facturen
IT

Hoe technologie facturatie vlotter maakt

28.06.2021
door Fokus Online

Facturen zijn de levensader van bedrijven, maar vaak ondervinden klanten nog heel wat frictie wanneer ze willen betalen. Gelukkig neemt technologie die frictie steeds meer weg. 

Quick wins

Om je facturen vlot betaalbaar te maken zijn er om te beginnen enkele quick wins die op zich heel weinig met technologie te maken hebben. “Begin bij de opmaak van de factuur zelf”, raadt Jasper Briers van MyFact aan. “Het moet duidelijk omschrijven waar het om gaat, en het moet alle informatie nodig voor de betaling makkelijk vindbaar maken. Een document moet niet voorzien zijn van duizend toeters en bellen, maar het hoort gewoon to-the-point te zijn.”

Daarbovenop verwerken bedrijven nu steeds meer nieuwe technologie in facturen, die uitbetaling vlotter maakt. “Je ziet steeds meer nieuwe snufjes opduiken”, stelt Briers. “Een QR-code wordt ondertussen meer en meer gebruikt. Ook zie je steeds vaker een betaalknop in de e-mail, waardoor klanten met een klik op de knop de factuur kunnen betalen. Dat maakt dat je klant niet meer in hun onlinebankingsysteem alles manueel moet overtypen en verifiëren. Al die stappen worden overgeslagen.” Factureren wordt ook steeds vaker geautomatiseerd. “De overstap van papier naar pdf is al goed gemaakt”, vertelt Briers. “Nu staan we voor de transitie van pdf naar een elektronische factuur. Een bestand dus dat veel makkelijker geautomatiseerd verwerkt kan worden, vaak in b2b-omgevingen.”

Veel voordelen

Zoiets levert alvast voordelen op voor bedrijven en hun financiële situatie. “We zien dat facturen met de bovengenoemde QR-code of betaalknop erg populair zijn”, stelt Briers. “Sommige van onze klanten zien 40 procent van hun facturen zo betaald worden. Het aantal achterstallige facturen vermindert ook danig. Wanneer klanten minder frictie ondervinden gaan ze sneller overgaan tot betalen. Dat maakt dat bedrijven minder herinneringen moeten uitsturen en dat hun cashflow positiever is.”

Een programma moet zich aanpassen aan het bedrijf, het bedrijf moet zich niet aanpassen aan de software.

Valkuilen

Maar toch zijn er ook valkuilen bij het digitaliseren van facturen. Zo bestaat er een wildgroei aan software voor facturatie, en het wordt daardoor moeilijker om het bos nog door de bomen te kunnen zien. “Heel vaak kopen bedrijven oplossingen aan en realiseren ze zich pas later dat die software niet aansluit bij hun zaak en werkwijze”, vertelt Briers. “Ook bezit dat softwarepakket misschien een hele reeks functies die ze niet nodig hebben, maar waar ze wel voor betalen. Daarom is het dus belangrijk dat ondernemers goed analyseren wat ze wel en niet nodig hebben, en zo kijken naar welke oplossing daar het beste bij aansluit. Er moet een goede match zijn. Een programma moet zich aanpassen aan het bedrijf, het bedrijf moet zich niet aanpassen aan de software.”

Ook gaat de vooruitgang in het veld niet altijd even snel. “E-facturen zouden populairder kunnen zijn”, vertelt Briers. “Wanneer ondernemers factureren aan de overheid moeten ze nu e-facturen gebruiken, dus dat maakt dat het sneller gaat. Want eens ondernemers zien hoe makkelijk het werkt, beginnen ze het ook daarbuiten toe te passen. Maar op dat gebied zijn er zeker nog winsten te halen.”

Vorig artikel
Volgend artikel