Digitale facturatie: Efficiëntie en kostenbesparing op maat
Een elektronische factuur gaat vandaag veel verder dan simpelweg een pdf-document via e-mail versturen. Dankzij het PEPPOL-netwerk kun je bijvoorbeeld facturen via jouw facturatiesoftware rechtstreeks naar een digitale brievenbus van je klant verzenden. “De factuur komt foutloos binnen en kost je veel minder geld dan een fysieke of digitale factuur uit te sturen”, zegt Philippe Moerman, sales director van Billit.
Software voor digitale facturatie
Digitale facturatie staat niet langer gelijk aan het verzenden van een e-mail met je factuur. Dat kan tegenwoordig veel eenvoudiger, al heb je daar wel de juiste software voor nodig. Dat hoeft overigens geen probleem te zijn, want voor kmo’s of eenmanszaken bestaan er betaalbare alternatieven. “En die helpen je heel wat geld te besparen”, merkt Philippe Moerman op. Hij is sales director voor Billit, een software-oplossing voor onder meer facturatie.
Geld opleveren
Een factuur opmaken levert weliswaar geld op, maar eentje maken heeft ook een kost. “Wanneer je een papieren factuur verzendt, kost dat je gemiddeld 4,44 euro. Voor een factuur via e-mail gaat dat bedrag richting 2 euro, terwijl je via het PEPPOL-netwerk de kosten reduceert tot 0,3 euro”, maakt Moerman de rekensom. “Bovendien zijn dat facturen die in een universeel UBL-formaat worden verstuurd, waardoor ze meteen bij de klant terechtkomen. De facturen kunnen bijvoorbeeld niet in de spamfolder terechtkomen.” PEPPOL is een beveiligd netwerk waarlangs e-facturen verstuurd kunnen worden in het UBL-formaat. Dat is een bestandstype dat als standaard werd ingevoerd om factuurverwerking eenvoudiger te maken. Een UBL-bestand bevat alle facturatie-informatie op een vaste, gestructureerde manier. Dat heeft als voordeel dat facturen automatisch verwerkt worden.
De tijd is voorbij dat je na ieder kwartaal naar je boekhouder moet rijden met een schoendoos vol facturen.
Vlaamse overheidsinstanties
“Sinds 2018 verplichten de Vlaamse overheidsinstanties hun leveranciers om te factureren in UBL over PEPPOL”, merkt Philippe Moerman op. “Voor de overheid heeft dat heel wat voordelen: het is een kostenbesparing, het is milieubewuster en geeft een grote financiële transparantie. PEPPOL zal steeds meer de norm worden. Dat betekent ook dat je als ondernemer niet kunt achterblijven indien je overheidsdiensten op de radar hebt staan. Je zal dan sowieso via het PEPPOL-netwerk moeten gaan. In principe heeft dat ook voor een ondernemer alleen maar voordelen.”
Door de opmars van PEPPOL is Billit bovendien een gecertificeerd PEPPOL access point. “Dat wil zeggen dat heel wat softwareleveranciers via ons netwerk een PEPPOL-connectie voor hun software maken”, zegt Moerman. Die digitalisering zorgt er met andere woorden voor dat aankoopfacturen meteen in het systeem terechtkomen en met een klik op de knop te betalen zijn. “Bovendien is de tijd voorbij dat je na ieder kwartaal naar je boekhouder moet rijden met een schoendoos vol facturen”, lacht hij. “Er bestaan heel wat integraties met boekhoudsoftware, waardoor factuurgegevens ook rechtstreeks tot bij de boekhouder geraken. Dezelfde integratie zie je bij pc banking tools die toegang hebben tot de aankoopadministratie en waarbij je met één knop al je facturen kunt betalen.”
Centraliseren van diensten
Het centraliseren van diensten is ook steeds meer de succesfactor voor facturatiesoftware. Moerman: “Wij zijn bijvoorbeeld niet louter een dienstverlener voor facturatie, maar een volledige digitale hub voor e-facturen. Er is de link met boekhouders, maar evenzeer kun je via Billit ook brieven versturen. Men voert de hele handeling uit met één druk op de knop. Dat levert een gevoelige tijdswinst op.” Want hoe je het ook draait of keert, een ondernemer wil simpelweg tijd winnen en de nodige administratie vlotter laten verlopen. “Dat vraagt weliswaar een korte en steile leercurve, maar optimaliseert je facturatie gevoelig.” Een belangrijk pijnpunt volgens Moerman is dat facturatiedata te vaak nog verspreid zitten: in een Excel-document, bij de boekhouders of zelfs bij de leveranciers. “Als je via PEPPOL verstuurt, staan je gegevens ook gecentraliseerd. Dat is niet onbelangrijk voor een efficiënt beheer van je administratie.”
En voor wie is deze digitalisering nu weggelegd? “Zowel eenmanszaken als kmo’s kunnen al aan de slag met digitale facturatie. Afhankelijk van de hoeveelheid administratie kun je bij ons bijvoorbeeld een formule kiezen op maat van de onderneming”, besluit Moerman.