kantoor
IT

Zo creëer je het kantoor van de toekomst

15.06.2022
door Tom Cassauwers

Corona veranderde kantoorwerk grondig. Plots werd werken vanop afstand de norm, en zien heel wat bedrijven hun kantoor meer als ontmoetingsplek dan als werkplek. Maar is dit echt hoe het kantoor van de toekomst eruit zal zien? Drie experts geven hun mening.

kantoorStephan Tomlow
Teamleider ergonomie bij Liantis en ondervoorzitter bij beroepsvereniging VerV

Hoe ziet het kantoor van de toekomst er volgens u uit?

“Hoe het kantoor van de toekomst eruit zal zien, hangt af van het bedrijf. Er zullen er zijn waar er niets zal veranderen, sommige zullen op een hype springen en andere zullen doordacht veranderingen doorvoeren. Maar op de korte termijn zal niet plots elk kantoor er anders uitzien. Wanneer men nieuwe kantoorconcepten bouwt, vergeet men vaak wat de werknemers nodig hebben. Heel belangrijk bij sommige kantoorjobs is concentratiewerk. Om dat efficiënt te doen, moet je je kunnen afzonderen. Dat wordt deels overboord gegooid in landschapskantoren en flexwerkplekken, en is een van de redenen waarom mensen willen blijven thuiswerken. Een werkplek moet niet noodzakelijk een clubhuis zijn.”

Hoe zorgen we dat iedereen mee is met deze nieuwe manier van werken?

“We moeten kijken wat mensen doen. Hoeveel procent van hun tijd besteden ze aan wat, en hoe ondersteun je dat? In veel kenniswerk heb je afzonderlijke ruimtes nodig om geconcentreerd te werken. Wat moeilijk is als je in dezelfde ruimte zit als mensen die vaak telefoneren of digitaal vergaderen. Er zijn nu bedrijven die mensen verplichten om een paar dagen van thuis te werken, en het kantoor vooral als ontmoetingsplek zien. Dan duw je mensen in een keurslijf. Uit studies blijkt dat niet iedereen daar gelukkig mee is. Sommigen werken moeilijk van thuis uit, en willen op kantoor concentratie vinden. Naar je werknemers luisteren, en kijken wat hun noden zijn, is erg belangrijk.”

thuiswerkenDirk Paelinck
CEO van Workero en Interoffices, en chairman van de European PropTech Association

Hoe ziet het kantoor van de toekomst er volgens u uit?

“Bedrijven waren pre-corona al op zoek naar een manier om hun vastgoedkosten te doen dalen. In de meeste gevallen draaide dat rond oefeningen om minder vierkante meters te gebruiken, en meer flexibel werk toe te staan. Die trend is nu onomkeerbaar. We gaan naar een flexibilisering van de contracten en van de ruimte. Bedrijven gaan niet meer voor negen jaar tekenen om een gigantische ruimte te huren. We gaan ook flexibeler werken, waarbij werknemers zich deels thuis of op een derde werkplek, zoals een coworking, bevinden. Het kantoor wordt een nieuw soort ruimte, waar je mogelijk zaken terugvindt als een koffiebar of zelfs een fitness. Het wordt een plek om mensen te verbinden.”

Hoe zorgen we dat iedereen mee is met deze nieuwe manier van werken?

“Een recente studie op wereldniveau toonde dat nog geen 10 procent van de mensen elke dag op kantoor wil zitten. Daarnaast zijn er veel mensen die graag enkele dagen per week thuiswerken, maar daarna nood hebben aan samenhorigheid en leiding, 50-60 procent valt in die groep. De digitale kloof is een belangrijke reden waarom mensen enkel vanop kantoor willen werken. De wildgroei aan digitale tools is te groot voor hen. Er is maar één manier om daaraan tegemoet te komen: extra opleidingen voorzien. Zo zorgen we dat ook zij mee zijn, en dat die digitale kloof gedicht wordt.”

Wat voor rol en impact hebben digitale tools?

“Elk bedrijf zou personen of teams moeten hebben die zich enkel bezighouden met het digitale welzijn van de medewerkers. Digitale tools kunnen heel verwarrend overkomen, en er zijn er zoveel. Ook moeten bedrijven eerst zaken leren testen, alvorens iets helemaal te introduceren. Heel vaak zie je hoe er top-down beslist wordt om met verschillende tools te beginnen werken. Die zijn niet altijd even goed getest, en de introductie ervan gebeurt zonder feedback van de mensen zelf. De eindgebruikers moeten inspraak krijgen in hoe werkplaatsen zichzelf digitaliseren.”

kantoorKoen Van Beneden
Managing director HP België en Luxemburg

Hoe ziet het kantoor van de toekomst er volgens u uit?

“De locatie van werk is grondig veranderd. Uit onze ervaring zien we dat kenniswerkers in België gemiddeld twee tot drie dagen van thuis gaan werken. Hoe kleiner het bedrijf, hoe meer er naar kantoor gegaan zal worden. Maar voor grotere bedrijven zal enkele dagen thuiswerken de norm zijn. We denken dat mensen voor andere taken naar het kantoor zullen komen dan vroeger. Kantoren zullen meer dienen om collega’s te zien en een cultuur uit te bouwen. Maar tegelijk zal er nog een deeltje aan geconcentreerd werk moeten gebeuren. Een gemiddeld kantoor is daar niet noodzakelijk voor gebouwd. De ruimtes zelf moeten dus aangepast worden om er ontmoetings- en co-creatieplekken van te maken.”

Hoe zorgen we dat iedereen mee is met deze nieuwe manier van werken?

“Wij laten werknemers zelf beslissen. Maar er zijn bedrijven die daarmee worstelen. Sommige willen mensen verplichten om enkele dagen naar kantoor te komen, en andere willen hen verplichten om enkele dagen van thuis te werken. Cultuur en vertrouwen zijn daarbij erg belangrijk. We moeten afstappen van het idee dat mensen van 9 tot 5 moeten werken, en dat we dat moeten meten en controleren. Er moet meer op resultaten gestuurd worden. Je wil het beslissingsrecht naar de mensen zelf duwen. Sommigen zijn hyper-productief wanneer ze vijf dagen van thuis werken, en anderen willen juist constant collega’s rond zich. Je wil dit aan het individu overlaten, maar dat verwacht de juiste cultuur.

Wat voor rol en impact hebben digitale tools?

“Digitale tools zijn erg belangrijk geworden, veel meer dan in het verleden. Wanneer we van thuis werken, vallen we helemaal terug op onze digitale tools om met elkaar geconnecteerd te blijven. Als we een werknemer echt willen toelaten om te kiezen vanwaar ze werken, dan moeten ze dezelfde werkervaring krijgen, ongeacht waar ze zich bevinden. Bedrijven worstelen nu bijvoorbeeld met het coördineren van welke dagen mensen op kantoor zitten, zodat ze elkaar kunnen ontmoeten. Maar in een ideale wereld zou de digitale ervaring even goed moeten zijn als de fysieke. Digitale tools moeten naar die standaard gaan.”

Vorig artikel
Volgend artikel