Zonder correcte cijfers geen accurate rapporten en prognoses, laat staan een boekhouding die op orde is en zo de stevige ruggengraat van de organisatie vormt. Maar vandaag kunnen financiële experts binnen uw organisatie voor veel meer worden ingezet. Digitalisering en andere technologische ontwikkelingen hebben er namelijk voor gezorgd dat transactionele taken en handmatige processen steeds vaker worden uitbesteed, geautomatiseerd of vereenvoudigd. Zo komt voor financiële experts tijd en ruimte vrij om hun analytische en andere sterktes maximaal uit te spelen. Van puur boekhoudkundige ondersteuner kan de financiële afdeling zo vervellen tot een businesspartner die de richting van de organisatie mee bepaalt. Haar functie wordt dus niet minder, maar net meer belangrijk!
Vier sleutelposities
Betekent dit dat de financiële afdeling geen nood meer heeft aan klassieke, oerdegelijke boekhouders? Integendeel: accountants hebben nog steeds een cruciale rol bij het optimaliseren van processen het verzekeren van kwaliteit met correcte cijfers, actuele data, volledigheid en stiptheid. Een taak die is weggelegd voor de zogenaamde scorekeepers, die veel kennis hebben van de nodige systemen en technologieën om financiële informatie te verzamelen en te analyseren voor de businesspartner.
Daarnaast kunt u niet zonder caretakers, die de boeken op orde houden en instaan voor de compliance: komt iedereen de afspraken na, leeft men de wet- en regelgeving na, enzovoort. Kortom, specialisten die zorg dragen voor de financiële afdeling en dus bij uitbreiding voor de organisatie.
Ook verslaggevers of commentatoren blijven onmisbaar. Zij zorgen er – net als de commentator tijdens een voetbalmatch – voor dat wat op het ‘veld’ gebeurt, in inzichtelijke analyses wordt gegoten, die als kaart of guideline voor de businesspartner en het management kunnen dienen bij het uitzetten van de lijnen en het bepalen van de koers.
Een steeds belangrijker rol is echter weggelegd voor de businesspartners, de strategische breinen van de financiële afdelingen die actief meedenken over strategische beslissingen en zo het bedrijf future-proof helpen maken. Via heldere inhoudelijke presentaties ondersteunen ze het management actief bij het maken van de juiste keuzes, het inspelen op trends en het tijdig bijsturen van de koers. Bovendien kunnen ze op shortcuts wijzen om het eindpunt van die koers sneller te bereiken.
Geen wagen zonder brandstof
Maar businesspartners kunnen hun rol maar optimaal invullen wanneer de drie andere sleutelposities dat doen en onderling efficiënt samenwerken. De logica zelve: zonder financiële data, nauwkeurige rapportages en analyses van de scorekeeper kan de businesspartner geen data gedreven advies rond financieel gerelateerde kwesties als investeringen, leningen en budgetten geven. Bovendien zullen de financiële beslissingen van de organisatie niet matchen met de doelen en prioriteiten van de organisatie. Net zoals een topwagen niet kan vertrekken zonder brandstof.
Maar hoe maakt u van een financiële afdeling een betrouwbare en waardevolle businesspartner? Daarin zijn meerdere factoren belangrijk. Ten eerste de juiste profielen. Want cijfers en (big) data dan meer dan ooit de grondstof vormen, het zijn uiteindelijk uw mensen die ermee aan de slag moeten. Zoals gezegd blijven traditionele financiële medewerkers daarbij belangrijk. Daarnaast hebt u experts nodig die totaalplaatje van de business in het oog houden door zich op meer dan alleen cijfers te focussen.
Nog een belangrijk aandachtspunt: een slim en efficiënt boekhoudprogramma dat snel en nauwkeurig financiële data verwerkt en verzamelt, (en via een dashboardtool overzichtelijk maakt!), zodat uw financiële experts ermee aan de slag kunnen. Immers, geen financiële, bedrijfsbrede en maatschappelijke waarde zonder correcte data! Zorg dan wel voor een boekhoudkundig programma met een open API. Zo kunnen financiële data veilig en betrouwbaar gekoppeld worden aan externe databronnen als een ERP-systeem of CBS-informatie.
In dit opzicht is ook procesautomatisatie en -standaardisatie een must: om actuele en betrouwbare data te verzamelen, en taken te automatiseren als belastingaangiften beheren, financiële overzichten bijhouden en transacties verwerken. De vrijgekomen tijd kan dat worden gebruikt op de rol van businesspartner te vervullen.
Opgelet voor valkuilen
Van uw financiële afdeling een volwaardige businesspartner maken gebeurt niet zonder slag of stoot: het vraagt meer dan de juiste profielen, programma’s en tools. Ook een kritische en waakzame blik is nodig, om de verschillende obstakels te vermijden die wel eens in de weg kunnen liggen. Zo blijkt uit deze infographic dat met name een overmatige focus op andere financiële activiteiten, niet-ondersteunende IT-systemen en het ontbreken van de juiste vaardigheden en kennis bij het huidige financiële personeel struikelblokken kunnen vormen.
Technologie heeft er dankzij automatisatie en standaardisatie voor gezorgd dat financiële experts meer dan ooit hun sterktes kunnen uitspelen en zo de financiële afdeling tot volwaardige businesspartner kunnen uitbouwen. Alleen gebeurt dat niet zonder slag of stoot. Er is nood aan een gedreven zoektocht naar de juiste profielen, robuuste systemen en een kritische kijk op de eigen werking.
In samenwerking met
Yuki is een cloudgebaseerd boekhoudpakket dat rond 2007 ontwikkeld werd door het gelijknamige Nederlandse softwarebedrijf. Het is ontworpen om KMO’s te helpen bij het beheren van financiële processen als facturatie, boekhouding, bankverrichtingen en rapportering. Yuki maakt gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning om deze processen te automatiseren, waardoor minder gegevens manueel ingevoerd moeten worden en de efficiëntie toeneemt. Het Noorse Visma ging in 2019 een joint venture aan met Yuki die Yuki’s boekhoudsoftware integreert met Visma’s bredere suite van zakelijke softwaretools, zoals HR, salarisadministratie, projectbeheer en dergelijke. De integratie stelt bedrijven in staat om hun processen efficiënter en effectiever te beheren, vanuit één enkel platform.
