Heen en weer vliegen naar New York voor één meeting is passé

Hybride werken

Barco opereert wereldwijd vanuit dertig kantoren, heeft verschillende productiesites én personeel dat de klok rond voor het bedrijf aan de slag is: als de zon onder gaat in Sjanghai, maken de werknemers in de V.S. zich klaar om aan de slag te gaan. Dat maakte dat het bedrijf eigenlijk al vertrouwd was met het nieuwe werken. “We hadden allemaal al Teams op onze laptop staan voor COVID”, zegt Inge. “Hybride werken was al ingevoerd. We hadden al sales-mensen die constant van luchthaven naar luchthaven reisden. En tegelijkertijd hadden we ook al fabrieken waar mensen werkten voor wie telewerk onmogelijk was. Bovendien is dit een bedrijf waar “digitaal” heel erg deel uitmaakt van het DNA. De meeste personeelsleden wisten dus wel waar we naar toe gingen.”

“COVID heeft een cultuur bevestigt die er al was, maar het heeft die cultuur ook wel een versnelling hoger laten schakelen”, bevestigt Isabelle. “Zelfs bij ons zijn er momenten geweest dat onze ogen zijn open gegaan. Een Teams-vergadering met drie mensen, dat is nog doenbaar. Met tien mensen moet je al een stuk creatiever uit de hoek komen, zeker als je een bijvoorbeeld een virtuele brainstorming doet, waarbij iedereen tegelijkertijd input wil geven en waarbij zowel een Belg als een Chinees en een Amerikaan bij betrokken zijn.”

Face-to-face methode

Dat is meteen ook de reden waarom Barco voorlopig stevig vasthoudt aan zijn kantoren en campussen. “Als je aan co-creatie wil doen of een informele babbel wil houden met je teamleden, dan blijft face to face de beste methode”, meent Isabelle. “We hebben ook wel een paar keer virtuele coffee meets georganiseerd en dat was zeker heel fijn, maar dat is toch niet hetzelfde als wanneer je mekaar in levende lijve ziet.”

Geen volledige overschakeling naar digitaal

Een complete overschakeling naar digitaal zit er voorlopig dan ook niet in. “Nee, dat denk ik niet. Ik merk dat bij mezelf ook. Als ik geconcentreerd aan een PowerPoint of een dossier moet werken, dan doe ik dat bij voorkeur thuis, liefst met alle notificaties op de smartphone uitgeschakeld. Informatie delen via Teams of beslissingen nemen met meerdere mensen via Teams, dat kan als je goede afspraken volgt. Maar als we echt willen brainstormen of het belangrijk vinden dat we elkaar persoonlijk zien, zoals in een feedbackgesprek, dan doen we dat bij voorkeur op kantoor.”

“Sommige werknemers waren ook zelf vragende partij om naar kantoor terug te mogen keren”, pikt Inge in. “Ikzelf bijvoorbeeld (lacht). Ik haal er energie uit om hier rond te lopen, mensen te zien, even met collega’s bij praten …na een tijd was ik het thuis werken echt beu.”

Mentale welzijn van werknemers

Tijdens de coronapandemie en bijhorende thuiswerk-hausse peilde Barco ook zelf actief naar het mentale welzijn van zijn werknemers, zegt Isabelle. Er werden enquêtes gehouden onder het personeel om bijvoorbeeld te kijken of alles goed ging, of er acties nodig waren en hoe ze het met hun leidinggevenden onderhielden. En daar werden veel inzichten uit gehaald. “De onboarding van nieuwe medewerkers doen we vanaf nu digitaal en dat in alle landen. Dat zijn verschillende sessies waarin die mensen Barco leren kennen en waarmee ze ook meteen voelen wat het is om voor een globaal bedrijf te werken. Want in die sessies zitten mensen uit alle werelddelen onder mekaar. En dat werkt.”

Die sterke aanwezigheid in China bracht ook een ander, onverwacht fenomeen mee voor Barco. Al in januari 2020, lang voor de meeste andere bedrijven, wist men in Kortrijk al dat er iets serieus op til was. Dat had als voordeel dat men beter en eerder voorbereid was dan veel andere bedrijven, maar het betekent ook dat Barco er al een heel lange marathon heeft op zitten. “Verschillende werelddelen zijn met verschillende snelheden in de crisis gegaan en komen er ook weer met verschillende snelheden uit”, zegt Isabelle. “Voor managers die globale teams aansturen was dat een bijkomende uitdaging. Voor ons als bedrijf was het absoluut duidelijk dat we hen daarbij zo veel mogelijk moesten ondersteunen.”

Thuiskantoor inrichten

Maar zelfs als medewerkers bereid zijn om het digitale werken te omarmen, zijn er ook andere, puur praktische besognes die moeten opgelost worden. Voor sommige werknemers is het niet eenvoudig om een thuiskantoor in te richten, bijvoorbeeld omdat ze er de plaats niet voor hebben, omdat de partner of de kinderen voortdurend in de buurt zijn of omdat hun internetinfrastructuur er niet op voorzien is. “Ja, dat is zeker zo”, beaamt Isabelle.

