‘Bedrijven die niet exact weten welke verplichtingen ze aangaan, lopen achter de feiten aan’
Uit de praktijk blijkt dat bedrijven vaak moeilijk grip krijgen op kosten en uitgaven. Software die het procurementproces op een gebruiksvriendelijke manier in goede banen leidt, kan een ruggensteun bieden.
Bedrijven die niet exact weten welke verplichtingen ze zijn aangegaan, lopen achter de feiten aan”, legt Nico Van der Meersch uit, managing partner van OptiMinds, zusterbedrijf van Dynatos. “Ze hebben geen zicht op de facturen die binnenkomen en krijgen goederen of diensten geleverd die nog goedgekeurd moeten worden. Als je dat niet onder controle hebt, heb je een hoge administratieve kost en zal je dan ook meer uitgeven dan gezond is. Veel uitgaven gebeuren namelijk bij niet-geprefereerde of zelfs onbetrouwbare leveranciers.”
Daarom zijn procedures nodig die ondersteund worden door de juiste tooling op vlak van sourcing, procurement en controle. Sourcing is een belangrijke eerste stap. Je specifieert je pakket van eisen en wensen en gaat daarmee de markt op. Je beschrijft je behoeften en vraagt informatie bij diverse leveranciers. Dan pas heb je alle info om over te gaan tot gunning van een opdracht en tot contracteren.
Sourcing en contractmanagement zijn dus tactische processen. Je zoekt de juiste leverancier aan de juiste voorwaarden en legt die voorwaarden vast in je organisatie. Procurement is de volgende stap: zodra het contract er is, kun je de naleving binnen je operationele proces bewaken. Dynatos biedt vooral softwareoplossingen die het volledige source-to-pay-proces digitaliseren en optimaliseren. “We maken gebruik van Coupa, een ‘business spend management’-platform dat alle stappen in het source-to-pay-proces ondersteunt. Met procesminingtechnologie visualiseren en analyseren we processen aan de hand van data. Zo meten we welke risico’s er spelen en of de compliance wordt nageleefd.”
Coupa legt de focus op verschillende typen uitgaven: van expense notes tot procurement. Er zijn veel gelijkaardige softwaretoepassingen, maar ze zijn niet allemaal even gebruiksvriendelijk, waardoor werknemers ze vaak links laten liggen. “Coupa biedt een bol.com-ervaring. Als je een nieuwe bureaustoel nodig hebt, zal Coupa verschillende webshops doorzoeken en de mogelijke oplossingen in hetzelfde portaal tonen”, aldus Van der Meersch. “Bovendien worden er meerdere functionaliteiten gecombineerd. Catalogusbeheer, contractmanagement en facturatiebeheer vormen bijvoorbeeld één ketting. In andere systemen zijn dat vaak gefragmenteerde modules.”
De software ontmaskert high risk suppliers door data uit de cloud te integreren.
Eenvoudige gebruikersadoptie is één belangrijke factor voor softwaretoepassingen, maar supplier adoption is dat evenzeer. Als leveranciers op meerdere manieren kunnen connecteren zonder een transactiekost te betalen, wordt samenwerken makkelijker en eenvoudiger. Een bijkomend voordeel van slimme software is dat die zich prescriptief zal gedragen. “De software toont wat je kan doen om een situatie te optimaliseren. Stel dat het systeem opmerkt dat er veel geld naar IT-materiaal vloeit maar er geen contracten zijn opgemaakt, zal je de raad krijgen om een sourcing event te starten.”
Die slimme software speelt bovendien een belangrijke rol in compliance risicomanagement. Als processen niet compliant zijn, dus in regel met de externe en interne regelgeving van een onderneming, verhoogt het risico op fraude en negatieve publiciteit. “Fraudedetectie is inderdaad een belangrijk aspect van een procurementtool”, bevestigt Van der Meersch. “Spend guard is een instrument waarmee Coupa via artificiële intelligentie toont waar de risico’s zitten. Het systeem geeft je een waarschuwing wanneer er verdachte uitgaven zijn of er een vermoeden is dat een leverancier een dubbelde factuur heeft aangeleverd, of plots een andere muntcode gebruikt. Ook interne fraude wordt zo ontmaskerd.”
Door leveranciers een health score toe te wijzen, vermindert de software het risico op onnodige uitgaven. “De software ontmaskert high risk suppliers door financiële data te combineren met data uit gerechtelijke- en bedrijfsdossiers, maar ook door mediabronnen uit te pluizen”, vertelt Van der Meersch. “Afhankelijk van de status die een leverancier krijgt, zal je de raad krijgen om facturen te blokkeren en een onderzoek te starten vooraleer tot betaling over te gaan. Ook de data uit de community is een belangrijke tool om risico’s te vermijden: hoe beoordelen andere klanten of bedrijven een bepaalde leverancier?”
Voor welke bedrijven is software als Coupa nu eigenlijk relevant? “Software als deze is essentieel voor bedrijven die een snelle groei doormaken of al een substantiële omzet en uitgavenvolume hebben. Denk aan een omzet van minstens 150 à 200 miljoen euro op jaarbasis. Vanaf dat niveau is het écht onontbeerlijk om te investeren in sourcing en procurement.”