaarde te bieden.”

“Ik zie de eventsector in de loop van dit jaar terug opstarten, maar dan gecontroleerd”, tempert Roggeman de verwachtingen. “Het eerste dat weer moet plaatsvinden, omwille van de economische noodzaak, zijn beurzen zoals Batibouw. Dat moet live: je moet producten zien en voelen, je krijgt graag face-to-face uitleg… Maar dat zal niet in zijn gekende vorm zijn: het zal eerder met vastgelegde tijdsblokken voor beperkte bezoekersgroepen zijn. Laten we daar al mee starten en zo veilig doorgroeien. Hetzelfde voor feesten: kleine groepen in openlucht zal dit jaar nog lukken, maar grote dansfeesten zie ik zo snel nog niet gebeuren. Daar kan de mix tussen online en live een prima oplossing zijn: denk aan enkele danszones met een paar honderd man die dan virtueel met elkaar geconnecteerd worden.”

Hybride events

Ook bij Push To Talk zien ze hybride events – deels live, deels online – als de perfecte tussenstap. “Wij gaan tot eind 2021 nog voluit voor digitale evenementen, omdat zowel onze klanten als de sector zelf vragen om zekerheid en continuïteit. We willen niet voortdurend aanpassen, of erger nog: annuleren”, klinkt het bij Bellens. “Dat geeft ons meteen ook de tijd om ons voor te bereiden op een gefaseerde heropening. De hybride aanpak kan daar perfect bij helpen: je zet dan, onder bepaalde voorwaarden, een fysiek event op poten voor pakweg 200 man dat je naar een grotere groep streamt. Loopt dat goed, dan kun je de densiteit de volgende keer uitbreiden naar meer personen op dezelfde oppervlakte. Zo niet, schroef je vlot terug.”

Preventie als codewoord

“De sector heeft zich te lang alleen maar gefocust op een volledige heropstart. Hoewel dat totaal onhaalbaar was”, zucht Roggeman. Straks moet het dus anders: kalm aan, gradueel en vooral veilig. “Waar veel mensen samenkomen is er nu eenmaal een risico. Zeker als je niet inzet op aanvullende beschermingsmaatregelen naast social distancing, handhygiëne en mondmaskers. Ik zette onze R&D-afdeling al een jaar geleden aan het werk. We ontwikkelden ons eigen luchtontsmettingstoestel dat onze studio kiemvrij maakt. Het systeem werd intussen op de markt gebracht en al in veel Europese landen aangekocht. Alleen in België bleef men wat achter. Jammer, want ook in de toekomst zal ‘preventie’ het codewoord zijn. We gaan nog heel wat jaren met deze en volgende coronavarianten moeten leren leven én feesten. Luchtontsmetting zal er gewoon bijhoren in eventruimtes.”

“Events houden altijd risico’s in, met of zonder corona”, onderstreept Bellens, die ook preventieadviseur is. “We moeten altijd het onverwachte verwachten. Dat is niets nieuws, maar de gedachte komt door de coronacrisis weer vaker naar boven. Dit is dan ook hét moment om werk te maken van een masterplan voor events: een veilig kader waarbinnen de sector zich in alle creativiteit kan uitleven. De crisis heeft er de mindset voor gecreëerd en de versnipperde sector samengebracht. Die kan nu samenzitten met de academische wereld en de overheid.”

Oplossingsgericht

“Onze sector is enorm oplossingsgericht”, pikt Schaubroeck in. “Dat is een waarde die we verder moeten uitdragen en versterken. Onze kracht schuilt in onze flexibiliteit: enkele weken na de bomaanslagen in Parijs stond de sector er weer, met grote, veilige events. Vandaag openen bezoekers nog steeds zonder aarzelen hun rugzakken bij de toegangscontrole, waarom zou dat anders worden met het handen ontsmetten? Ook dat kunnen we met zijn allen blijven doen. Ik verwacht dan ook dat we, eens het epidemiologisch kan, weer volop het vertrouwen krijgen dat we verdienen.”

