Facility management als rode draad doorheen het bedrijf
Facility managers zitten niet op een eiland maar werken nauw samen met andere afdelingen binnen het bedrijf. Ook die afdelingen hebben daar alle belang bij. Om dezelfde doelen te behalen, omwille van veiligheid, of om de juiste talenten aan te trekken.
Dimitri Sluys
Coördinator gebouwbeheer bij Colruyt Group
Welke verantwoordelijkheden worden gedeeld vanuit facility management?
“Specifiek voor het hr-management zijn dat taken die te maken hebben met algemene afspraken rond het gebruik van gebouwen. Dit in functie van het beheer en kostenbeheersing. Ook binnen het luik mobiliteit zijn er overlappende taken, denk bijvoorbeeld aan projecten om geschikte parkeermiddelen te voorzien voor elektrische steps. Ook rond spacemanagement zijn er gedeelde taken. Bij Colruyt Group valt de preventiedienst onder de hr-verantwoordelijkheden. Zo worden er afspraken en adviezen geformuleerd in functie van de inrichting van burelen en werkplekken. Hierbij geeft de afdeling Health & Safety adviezen op het vlak van ergonomie, arbeidsveiligheid en -hygiëne, maar ook gezondheid en psychosociaal welzijn zitten hierin vervat.”
Waarom is de samenwerking tussen uw afdeling en facility belangrijk?
“Onze medewerkers van de facilitaire diensten zijn naast de gebouwverantwoordelijken actief in catering en cleaning, maar ook als chefs en coördinatoren. Zij zijn elke dag op de werkvloer aanwezig en komen dus veelvuldig in contact met alle medewerkers of bezoekers van de verschillende sites. Zo komen er ook veel vragen of noden bij hen terecht. Door de samenwerking met hr kan er afgestemd worden of een oplossing gezocht worden voor bepaalde noden. Het is belangrijk om dit in overleg te doen en niet per directie of afdeling zodoende dat het geheel gedragen wordt. Een item dat niet door alle betrokken directies of afdelingen gedragen wordt zorgt mogelijk voor weerstand.”
Op welke manier heeft deze samenwerking een impact op personeel of klanten?
“Aangezien onze facilitaire diensten enkel instaan voor het beheer van kantoorgebouwen, gaat het bij ons enkel over medewerkers en externe bezoekers. Wij komen dus niet rechtstreeks in contact met klanten in onze winkels. Onze medewerkers zijn in feite onze interne klanten. Daarom moeten we ervoor zorgen dat afspraken en regels duidelijk en gedragen zijn. Dit draagt bij tot een betere service en tevreden medewerkers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de invulling die we geven aan ‘open ruimtes’, zoals refters of koffiecorners. En daarnaast ook de inrichting van de groene zones rondom de gebouwen, zoals de wandelpaden rond onze gebouwen in Halle.”
Tom Verbruggen
General manager Service2Employee bij KBC IT
Welke verantwoordelijkheden worden gedeeld vanuit facility management?
“Als IT zijn we samen met facility management verantwoordelijk voor de ‘phygital’ werkomgeving van onze collega’s. Die samenvoeging van physical en digital symboliseert de symbiose van de fysieke aspecten van de kantooromgeving, aangevuld met mogelijkheden om naadloos digitaal samen te werken. Uiteraard heeft elke afdeling nog eigen focus en kennisdomeinen. Facility management focust zich op het beheren van ons patrimonium. Service2Employee binnen KBC IT focust zich op het leveren van de digitale werkplek en de digitale skills van onze medewerkers. Ook als we naar de evolutie van smart buildings kijken is het overduidelijk dat de samenwerking tussen ICT en facility cruciaal is. Het aspect van een veilige werkomgeving zal dan niet alleen meer gaan over de fysieke veiligheid maar ook over de digitale veiligheid.”
Waarom is de samenwerking tussen uw afdeling en facility belangrijk?
