Waarom IT de retailsector beter en efficiënter kan maken

IT en digitalisering binnen de retailsector kun je grosso modo terugbrengen tot de drie E’s: meer Efficiëntie, meer Effectiviteit en een betere Ervaring – zowel voor klant, medewerker, partner als toeleverancier. Een mooi voorbeeld daarvan is het Colruyt-project waarbij het SCFP (supply chain food platform) werd geïmplementeerd, door het aansluiten van de SPAR RPGC (retail partners colruyt group) bij Colruyts warehouse management systeem.

Thomas Van de Poel en Douwe Homminga werkten respectievelijk al zes jaar als senior solution analist en vijf jaar als senior software engineer mee aan dit intern logistieke IT-project binnen Colruyt Group IT. Maar vooraleer daar dieper op in te gaan: wat houden beide functies eigenlijk concreet in?

Verwachtingen en mogelijkheden

“De functie van software engineer is vrij breed, maar komt er in essentie op neer dat alle complexe technische vragen bij mij terechtkomen”, lacht Douwe Homminga. “Ik krijg de verantwoordelijkheid om samen met de softwareanalisten de architectuur voor te bereiden, en in de ontwikkelingsfase zit ik heel vaak samen met andere engineers om de zaken op te volgen. Ik ben dus minder betrokken bij de ontwikkeling zélf.”

“Als senior solution analist krijg ik de verantwoordelijkheid om, in het kader van dit project binnen supply chain food, de architectuur te vertalen naar effectieve aanpassingen aan processen en systemen die impact hebben op de eindgebruiker”, vertelt Thomas Van de Poel op zijn beurt. “Daarom gaan wij eerst afstemmen met die eindgebruikers: wat zijn de verwachtingen en mogelijkheden binnen de vooropgestelde architectuurlijnen, welke requirements moeten we verzamelen, welk compromis kunnen we vinden, enzovoort.”

“Vervolgens zoeken we een manier om die businessnoden te vertalen naar IT-taal – kortom, naar iets waar Douwe en zijn collega’s mee aan de slag kunnen (lacht). Binnen dit concrete project was ik lead senior solution analist en had ik een overkoepelende rol, in die zin dat ik het werk van collega’s mee richting gaf. In totaal heb ik meer dan vijf jaar op dit project gewerkt. Dat werd in maart opgeleverd, hoewel we tot op vandaag de bijkomende uitdagingen nog aanpakken.”

Emigreren naar nieuwe systemen

Om diezelfde reden hebben we het logistieke systeem van Colruyt Group zelf sterk uitgebreid.  Nu zijn er verschillende synergieën mogelijk tussen de beide bevoorradingssystemen. Het wordt ook gemakkelijker om zaken te traceren en issues op te lossen in systemen die op elkaar zijn afgestemd, of een oplossing uit te werken die goed en werkbaar is voor alle partijen. Een oplossing die op die manier ook veel meer impact kan genereren, en op grotere schaal.”

Verse sla

Waarom de focus op food? Is dat omdat dit een productgroep is waarbij efficiënte logistiek een absolute must is in termen van versheid en veiligheid? “Dat speelde natuurlijk mee, maar we wilden vooral een duidelijke afbakening”, antwoordt Douwe Homminga. “Het was bovendien heel interessant om met bepaalde productgroepen waarbij versheid cruciaal is – sla bijvoorbeeld – op zoek te gaan naar een evenwicht en frequentie waarbij de winkels werden niet te groot bevoorraad, maar ook niet te weinig, om op die manier derf zoveel mogelijk te vermijden. En laten we ook toch onze ecologische voetafdruk niet vergeten: het valt vandaag niet meer te verantwoorden om als retailer te veel derf te hebben binnen je verse producten.”

“Vervolgens konden we die inzichten toepassen op andere types verse producten. Niet zo evident, want je moet daar enorm veel data in steken. Bijvoorbeeld het feit dat het een weekend mooi weer wordt en er dus massaal veel gebarbecued zal worden. Dan moet de automatische herbevoorrading naar de winkels daar uiteraard op inspelen wat betreft de barbecue-gerelateerde producten. Maar uiteraard kunnen de winkels ook hun bestellingen aanpassen en afzien van automatische bevoorrading. Hoewel de meeste dat niet doen. Het betekent immers een enorme tijds- en efficiëntiewinst, omdat de geregistreerde verkopen automatisch tot accurate prognoses leiden.”