Bosbrand

Als de sector straks weer uit de startblokken mag schieten, dreigt die echter even op halve kracht verder te moeten. “Onze sector, tot voor kort nog wereldleider, verloor veel van zijn pluimen: onze voorsprong verdween, kennis dateerde en onze beste mensen zochten elders werk”, geeft Roggeman toe. “Kijk ik naar de deelsector die ik het beste ken, de audiovisuele bedrijven? Dan zie ik het geld voor investeringen er opdrogen.

Na vijf jaar is het materiaal compleet verouderd, maar lang niet iedereen heeft vandaag een budget om straks aan nieuwe toestellen en technieken te besteden. Ondertussen zaten de technici, klankmannen, cameramannen… thuis te wachten, hopend op die snelle heropening. In Nederland en Duitsland werd de tijdelijke werkloosheid gekoppeld aan opleiding en training en bleven de werknemers, dankzij het principe van loonsubsidiëring, actief in de bedrijven. Hier niet. Geen wonder dat ze daar vandaag op ons voorlopen.”

Niet stilzitten

Bij Event Confederations onderstrepen ze dat niemand vrijwillig bleef stilzitten, maar geven ze toe dat de crisis haar sporen naliet. “Vroeger organiseerden we 200 events per dag. In zo’n goed draaiende sector word je automatisch elke dag beter. Maar rust roest: een lopende band die je weer moet opstarten, geeft ook wat gekraak en gepiep”, vergelijkt Schaubroeck. “Het probleem was dat we niet wisten hoe lang de werkonderbreking precies zou duren. Eerst ging het om een paar maanden, dan kon er toch weer iets, dan lag alles weer plat…

Onze eventsector was tot voor de coronacrisis ook niet verenigd genoeg. Het kostte ons te veel tijd voordat de overheid onze sector opmerkte en zijn precieze noden kende. Maar vandaag staan we sterker. Er is veel goesting om er weer volop tegenaan te gaan. Ja, de stilstand heeft anderen de kans gegeven om ons bij te benen, maar geef ons even en we halen hen weer in.”

Een vooruitzicht dat ook Roggemans deelt: “Vergelijk het met een bosbrand: verwoestend voor de bestaande natuur, maar na enkele jaren steken weer nieuwe planten de kop op en een paar decennia later staat er weer een mooi bos, alsof er niets gebeurd is.”

Mix van technologie & human touch

Wanneer de eventsector weer uit zijn as herrijst, zal die ook getransformeerd zijn. “Dat is de silver lining van deze crisis: het schudde onze vastgeroeste sector eens goed door elkaar. We gaan ons vak opnieuw opstarten met jong bloed. Ik geloof in de genialiteit van de jonge twintigers – van Madonna tot Steve Jobs: hun strafste prestaties hebben ze in hun beginjaren neergezet”, lacht Roggeman.

“Natuurlijk zal de eventsector er straks anders uitzien, maar hij zag er ook al anders uit dan tien jaar geleden. We zijn altijd in beweging”, aldus Schaubroeck. “De voorbije jaren zag ik een evolutie naar meer specialisatie: grote events vielen uiteen in een multitude van kleinere evenementen, de hypergrote beurzen van vroeger zijn nu doelgerichte vakbeurzen. Die trend zal zich na corona nog verder doorzetten: er komen meer kleinere events. Als bezoeker krijg je zo het beste van twee werelden: een collectieve samenkomst waarin je een individuele meerwaarde vindt. Om dat te bereiken zal er ingezet worden op de mix van technologische innovaties én een onmisbare human touch.”

Meer mogelijk in de toekomst

“Natuurlijk komt honderd procent fysiek live terug, maar ook het digitale en zeker het hybride event is gelanceerd en verdwijnt niet meer”, schetst Bellens. “Het maakt net meer mogelijk voor de eventsector van de toekomst, en dan heb ik niet alleen over corporate evenementen, maar ook voor de entertainmentindustrie: ik denk aan nieuwe businessmodellen waarbij je tegen een gereduceerd tarief tickets koopt voor de onlineversie van een uitverkocht festival, mét achter-de-schermen-beelden. Of een stadsfestival dat om veiligheidsredenen niet nog meer bezoek aankan, maar wel op meerdere locaties in hybride vorm kan doorgaan. Als we deze crisis aangrijpen om onze sector fundamenteel te verbeteren en verder te professionaliseren, geven we pas echt een positieve draai aan deze turbulente periode.”