Home Business Legal Een fact-uur te laat!

Een fact-uur te laat!

Eén van de grootste frustraties van ondernemers? De te laat of zelfs helemaal niet betaalde factuur. Hoe die centen incasseren zonder kwaad bloed te zetten bij je klant? En hoe vermijden dat dit opnieuw gebeurt? Enkele vaststellingen en richtlijnen op een rijtje.

‘Incassobureaus breken records’, kopten de kranten onlangs. In 2017 inden ze 204 miljoen euro in naam van bedrijven, banken en nutsmaatschappijen – een stijging van 8 procent ten opzichte van het jaar ervoor. Werk genoeg voor die incassobureaus in elk geval. Zo zou volgens een studie uit 2015 meer dan 42 procent van de totale waarde van Belgische B2B-facturen na vervaldag nog steeds openstaan. Vooral kmo’s lijden hier massaal onder. Volgens Pascaline Louwagie van TIME2PAY ligt een belangrijk probleem bij grote bedrijven die misbruik maken van hun machtspositie door heel lange betalingstermijnen te hanteren, die te nemen of te laten zijn. Louwagie: “Voor kleine, flexibele kmo’s is het vaak wurgend om op die manier hun cashflow gezond te houden. Dergelijke grote bedrijven reageren doorgaans ook niet op vriendelijke aanmaningen. Gelukkig leert de ervaring dat ze dat op juridische verzoeken wél doen.”

Toch moeten we bij betalingsachterstand niet enkel naar de debiteuren wijzen. De verantwoordelijkheid ligt even goed bij de schuldeiser. Zo ziet Dimitri Dedecker van Lawcom Advocaten & Incasso een algemene ingesteldheid om facturen niet noodzakelijk vóór de vervaldag te betalen omdat bedrijven hun debiteurenbeheer niet nauwgezet voeren. “Mochten bedrijven korter op de bal spelen, zou een groot percentage van hun facturen wél tijdig betaald worden”, licht hij toe. “Laksheid bij de schuldeiser zorgt voor laksheid bij de schuldenaar.”

Laksheid bij de schuldeiser zorgt voor laksheid bij de schuldenaar

– Dimitri Dedecker

Maar wat kan je nu als bedrijf doen om je facturen tijdig betaald te krijgen? Een gestroomlijnde – lees: geautomatiseerde en gedigitaliseerde – boekhouding kan al een goede basis zijn om fouten te vermijden. Voorschotfacturen kunnen ervoor zorgen dat de schuldvordering niet te hoog oploopt, maar vormen geen oplossing voor de laattijdige betaling. Vooraf een kredietonderzoek naar de klant voeren en vervolgens kort op de bal spelen, lijken de beste waarborgen om het probleem van laattijdige betaling te vermijden.

Maar wat is kort op de bal spelen? Dimitri Dedecker: “Zodra de vervaldag is bereikt zonder betaling, moet al een eerste aanmaning verstuurd worden, al dan niet gevolgd door een tweede aanmaning 15 dagen later. Wanneer tegen dan nog niet betaald werd, schakel je beter een incassopartner in die de druk kan opvoeren.” 

Zodra de vervaldag is bereikt zonder betaling van de klant, moet al een eerste aanmaning verstuurd worden

– Dimitri Dedecker

Maar bestaat het risico dan niet dat de debiteur de professionele relatie opblaast wanneer hij of zij door een incassobureau wordt aangeschreven? Dat hoeft niet per se het geval te zijn. Dimitri Dedecker: “Mmijn ervaring is dat bedrijven die een correct debiteurenbeheer voeren, daar door hun klanten niet voor ‘afgestraft’ worden. Wel integendeel: omdat de klant weet dat het bedrijf laattijdige betalingen niet tolereert, zal hij in de toekomst laattijdige betalingen vermijden.” Als de debiteur te goeder trouw is, moet incasso al helemaal niet het einde van de relatie betekenen. Het is daarbij vooral een kwestie van mentaliteit bij een bedrijf. Durft het zijn trots opzijzetten, een fout toegeven en vervolgens de stappen zetten om die goed te maken? Indien wel, dan kan men wellicht zonder vertrouwensbreuk samenwerken.

Wanneer men in zijn debiteurenbeheer redelijk blijft, bestaat zelfs de kans dat dit de onderlinge band tussen schuldeiser en schuldenaar versterkt. Wanneer bijvoorbeeld de klant na een eerste aanmaning de volledige hoofdsom betaalt, heeft het weinig zin om te blijven doordrammen op betaling van intresten en schadebeding.  De klant zal dit gebaar appreciëren. Hardnekkige wanbetalers daarentegen mag men gerust kordater aanpakken. Maar dan neemt het bedrijf beter een externe partner, incassobureau of advocaat, onder de arm. Louwagie: “Wees gewoon consequent in je debiteurenbeheer: maak de schuldenaar attent op de achterstand, laat hem duidelijk de volgende stappen weten en voer die dan ook uit.”

MEER

De bouwstenen van kwaliteit

Veiligheid, duurzaamheid, hygiëne: deze termen (of processen) worden binnen de voedingsindustrie alleen maar belangrijker. Niet alleen omdat de consument er beter van wordt, maar ook omdat het in termen van marketing en branding bedrijven vooruit kan helpen.

De nieuwe rol van de CFO: agent van...

Wie net doorheen deze FOKUS Business Guide bladerde, kan alleen maar vaststellen dat het boeiende tijden zijn voor CFO’s. Waar de financiële directeur vroeger vooral de middelen controleerde door te plannen en toe te wijzen, is het takenpakket vandaag een stuk gevarieerder.

Tijd, aandacht – en plaatjes – voor de zoekende...

Joris HesselsNu ons gammele vaalgele busje, de opplooibare caravan en de bijhorende liedjes na drie televisieseizoenen Radio Gaga stilgevallen zijn, neem ik even het (voor)woord om een ode te brengen aan de zorgende en zoekende mens. Wil je een plaatje aanvragen?

De verschillende lagen van Industrie 4.0

Smart Industry Industrie 4.0 biedt maakbedrijven de kans hun productiekosten te reduceren. Het real-time beschikbaar stellen van informatie is de eerste stap. Het automatisch bijsturen van de productie op basis van data-analyse is het summum.

‘Onze fout? We denken in te grote stappen. En...

InterviewAan het hoofd van het derde meest duurzame bedrijf ter wereld staat een Belg: Peter Vanacker kreeg grote schoenen te vullen als nieuwe CEO van Neste, wereldleider in de raffinage van hernieuwbare brandstoffen. Daarvoor hoefde hij geen wollen sokken aan.

Erop, erover of er levenslang in?

Jongeren en SeksWat verwachten jongeren vandaag van een relatie? Geloven ze in die ene ware, het beleven van een klassiek romcom-scenario? Of mag het allemaal wat minder serieus en is de over-the-topromantiek morsdood? Jongerenonderzoek verrast met een vrij conservatieve mentaliteit als het op relaties aankomt.