Systeem van ponskaarten

In een heel concurrentiële retailsector zoals in België, met verschillende grote en kleinere spelers, is het wellicht een enorme troef om een efficiënt en vooruitstrevend logistiek systeem te hebben. “Het is sowieso een absolute must als je je koppositie wil behouden”, beaamt Douwe Homminga. “Maar dat is ook altijd, en daarmee bedoel ik echt van in het begin, de sterkte van Colruyt Group geweest. Na de afkondiging van het Marshallplan heeft Colruyt in de jaren 50 maximaal ingezet op efficiënte winkelbevoorrading. Colruyt zag ook als eerste de voordelen in van de computer en van de registratiemogelijkheden die elektronica bood. Het was zonder meer revolutionair met het systeem van de ponskaarten.”

“Zo slaagde de keten erin om meer en meer op efficiëntie in te zetten, en voor elke winkel te kunnen voorspellen welke producten in welke mate verkocht zouden worden, omdat het centraal werd berekend. En wij blijven tot op vandaag werken aan de verbetering van onze logistieke systemen. Want klanten zijn geen robots die elke keer hetzelfde bestellen én onze systemen moeten up-to-date blijven. Bovendien blijft het in een land als België, met zijn verkeerscongestie, een uitdaging om producten just in time in de winkel te krijgen. Soms moet dat ’s morgens vroeg, maar dan moet je ook fluisterstille vrachtwagens voorzien. Er komt met andere woorden heel wat bij kijken. We mogen niet op onze lauweren rusten als we onze supplychain optimaal willen houden. We kunnen nu eenmaal niet naast elke winkel een groot magazijn zetten, dus moeten we kunnen rekenen op onze logistiek.”

“Vergeet ook niet dat we naast de verkeersproblemen vandaag ook rekening moeten houden met schaarste op de markt”, vult Thomas Van de Poel aan. “En dan heb ik het vooral over de moeilijkheid om nog goede magazijnmedewerkers te vinden. Dus hoe efficiënter je supplychain en hoe beter ondersteund door IT en digitalisering, hoe meer je de hele supply chain kunt ontlasten. Daarom is het goed dat wij als groep zo’n voorgeschiedenis in logistieke efficiëntie hebben.”

Computer centraal

De rol van IT binnen logistiek is onmiskenbaar. Toch associëren weinig mensen de retailsector met IT. Dat vinden beide heren jammer. “Vooral omdat, zoals ik al zei, de focus op IT er al vanaf het prille begin was”, aldus Douwe Homminga. “Het kan de retailsector echt helpen groeien. Of denk je dat het toeval is dat in elke Colruyt-winkel de computer centraal staat? Dat was en is letterlijk zeggen: de computer is het centrum die de zaak doet draaien. Bovendien toonde het dat we als retailer volop inzetten op technologie. Vandaag worden die servers, mainframe en computers verstopt. Maar in wezen vormt ons kassasysteem één grote zelfgemaakte computer.”

“Dat is van de eerste zaken die mij opvielen toen ik hier destijds begon”, vult Thomas Van de Poel aan. “De fierheid die hier nog altijd heerste over die ponskaarten van vroeger. Omdat we de eerste waren die dat als retailer deden. Nu klinkt dat natuurlijk onnozel, maar toen was dat echt vooruitstrevend. Vandaag heb ik dat als senior solution analist ook. Het gevoel mee te werken aan die indrukwekkende legacy. De IT is bij een retailer misschien minder zichtbaar dan bij een bedrijf dat websites bouwt, maar het is wel degelijk even belangrijk. Honderden interne applicaties zijn dagelijks bezig om het logistieke systeem aan te sturen.”

“Weet je, logistiek is in wezen iets heel simpels: iets van locatie A naar locatie B krijgen, waar de eindconsument het vervolgens koopt”, besluit Thomas Van de Poel. “Maar de complexiteit daarachter is zo groot en tegelijkertijd zo interessant. Het komt er uiteindelijk op neer gezond boerenverstand om te zetten in IT. Als je daar in slaagt, geeft dat enorm veel voldoening.”