“Binnen KBC zijn we ervan overtuigd dat we met vier afdelingen nauw moeten samenwerken om onze employee experience naar ‘the next level’ te brengen. Facility, ICT, Corporate hr en Change & Communicatie: elk levert een belangrijk onderdeel van employee experience. Het is de som van deze onderdelen die bepalend zal zijn voor het succes. Corporate hr heeft hier een heel belangrijke stem. Denk maar aan aspecten zoals het onboardingsproces voor nieuwe medewerkers, het mutatiebeleid, het beleid rond telewerken. En om dit geheel op een – voor onze medewerkers – behapbare manier naar buiten te brengen en te implementeren, steunen we vooral op de kennis en kunde van de afdeling Change & Communicatie.”
Op welke manier heeft deze samenwerking een impact op personeel of klanten?
“User Experience en Employee Experience zijn heel complementair. Ze mogen als het ware als yin en yang gezien worden. Als we er door onze intense samenwerking in slagen om van onze KBC-medewerkers ambassadeurs te maken, dan heeft dit zonder twijfel een positieve impact op het aantrekken van nieuwe klanten. Uiteraard heb je hiervoor dan ook een top klantenbeleving nodig. Omgekeerd, een top klantenbeleving zorgt ervoor dat we als bedrijf attractiever zijn en dus een voordeel hebben in de war for talent. Want, wie wil er nu niet werken voor een bedrijf dat de beste banking-app in de wereld maakt.” (glimlacht)
Ellen Claes
Hr-manager SD Worx en verantwoordelijk voor preventie en bescherming
Welke verantwoordelijkheden worden gedeeld vanuit facility management?
“Het is belangrijk overlegorganen, zoals het comité preventie en bescherming op de werkvloer, goed te betrekken bij de telewerkpolicy. Facility management zal zich inzetten om punten die uit een risicoanalyse komen aan te pakken. Zo vragen nieuwe vormen van samenwerken om een vernieuwd concept waarbij naast aangepaste ruimtes om te focussen, medewerkers ook op verschillende tijdstippen van de dag toegang hebben tot een eet- en drankgelegenheid. We kiezen daarom voor een alternatieve locatie en een nieuw aanbod van maaltijden en dranken afgestemd op het hybride werken. Zo bieden we binnenkort permanent maaltijden aan. Daarnaast zullen medewerkers ook de hele dag door gezonde frisse dranken kunnen kiezen en elkaar kunnen ontmoeten in een gezellig kader.”
Waarom is de samenwerking tussen uw afdeling en facility belangrijk?
“De ICT-infrastructuur en mobiliteit installeer je in nauw overleg en maken deel uit van een breder beleid. Daarnaast is het essentieel om het welzijnsbeleid door te trekken naar de thuiswerkplek. Verder is het recht op deconnectie een aandachtspunt als medewerkers vaak van thuis werken. Lessen vanuit het gebouwenbeheer en de ergonomie kunnen we doortrekken naar de thuisomgeving. Zo heeft elke medewerker thuis een tweede scherm, klavier en toetsenbord en de mogelijkheid voordelig een ergonomische stoel aan te kopen. Dankzij overleg verhogen we zowel comfort als veiligheid. Zo zijn op de parkings sensoren geplaatst zodat we de bezettingsgraad structureel kunnen opvolgen. Bovendien zorgen de sensoren voor extra veiligheid.”
Op welke manier heeft deze samenwerking een impact op personeel of klanten?
“Op kantoor werken we samen met collega’s en klanten. Thuis of op verplaatsing werken we samen via digitale tools en voeren we eerder zaken uit die veel focus vragen. Belangrijk daarbij is dat het gevoel van verbondenheid bij SD Worx en de collega’s blijft. De leidinggevende speelt hierbij een cruciale rol. We hebben bij SD Worx al meer dan tien jaar een policy rond de future of work. Sinds corona kunnen medewerkers twee of drie dagen per week van thuis uit werken. Die regeling kwam er na bevraging in onze engagement survey. Want een happy employee is ook een happy customer. Door vanuit verschillende invalshoeken te werken, zijn we ervan overtuigd dat dit leidt tot een verhoogd engagement van onze medewerkers.”