De gouden regels om van telewerk een succes te maken

Telewerken lijkt definitief ingang te vinden in Vlaanderen, maar hoe kun je als bedrijf eventuele valkuilen van thuiswerk vermijden? De werkorganisatie en manier van leidinggeven zijn twee belangrijke pijlers.

Succesvol telewerken

Bedrijven die een succesvol telewerkregime hanteren beseffen maar al te goed dat de menselijke factor nóg zwaarder doorweegt dan de technologische om van telewerk een succes te maken. “Een blijvend en succesvol telewerkverhaal komt er niet zomaar: het vraagt een andere werkorganisatie én een andere manier van leidinggeven”, zegt Katleen Jacobs, managing consultant bij SD Worx. “Als iedereen zijn of haar eigen planning maakt zonder rekening te houden met de beschikbaarheid van collega’s, zal alles al snel in de soep draaien. Een leidinggevende moet bovendien heel goed uitmaken welke taken geschikt zijn voor thuiswerk en welke slechts deels of helemaal niet.”

Ook de vertrouwensband tussen leidinggevende en personeel heeft extra aandacht nodig. “Dat valse gevoel van controle op kantoor is er niet, dus moet je extra investeren in die vertrouwensrelatie: wees heel concreet met de verwachtingen die je hebt van je werknemer en binnen welk tijdsframe je resultaten verwacht. Las formele check-inmomenten in: hoe loopt het? Heb je hulp nodig? Zaken die je anders terloops aan de koffieautomaat zou vragen”, zegt Jacobs. “Het goede nieuws: je kunt hier als werkgever in groeien. Zo bestaan er opleidingen rond leidinggeven en samenwerken op afstand, of je kunt je laten coachen door experten. Want hoe vlotter het telewerken verloopt, hoe meer alle partijen kunnen genieten van de voordelen die deze nieuwe vorm van werken biedt.”

Hardnekkig mantra

Fysieke aanwezigheid op kantoor betekent niet altijd een hogere productiviteit, maar blijkt een hardnekkig mantra. “En dat zorgt voor stress”, weet Jacobs. “Telewerkers ervaren druk wanneer hun bolletje even niet meer op groen, maar op oranje staat wanneer ze een kleine wandelpauze nemen: wat zal mijn baas zeggen?” Telewerk is geen holy grail. Het rijpingsproces vraagt tijd. Sommige sectoren laten telewerk makkelijker toe, zoals IT. Daar zal die maturiteit er sneller zijn. “Vergelijk het met dienstverlening op zondag in de retailsector”, zegt Jacobs. “Twintig jaar geleden was dat nog ondenkbaar in ons land. Er komt sowieso een verschuiving naar meer tijds- en plaatsonafhankelijk werk, in combinatie met glijden één dag zijn, in andere vijf, afhankelijk van de concrete functie.”

Biometrische prikklok

Syntegro, een jong softwarebedrijf uit Limburg, bedacht een webgebaseerde oplossing voor personeelsplanning en tijdsregistratie. Sinds het begin van de coronapandemie en de opmars van telewerken zag Syntegro de bestellingen met maar liefst 50% stijgen. “Met Synpeople ontwikkelden we een biometrische prikklok die de werktijden registreert, maar ook de glijdende uren, flexibele roosters, ziektedagen of projectregistratie in kaart brengt”, schetst Frank De Weser, managing director bij Syntegro. “Vóór corona werd onze toepassing hoofdzakelijk gevraagd om de planning van werknemers in kaart te brengen die sowieso verplicht aanwezig moeten zijn, zoals arbeiders aan de lopende band of verpleegkundigen die de minimumbezetting in een woon-zorgcentrum garanderen. Het voorbije jaar zagen we een verschuiving naar zowat alle sectoren. En dat is begrijpelijk.Werknemers die thuiswerken willen een duidelijk begin en einde van hun werkdag.”

De app versterkt bovendien de vertrouwensband tussen werkgever en werknemer. “Alle info staat geregistreerd. Discussies worden op voorhand geëlimineerd”, zegt De Weser. “Als je over de middag boodschappen wil doen, kun je snel zien of een collega wél als actief geregistreerd staat op dat moment. De tool is trouwens slechts flexibel binnen de grenzen die door hr op voorhand bepaald zijn. Werkgevers willen maximale flexibiliteit geven aan hun werknemers, maar er moet uiteraard voldoende dienstverlening gegarandeerd blijven.”