IFM: Het model van de toekomst

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun facilitaire diensten uit te besteden aan één externe partner en extern managementteam. Dit model biedt dan ook tal van voordelen. Toch ontbreekt het in ons land nog vaak aan inzicht over de implicaties van deze keuze.

Integrated facility management (IFM) betekent dat een bedrijf zijn facilitaire dienstverlening overlaat aan een externe speler en deze ook meteen een mandaat geeft om dit volledig zelf te managen. Deze samenwerkingsvorm verschilt van het zogenaamde managing agent-model (MA). Daarbij bepaalt het bedrijf dat kiest voor de outsourcing zelf nog welke partijen men contacteert en de werking ervan controleert. 

“In het geval van een IFM-contract sta je als serviceprovider in voor de totale ontzorging van de toegekende facilitaire diensten. Het aangestelde team is de eindverantwoordelijke over de gehele dienstverlening”, verduidelijkt Gregory Van Woensel, Business Unit Manager bij Facilicom Solutions, een aanbieder van facilitaire dienstverlening over de hele Benelux. 

Hoewel een keuze voor IFM dus betekent dat je de controle uit handen geeft, biedt dit bovenal heel wat voordelen. “Een bedrijf dat niet actief is in facility management (FM) beschikt per definitie over een beperkte marktkennis. Wanneer je er dan toch voor kiest om de controle hierover zelf op te nemen, creëer je dus eigenlijk een onnodige tussenlaag”, verduidelijkt Maxime Mintiens, Head of IFM bij facilitair servicebedrijf Multi Masters Group.

Deze tussenlaag wegknippen resulteert in een veel coherenter beleid. Daarnaast zijn er ook financiële troeven aan verbonden. “Het IFM-mandaat betekent dat het FM-beleid zelf mag worden bijgestuurd. Daardoor kan de facilitaire dienstverlener ook actief gaan zoeken naar efficiëntiewinsten en dus kostenbesparingen. Dit zit bijvoorbeeld ook in de bredere inzet van het personeel, dat niet enkel binnen de eigen divisie hoeft te opereren en daarom traint men ook voor een bredere waaier aan taken”, vertelt Fabrizio Santoro, CFO van Facilicom België.

“Ook biedt IFM het voordeel van de duidelijkheid. Zo is er een centraal aanspreekpunt, wat bijvoorbeeld de klachtenbehandeling ten goede komt”, gaat Santoro verder. “Dit alles versterkt de zogenaamde guest journey, wat het uiteindelijke doel is van FM-beleid”, vult Mintiens aan.

Dit alles betekent uiteraard niet dat IFM voor iedereen de beste optie is. Zo kan men dit samenwerkingsmodel in de praktijk pas succesvol uitrollen als het bedrijf dat de diensten wil uitbesteden voldoende groot en centraal georganiseerd is. “Ook moet het bedrijf als team voldoende op zichzelf staan en dus niet te afhankelijk zijn van externe leveranciers. Pas dan kan men de beschreven voordelen echt uitspelen.” 

Deze complexe realiteit verklaart ook waarom er op het terrein vaak nog een gebrekkig inzicht over de implicaties van de keuze voor dit model merkbaar is. “Wellicht beseffen de bedrijven nog onvoldoende welke waarde elk outsourcingmodel vertegenwoordigt. Deze leercurve is vaak moeizaam en pijnlijk. Niet zelden kiest men hierdoor het verkeerde model met de verkeerde partijen”, aldus Mintiens.

Toch neigt de algemene trend steeds meer naar IFM. “Wanneer we het hebben over grote ondernemingen of multinationals, worden klassieke MA-contracten nog nauwelijks aangeboden”, vertelt Van Woensel, die tegelijkertijd wijst op de achterstand van ons land op de buurlanden. “Het uitbestedingspercentage in de Belgische FM-markt bedraagt vandaag zo’n 50 procent. In Nederland – waar de totale FM-markt meer dan vijf keer zo groot is – zit men aan ongeveer 70 procent. We hinken dus zeker nog wat achterop.” 

Verwacht wordt echter dat deze achterstand de komende jaren zal inkrimpen. Deze evolutie is vooral het resultaat van het groeiende besef dat FM vandaag een strategische aangelegenheid is geworden. “IFM is een zeer mature vorm van samenwerking. Het gaat in dit geval niet enkel om een operationeel-tactische, maar ook een strategische samenwerkingsvorm”, besluit Mintiens.