Integrated facility management: Een directe meerwaarde

De meeste bedrijven hebben veel leveranciers. Eentje voor de schoonmaak, eentje voor de catering, de beveiliging, ICT, hospitality… Dat creëert extra administratie, weinig synergie, verschillende facturen en vraagt vooral iemand die het hoofd koel houdt om de verschillende departementen met elkaar te verbinden.

Voor wie niet langer alles bij afzonderlijke leveranciers onderbrengt, is er een complete oplossing: Integrated Facility Management, kortweg IFM. “En dat biedt alleen maar voordelen”, vertelt Tanja Barella, Director International Facility Management Association Belgium Chapter.

Efficiënt, effectief en flexibel

“IFM geeft een directe meerwaarde. De facilitaire dienstverlening kan efficiënter georganiseerd worden, wat in principe resulteert in kostenbesparing. Daarnaast stelt het de facilitaire dienstverlener in staat om veel klantgerichter te opereren, aangezien de medewerkers van de verschillende diensten flexibeler zijn en de lijnen korter. De schoonmaakmedewerkers kunnen zo ook verantwoordelijkheid nemen over de veiligheid en de hospitality van de eindgebruiker. De grenzen vervagen en dat levert een hogere klanttevredenheid, meer efficiëntie, effectiviteit en flexibiliteit.”

Pieter Janssens organiseert lezingen binnen bedrijven over IFM en somt de voordelen op die daaruit voortvloeien. Hij stelt dat het systeem enerzijds kostenbesparend werkt, maar anderzijds ook toelaat om veel klantgerichter te werken. “Klanten worden beter bediend als je verschillende activiteiten gaat koppelen. Iedereen wordt als het ware een aanspreekpunt. Dat maakt het veel toegankelijker. Facilitaire dienstverlening in losse segmenten resulteert veel vaker in weinig synergie. De losse diensten zweven dan naast elkaar. Als je die kunt vasthaken in elkaar, sta je een stuk sterker.”

One team, one goal

Barella: “IFM vraagt om een andere werking van dienstverlening. Het is een harmonieus samenspel van hospitality, ICT en huisvesting, alles afgestemd op de activiteit en behoefte van de klant. De medewerkers krijgen veel meer een ‘one team, one goal’-gevoel, omdat ze allemaal voor hetzelfde bedrijf werken en collega’s zijn van elkaar. IFM ontlast de opdrachtgever volledig op facilitair vlak. Door het all-in-onepakket kan een organisatie zich volledig focussen op de corebusiness, wat tijdens de coronacrisis absoluut prioriteit is.”

De oplossing voor verloren ruimte

Door de COVID-pandemie zal er mogelijks sprake zijn van een inkrimping van het aantal vierkante meters in de kantoorpanden, wat resulteert in een kleinere markt voor facilitaire diensten. Barella: “Een opportuniteit. IFM zou de oplossing kunnen zijn voor bedrijven die ruimte verloren zien gaan. Goed nadenken en kijken waar je meerwaarde kunt uithalen is de boodschap.”

Janssens beaamt dat analyse van de kantoorruimte bepalend is voor de rol die IFM kan spelen. “Veel kantoren staan momenteel leeg en dat betekent letterlijk minder vierkante meters voor facilitaire diensten. Het gevolg is dat er wordt gesnoeid. Aan de andere kant gebeurt er veel meer op de bedrijfsoppervlakten die wel nuttig worden ingevuld. Er is meer actie, dan is het ook logisch dat de vraag stijgt naar pakweg schoonmaak, veiligheid of ICT. Als je die activiteiten kunt optimaliseren door IFM, kan het een groot verschil maken in de portefeuille, maar ook qua tevredenheid op de werkvloer.”

Toegevoegde waarde

Barella besluit dat er door de synergie tussen de verschillende diensten een lagere inkoopkost zal zijn. Tegenwoordig wordt er meer en meer gestreefd naar partnerships in plaats van naar pure in- en verkoop. Zeker bij organisaties die een breed pakket aan dienstverlening bij één leverancier betrekken. Met je facilitaire bedrijfsvoering kun je veel waarde toevoegen aan het succes van een organisatie. Ik ben ervan overtuigd dat IFM de komende jaren zal boomen bij de grote ondernemingen. Niettemin is er ook voor kleinere kmo’s verdere implementatie.”