Bedrijfscultuur beschermen in tijden van telewerk

Telewerk is in een recordtijd – en door de gekende omstandigheden – de norm geworden. Dat heeft zijn voordelen, zoals minder filetijd en een beter evenwicht tussen werk en privé. Maar er zijn ook minpunten. Wat bijvoorbeeld met de bedrijfscultuur, zo van belang in een organisatie waar mensen elkaar op dagelijkse basis zien? Hoe onderhoud je die in tijden van thuiswerk?

Werken in de beste omstandigheden

Als de werknemer graag naar het werk ging, was dat wellicht mede omdat de werkomgeving in orde was. Het is dus zaak om die medewerker ook thuis optimaal te laten werken. De werkgever kan een bijdrage leveren aan ergonomisch bureaumateriaal of kan kantoormateriaal ter beschikking stellen (computer, papier…). De werknemer is dan weer verantwoordelijk voor een gezonde inrichting, met voldoende licht, zuurstof en groenaccenten, temperatuur…

Ook een stabiele internetverbinding voor communicatie met het bedrijf of klanten is een must. Net als alle nodige (chat-)software, projectmanagementsoftware en teleconferencingtools voor webinars, meetings en trainingen. Ook heel belangrijk: de werknemer moet zich, ook thuis, opkleden om naar het werk te gaan. Onderling afspreken dat er niet in training of pyjama wordt gewerkt of vergaderd klinkt misschien kinderachtig, maar kan echt waardevol zijn. De eerste stap om de bedrijfscultuur te bewaken is de omstandigheden creëren waarin die kan worden bewaakt. 

Evenwichtige planning

Als we uitgaan van een fysieke werkdag van negen tot vijf, dan moet dat ook in de thuissituatie worden gerespecteerd. Een vast begin- en eindmoment van de dag afspreken is een must, zodat alle thuiswerkers van het bedrijf op dezelfde lijn zitten. Dat moet heel goed bewaakt worden, omdat veel thuiswerkers het aantoonbaar moeilijk hebben om hun werk los te laten, omdat ze per definitie in hun werkomgeving leven. Ze kunnen zo vroeg beginnen of zo laat doorgaan als ze zelf willen.

Veel studies geven trouwens aan dat vooral thuiswerkers vatbaar zijn voor een burn-out, omdat het werk nu eenmaal altijd daar is en ze het bijgevolg niet kunnen loslaten. In rechtstreeks verband daarmee staat een evenwichtige planning, met een haalbaar takenpakket, realistische doelen en voldoende pauze- en ontspanningsmomenten. Kortom, de thuiswerker en de organisatie moeten tot helder afgebakende blokken komen die structuur geven aan de werkdag. 

‘Sportieve’ feedback

Bedrijfscultuur betekent ook: de thuiswerker het gevoel geven dat hij of zij waardevol werk verricht, in functie van de organisatie, en opgevolgd en gemonitord wordt – wat natuurlijk niet hetzelfde betekent als ‘gecontroleerd’. Dat doet het gevoel van verantwoordelijkheid teniet. De werkgever of overste moet dagelijks polsen naar resultaten, vordering, mental wellbeing – want heel wat thuiswerkers hebben te kampen met eenzaamheid.

Auteurs Paul Van den Bosch en Jan De Schepper spreken in hun recente boek ‘ConneXion – 7 Paradoxen voor de Moderne Leider’ in dat opzicht over ‘sportief’ denken: werknemers inspireren tot prestaties, niet dirigeren. Dit door principes uit de sport toe te passen: doelen stellen, op lange termijn denken, doorzetten, overeind krabbelen en doorgaan, toewerken naar een prestatie, resultaten halen door samen te werken… Dit kan in de eerste plaats bewerkstelligd worden door constructieve, regelmatige feedback. Waar in het bedrijfsleven nog véél te weinig werk van wordt gemaakt.

Virtuele koffiemachinemomenten

Thuiswerken is waardevol, maar een bedrijfscultuur kan niet standhouden als er daarnaast geen sprake is van échte contactmomenten met collega’s van het team of zelfs het hele bedrijf. Gezien de huidige omstandigheden zal dat online moeten gebeuren. Mails en berichten sturen volstaat nie. Er moeten regelmatig contactmomenten zijn waarbij men elkaar ziet en er ook smalltalk kan worden uitgewisseld.

Ook nuttig tijdens deze momenten, die uiteraard ook over het werk kunnen en moeten gaan: elkaar tips geven over voldoende activiteit overdag of bijvoorbeeld tips voor gezonde snacks. Bijkomend voordeel, naast de versterking van het sociale weefsel, is dat onlinemeetings heel efficiënt verlopen: ze beginnen op tijd en hebben een vast eindpunt. En al zeker bij meetingplatformen als Zoom, waarbij videobellen beperkt is tot 45 minuten, waarna een nieuwe sessie moet worden opgestart. Geen oeverloze vergaderingen dus. 

Live afspreken

Naast virtuele sessies zijn ook live contactmomenten noodzakelijk, al zullen die vandaag uiteraard aan alle veiligheidsmaatregelen moeten voldoen. Maar het is zeker nodig om op gezette tijden teams of – indien niet te groot – het hele bedrijf bij elkaar te brengen. Voor een wandelvergadering, een aangepaste vorm van teambuilding, een lunch of diner of gewoon een dagje samen werken op kantoor…

Vandaag zijn er heel wat eventbureaus trouwens (noodgedwongen) op de kar gesprongen van het organiseren van coronaproof activiteiten. Daar kan een organisatie dus zeker al voordeel mee doen. Opbouwen naar die contactmomenten is de perfecte manier om de bedrijfscultuur een boost te geven. Al was het maar omdat de medewerkers, die nu van thuis uit werken, op die manier ten volle beseffen hoe graag ze eigenlijk bij elkaar zijn. En als dat gevoel er niet is, weet de organisatie meteen waar werk van te maken.

Definieer de bedrijfscultuur

Een bedrijfscultuur ontwikkelen, beheren en beschermen is uitermate belangrijk als anker- en richtpunt. Nog belangrijker is om glashelder te kunnen communiceren wat de bedrijfscultuur is. En na te gaan of de medewerkers die allemaal kennen. Als dat nog niet gebeurd is, is het bijgevolg een must om kernwaarden vast te leggen. Maar ook culturele waarden benoemen, de visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen te definiëren en vooral: de input van medewerkers hierover op te vragen en te documenteren.

De grootste fout is ervanuit gaan dat een bedrijfscultuur iets is dat organisch groeit. Een thuiswerker die doordesemd is van de bedrijfscultuur zal zich automatisch meer inzetten en efficiënter werken. Omdat hij weet waar de organisatie naartoe wil, en hij of zij daar een unieke bijdrage aan kan leveren. Weet dus in de eerste plaats waar het bedrijf voor staat. Zo kun je pas echt werk maken van de bescherming van die waarden.