“En ik denk dat we ons als bedrijf ook heel bewust moeten zijn van de grenzen tussen werk en privé. Die moeten we respecteren, ook al worden ze almaar vager. Sommige mensen hebben daar totaal geen probleem mee, anderen wel, dat is een heel persoonlijke keuze. Anderzijds kunnen dat soort werkomstandigheden op een of andere manier ook wel verbindend werken. Soms kwam er tijdens een Teams-sessie wel eens een hond of een kindje door beeld lopen, maar so what? Dat maakt het net menselijk en het geeft je ook de kans om collega’s te leren kennen op spontane en onverwachte manieren.”

Grens tussen werk en privé

Een ander aspect van de grens tussen werk en privé die steeds meer flou wordt, is dat sommige werknemers ook tegen zichzelf beschermd moeten worden. Omdat ze er bijvoorbeeld geen graten in zien om in het midden van de nacht nog mailtjes te beantwoorden of dossiers af te werken. “Ja, absoluut, maar daar willen we de werknemers zo veel mogelijk zelf verantwoordelijkheid geven”, zegt Isabelle. “Zij moeten aan hun leidinggevenden durven aangeven waar hun grenzen liggen. We moedigen dat ook aan. Als iemand zegt: “Sorry, maar na zes uur ’s avonds beantwoord ik geen mails meer”, dan kan dat. Maar we gaan zelf geen mailboxen afsluiten of netwerken platleggen. Anderzijds moet die leidinggevende genoeg empathie tonen om die grenzen te respecteren. En ook dat moedigen we aan. Het moet dus van twee kanten komen.”

Momenteel evolueert Barco volop naar het post-corona-tijdperk, zeker in België, waar het overgrote deel van het personeel ondertussen gevaccineerd is. Het bedrijf probeert dus op een rustige, ongedwongen manier een volgende fase aan te vatten. “Je mag nog met een masker komen werken, maar het moet niet”, zegt Isabelle. “We moedigen ook actief de samenhorigheid op de werkvloer weer aan. Begin oktober hadden we bijvoorbeeld een ontbijtkoek voor iedereen voorzien. Of we gaan ’s middags wandelen. We werden uitgedaagd door een Japanse collega voor een wedstrijd om-ter-verst-werpen-met-papieren-vliegtuigje (lacht). Dat zijn heel laagdrempelige en leuke manieren om de sfeer er weer in te krijgen.”

Radio Barco

“We hebben nu ook onze eigen Radio Barco”, zegt Inge enthousiast. “Dat is een online radiostation dat we op kantoor streamen en ook naar de thuiswerkers en waar de medewerkers plaatjes mogen aanvragen voor mekaar. We zien ook dat sollicitanten dat soort zaken heel erg appreciëren. En met een war for talent die ongelooflijk hard woedt wil hen natuurlijk zoveel mogelijk tegemoet komen. Toch zijn er ook daar grenzen. Een sollicitant die verwacht dat hij of zij elke dag thuis mag werken en nooit meer zijn opwachting op kantoor moet maken, zal teleurgesteld worden. Dat matcht gewoon niet met ons DNA. De regel is dat je minstens drie dagen per week naar kantoor komt.”

Klanten

Naast de vele werknemers van Barco die een uitzonderlijke periode achter de rug hebben, is er natuurlijk ook nog een andere partij voor wie het merkwaardige (en soms zeer moeilijke) tijden waren: de klanten. Ook zij werden niet vergeten, onderstreept Inge. “Ken je de oxpecker? Dat is een Afrikaanse vogel die samenleeft met giraffen en neushoorns en buffels en de teken en vlooien van hun huid pikt. Niet alleen dat: ze waarschuwen hun gastdier ook als er gevaar dreigt.”

“Wel, onze taak in de coronacrisis was oxpecker spelen: klanten helpen en hen door de crisis loodsen. De cinema’s en verhuurbedrijven van audiovisuele apparatuur bijvoorbeeld, die zaten natuurlijk zonder inkomsten omdat er geen vertoningen en evenementen waren. Die hebben we bijgestaan in hoe ze hun materiaal konden inzetten om virtuele broadcast studio’s in te richten. De gezondheidssector hebben we ondesteund in tele-radiologie. We hebben hier ook virtuele klaslokalen ingericht waar bedrijven trainingen konden inrichten. Alles fees daarvoor hebben we weggeschonken aan een goed doel.”

Om af te sluiten: wat is het belangrijkste dat onze gesprekspartners geleerd hebben uit de afgelopen twee jaar? “Dat hybride werken here to stay is”, zegt Isabelle. “De jonge generatie wil het. Het vliegtuig nemen om één vergadering te gaan doen in New York en dezelfde dag terug te vliegen, dat is passé. Niet alleen omdat dat qua tijdsgebruik waanzin is, het is ook ecologisch niet meer te verantwoorden. Nieuwe werknemers zoeken bedrijven met purpose. Wat en hoe wil Barco bijdragen aan het groter geheel? Dat is een vraag die wij in de toekomst heel goed zullen moeten kunnen beantwoorden.”